Бухгалтерский учет в Миннесоте

Ведение учета, подтверждающего бухгалтерские записи.

Правила штата Миннесота, касающиеся налога с продаж и налога на использование, требуют от налогоплательщиков, ведущих электронные записи, хранить документы, включающие главную книгу с указанием источников дохода, совпадающими с финансовыми отчетами за отчетные периоды по налогу с продаж, вспомогательные книги, если они используются для поддержки главной книги, а также счета-фактуры, ваучеры и другие документы, подтверждающие сводные бухгалтерские данные, которые должны быть идентифицированы и предоставлены Департаменту доходов по запросу. Электронные записи должны храниться до тех пор, пока их содержимое может иметь существенное значение для администрирования закона о налоге с продаж и налоге на использование. Источник: Правило Миннесоты 8130.7500, Редактор PDF

В отношении налога с продаж и налога на использование в целом, Департамент доходов заявляет, что в документацию должны входить счета, квитанции, накладные, кассовые чеки и любые другие документы, подтверждающие записи в бухгалтерских книгах, а также свидетельства об освобождении от налога, отгрузочные документы и рабочие листы, используемые для подготовки налоговых деклараций. Источник: Подача налоговых деклараций и ведение учета, Налоговое управление штата Миннесота.

Как государственные налоги влияют на бухгалтерский учет

К налогам штата Миннесота, которые обычно определяют ведение бухгалтерского учета, относятся подоходный налог с физических лиц и удержания работодателя, корпоративный налог на франшизу, налог с продаж и использования, включая местные налоги с продаж, а также налоги, связанные с программой MinnesotaCare, взимаемые с поставщиков медицинских услуг и связанных с ними лиц, где они применяются. Руководство по ведению учета налога с продаж и использования приведено в разделе, посвященном ведению учета. Упоминание налога на здравоохранение содержится в законе об оценке, где говорится о подаче декларации по налогу, взимаемому в соответствии с разделом 95.52 государственного налогового законодательства. Источник: Устав Миннесоты 289A.38, пересмотренный вариант

Ведение учета заработной платы и отчетность перед работодателем.

Необходимо сообщать о новых сотрудниках в течение 20 календарных дней с даты приема на работу. В соответствии с разделом 42A.29 Законодательства штата Миннесота, работодатели, ведущие бизнес в Миннесоте, обязаны сообщать о приеме на работу сотрудника, проживающего или работающего в штате и которому работодатель планирует выплачивать заработную плату, комиссару, ответственному за централизованную систему отчетности о трудоустройстве. Закон предусматривает исключение для лиц, которые будут работать менее двух месяцев и чей валовой доход составит менее 250 долларов в месяц. Источник: Статья 142А.29 Законов штата Миннесота, версия PDF.

Для соответствия федеральным статистическим требованиям, информация о заработной плате, выплачиваемой в рамках страхования от безработицы, должна предоставляться по каждому подразделению, то есть по физическому местоположению. Работодатели должны вести учет подразделений в государственной системе страхования от безработицы на сайте uimn.org, как описано в руководстве для работодателей. Источник: Руководство для работодателей по страхованию от безработицы в Миннесоте

Как долго следует хранить записи?

Для налогов, регулируемых главой 289A Законов штата Миннесота, общий срок начисления налога составляет 3,5 года с даты подачи декларации. Если подана ложная или мошенническая декларация, или декларация не подана, налог может быть начислен в любое время. Если упущение превышает 25 процентов от заявленного валового дохода или от налогов, указанных в декларации о продажах, использовании или удержании, дополнительный налог может быть начислен в течение 6,5 лет после даты уплаты или даты подачи декларации, в зависимости от того, какая из них наступит позже. Источник: Устав Миннесоты 289A.38, пересмотренный вариант

Когда отрасли требуются дополнительные записи

В соответствии с главой 297E Законов штата Миннесота, к легальным игорным организациям применяется отдельная система оценки и учета, в которой используются те же правила общей оценки за 3,5 года и правила учета крупных упущений за 6,5 лет, что и для налогов на азартные игры. Источник: Устав Миннесоты 297E.11, пересмотренный PDF-файл

В соответствии с разделом 32A.12 Законов штата Миннесота, регулирующим деятельность в сфере управления долгом и смежных областях, лица, зарегистрированные в соответствии с законодательством о заработной плате, обязаны вести бухгалтерские книги, счета и записи, позволяющие комиссару определять соответствие требованиям, и хранить их не менее шести лет после внесения последней записи по любой зарегистрированной в них транзакции. Данная сфера действия ограничена лицами, зарегистрированными в соответствии с этой главой. Источник: Устав Миннесоты 332A.12, пересмотренный PDF-файл

Бухгалтерский учет на практике

Приведенные ниже ситуации иллюстрируют, как предприятие может организовать свою бухгалтерскую отчетность. Это примеры, а не определение налогового режима для какого-либо конкретного предприятия.

В штате Миннесота розничный продавец хранит за каждый налоговый период кассовые чеки, счета-фактуры, свидетельства об освобождении от налога, отгрузочные документы на доставленные товары и рабочий лист, использованный для подготовки налоговой декларации, и хранит этот комплект не менее 3,5 лет после подачи декларации, что соответствует сроку оценки, указанному в разделе о хранении документов.

Предприятие нанимает сезонного работника, который, как ожидается, будет работать три месяца. Исключение, предусмотренное законом для краткосрочных работ, не подходит в данных обстоятельствах, поскольку оно требует как продолжительности работы менее двух месяцев, так и валового дохода менее 250 долларов в месяц, поэтому работодатель должен сообщить о найме в течение 20 календарных дней.

Подробные электронные записи о продажах и отдельные программы для расчета заработной платы.

Предприятия Миннесоты получают более наглядную аудиторскую отчетность, если ежемесячные отчеты о продажах связывают главную бухгалтерскую книгу с счетами-фактурами и записями об освобождении от налогов. Программы расчета заработной платы также следует сверять отдельно, особенно когда отчетность по оплачиваемым отпускам и пособиям по безработице использует разные методы расчета.

Это различие в порядке ведения бухгалтерского учета, а не утверждение о том, что все предприятия в Миннесоте подчиняются одним и тем же налоговым или налоговым правилам. Применимый порядок зависит от фактической транзакции и вида деятельности предприятия. Задача бухгалтера — сохранять подтверждающие документы по транзакциям и классифицировать суммы последовательно. Определение спорной налоговой позиции или порядка подачи отчетности является отдельным профессиональным решением.

Практический ежемесячный обзор для предприятий Миннесоты

Начинайте с первоисточника, а не с банковской выписки. Счет-фактура клиента, отчет о продажах, ведомость заработной платы, счет поставщика или договор объясняют, что произошло. Сопоставьте их с соответствующим депозитом или платежом, изучите расхождения и зафиксируйте корректировки с четким объяснением. Если требуется отчет по государственным налогам или заработной плате, ведите отдельную сверку, не связанную с бухгалтерскими записями, с суммами, указанными в этом отчете. Это позволит владельцу сравнивать результаты деятельности, не путая доход предприятия с собранными налогами, удержаниями с заработной платы сотрудников или другими обязательствами.

Для владельца, готовящегося передать документы налоговому специалисту, полезный пакет включает в себя сводку за отчетный период, копии поданных налоговых деклараций (где это применимо), операции, подтверждающие существенные корректировки, и краткий список нерешенных вопросов. Сверка банковского счета — лишь часть этого пакета. Качество документов зависит от того, сможет ли проверяющий отследить важные цифры до их источников.

Что следует держать в наличии

Храните упорядоченные копии счетов-фактур, квитанций, банковских и карточных выписок, отчетов по заработной плате, сверок счетов, а также любых документов, относящихся к льготным или специальным программам, имеющим отношение к бизнесу. График хранения должен указывать, какой закон или программа регулирует каждую категорию, вместо того чтобы предполагать, что один срок распространяется на все документы. Храните документы, связанные с предстоящей проверкой, претензией или спором, до разрешения вопроса и проверяйте любое решение об уничтожении на соответствие действующим правилам.

Компания Paper Trail занимается организацией, классификацией и сверкой бухгалтерских данных. Вопросы, касающиеся налоговых деклараций, юридических толкований и специализированной классификации заработной платы, должны быть рассмотрены соответствующим квалифицированным специалистом.