Бухгалтерский учет в Массачусетсе

Ведение учета, подтверждающего бухгалтерские записи.

Постановление штата Массачусетс 830 CMR 62C.25.1 требует, чтобы каждое лицо, подлежащее налогообложению в соответствии с перечисленными налоговыми разделами штата Массачусетс или обязанное взимать такой налог, хранило постоянные бухгалтерские книги или записи, достаточно точные и полные для установления валового дохода, вычетов, налоговых льгот и других сведений, которые должны быть указаны в налоговой декларации. Записи должны быть легкодоступными и упорядоченными, чтобы налоговый комиссар мог определить налоговое обязательство, а машиночитаемые записи должны содержать подробную информацию об операциях и быть доступны для получения по запросу в стандартном формате. Несоблюдение требований к ведению полных, точных и доступных записей может привести к тому, что налоговый комиссар будет определять налог на основе другой информации, что может повлечь за собой штрафы, включая отказ в предоставлении вычетов, налоговых льгот и освобождений от уплаты налогов. Источник: 830 CMR 62C.25.1, Mass.gov

Предприятия ведут главную бухгалтерскую книгу, привязанную к первичным документам, банковским выпискам и поданным налоговым декларациям, поскольку согласно положению, бремя доказывания заявленных записей, вычетов и налоговых льгот лежит на налогоплательщике. Это положение вытекает из правила о бремени доказывания, содержащегося в том же самом положении, упомянутом выше.

Как государственные налоги влияют на бухгалтерский учет

К налогам штата Массачусетс, которые обычно определяют ведение бухгалтерского учета, относятся подоходный налог с физических лиц и удержания с заработной платы, корпоративный акцизный налог, налог с продаж и использования, налог с продаж на питание, акцизный налог на проживание в гостиницах и налоги на розничную продажу марихуаны. Положения о хранении документов прямо охватывают главы, включающие подоходный налог, корпоративные и коммерческие акцизы, налог с продаж и использования, а также взносы на оплачиваемый отпуск по уходу за ребенком и в связи с болезнью в соответствии с главой 175M. Источники: 830 CMR 62C.25.1, Mass.gov

Ведение учета заработной платы и отчетность перед работодателем.

Отчетность по заработной плате для целей страхования от безработицы предоставляется ежеквартально. Департамент помощи по безработице заявляет, что отчеты о занятости и заработной плате должны быть представлены 30 апреля, 31 июля, 31 октября и 31 января. В отчете необходимо указать номер счета работодателя, номер социального страхования и полное имя работника, отработанные часы, валовую заработную плату, заработную плату, подлежащую удержанию из заработной платы, удержанный подоходный налог штата, место работы и данные о занятости на 12-е число месяца. Источник: Предоставьте подробный отчет о занятости и заработной плате на сайте Mass.gov.

Доходы, покупки и документация

В соответствии с правилами хранения документов требуется наличие записей, подтверждающих валовой доход, вычеты и налоговые льготы, а в разделе, посвященном электронному обмену данными, приводятся примеры деталей, которые может содержать приемлемая запись, включая имя поставщика и покупателя, дату выставления счета, описание товара, количество, цену, сумму налога, налоговый статус и данные о доставке. Записи в точке продаж должны позволять прямую сверку поступлений и счетов с бухгалтерскими книгами и возвратами. Источник: 830 CMR 62C.25.1, Mass.gov

Как долго следует хранить записи?

Документы, требуемые в соответствии с 830 CMR 62C.25.1, должны храниться до тех пор, пока их содержание имеет существенное значение для налогового администрирования штата Массачусетс. Как минимум, если только Комиссар не даст письменного согласия на более раннее уничтожение, документы должны храниться до истечения срока давности для дополнительных начислений за этот период, который, согласно положению, обычно составляет три года после даты подачи декларации или даты фактической подачи декларации, в зависимости от того, какая дата наступит позже. Исключения, указанные в положении, включают мошенничество или непредставление декларации, когда начисление может произойти в любое время, согласованное продление срока, документы, касающиеся будущего налогооблагаемого события, такого как налоговая база имущества, которые должны храниться до истечения трех лет после подачи декларации за год реализации, и документы, подтверждающие претензию на возврат, зачет или снижение налога, которые должны храниться до окончательного разрешения претензии. Источник: 830 CMR 62C.25.1, Mass.gov

Когда отрасли требуются дополнительные записи

Продавцы продуктов питания несут дополнительные обязанности по ежедневной выдаче чеков, проверке барной стойки и ведению кассовой ленты, описанные в разделе о государственных налогах. Розничные продавцы марихуаны несут утвержденные обязанности по проверке данных о продажах и валовой выручке, описанные в разделе о государственных налогах, и манипулирование данными о продажах запрещено.

Поставщики социальных услуг, получающие оплату от государства, подлежат соблюдению государственных правил, отчетности и аудита, включая подачу ежегодной Единой финансовой отчетности и отчета независимого аудитора в соответствии с 808 CMR 1.00, как указано в правилах тарифов Исполнительного управления здравоохранения и социальных служб. Эта сфера действия ограничивается поставщиками, приобретающими услуги у государства, а не предприятиями в целом. Источник ссылки, как она была представлена в проекте нормативного акта: Предлагаемый нормативный акт, Mass.gov

Бухгалтерский учет на практике

Приведенные ниже ситуации иллюстрируют, как предприятие может организовать свою бухгалтерскую отчетность. Это примеры, а не определение налогового режима для какого-либо конкретного предприятия.

Ресторан в городе, принявшем местный акциз на питание, ежедневно хранит кассовые ленты, чеки бара, чеки за обед и ежедневную выписку поступлений, разделенные на облагаемые налогом блюда, алкоголь и не облагаемые налогом продукты питания, а также хранит поданные декларации по оплате питания вместе с этими записями в течение как минимум трехлетнего периода оценки, описанного в разделе о хранении документов.

Розничный продавец уничтожает записи о продажах через два года после подачи отчетности. Поскольку общий минимальный срок истекает через три года после установленного срока или даты подачи отчетности, в зависимости от того, какой из них наступит позже, уничтожение считается досрочным в соответствии с положением, указанным в разделе о хранении, даже если аудит не планируется.

Цифровые записи и деятельность по акцизам на местные продукты питания

В отчете о продажах ресторана следует различать доходы от блюд, алкоголя и других товаров, если этого требуют применимые правила. Стандарты электронного учета штата Массачусетс также требуют, чтобы старые данные оставались доступными для чтения и сопоставления с бухгалтерскими записями после миграции программного обеспечения.

Это различие в порядке ведения бухгалтерского учета, а не утверждение о том, что все предприятия в Массачусетсе подчиняются одним и тем же налоговым или налоговым правилам. Применимый порядок зависит от фактической транзакции и вида деятельности предприятия. Задача бухгалтера — сохранять доказательства транзакций и классифицировать суммы последовательно. Определение спорной налоговой позиции или порядка подачи отчетности является отдельным профессиональным решением.

Практический ежемесячный обзор для предприятий штата Массачусетс

Начинайте с первоисточника, а не с банковской выписки. Счет-фактура клиента, отчет о продажах, ведомость заработной платы, счет поставщика или договор объясняют, что произошло. Сопоставьте их с соответствующим депозитом или платежом, изучите расхождения и зафиксируйте корректировки с четким объяснением. Если требуется отчет по государственным налогам или заработной плате, ведите отдельную сверку, не связанную с бухгалтерскими записями, с суммами, указанными в этом отчете. Это позволит владельцу сравнивать результаты деятельности, не путая доход предприятия с собранными налогами, удержаниями с заработной платы сотрудников или другими обязательствами.

Для владельца, готовящегося передать документы налоговому специалисту, полезный пакет включает в себя сводку за отчетный период, копии поданных налоговых деклараций (где это применимо), операции, подтверждающие существенные корректировки, и краткий список нерешенных вопросов. Сверка банковского счета — лишь часть этого пакета. Качество документов зависит от того, сможет ли проверяющий отследить важные цифры до их источников.

Что следует держать в наличии

Храните упорядоченные копии счетов-фактур, квитанций, банковских и карточных выписок, отчетов по заработной плате, сверок счетов, а также любых документов, относящихся к льготным или специальным программам, имеющим отношение к бизнесу. График хранения должен указывать, какой закон или программа регулирует каждую категорию, вместо того чтобы предполагать, что один срок распространяется на все документы. Храните документы, связанные с предстоящей проверкой, претензией или спором, до разрешения вопроса и проверяйте любое решение об уничтожении на соответствие действующим правилам.

Компания Paper Trail занимается организацией, классификацией и сверкой бухгалтерских данных. Вопросы, касающиеся налоговых деклараций, юридических толкований и специализированной классификации заработной платы, должны быть рассмотрены соответствующим квалифицированным специалистом.