Бухгалтерский учет в штате Мэн

Ведение учета, подтверждающего бухгалтерские записи.

Правило 103 Налогового управления штата Мэн, «Ведение и хранение записей», требует от каждого налогоплательщика, включая каждого розничного продавца, зарегистрированного в соответствии с Разделом 36, главой 211, и каждого поставщика услуг, зарегистрированного в соответствии с законом о налогообложении поставщиков услуг, вести все записи, необходимые для определения правильной налоговой ответственности, и предоставлять их по запросу государственного налогового оценщика в соответствии с Разделом 36, разделом 12(4) о ведении записей. Источник: текст Правила 103. https://www.maine.gov/future/sites/maine.gov.revenue/files/inline-files/Rule_103_July_2021.pdf

Как государственные налоги влияют на бухгалтерский учет

В штате Мэн действует налог с продаж в размере 5,5% на материальное личное имущество и некоторые облагаемые налогом услуги, а также дополнительный налог на использование. Кроме того, в штате Мэн взимается налог на поставщиков услуг, включая некоторые услуги здравоохранения, социальной поддержки, помощи на дому, а также телекоммуникационные и медиа-услуги. Этот налог должен быть указан отдельно в счете-фактуре клиента и обозначен как налог на поставщика услуг, и не может быть объединен с налогом с продаж даже в одном счете-фактуре. Источник: Справочник для бизнеса Налоговой службы штата Мэн. https://www.maine.gov/revenue/sites/maine.gov.revenue/files/inline-files/BusinessGuide07152022.pdf

Для некоторых категорий применяются более высокие или специфические ставки, в частности, для проживания (9 процентов) и для готовых блюд и напитков в заведениях общественного питания, для которых требуются специальные счета. В штате Мэн также действуют подоходные налоги с физических и юридических лиц, удержание налогов работодателем и акцизные налоги на топливо, табак и каннабис. В штате Мэн нет общего местного налога с продаж и нет общештатного налога с валового дохода.

Ведение учета заработной платы и отчетность перед работодателем.

Отчетность о новых сотрудниках. Законодательство штата Мэн и федеральное законодательство требуют, чтобы информация о новых сотрудниках предоставлялась в течение 7 дней с даты приема на работу или повторного приема на работу в Отдел обеспечения исполнения обязательств и взыскания задолженности через Программу отчетности о новых сотрудниках штата Мэн. Этот 7-дневный период короче, чем 20-дневный период, используемый в большинстве штатов в данной категории. Работодатели, сообщающие о более чем 25 новых сотрудниках, должны использовать электронный вариант. Источник: Департамент здравоохранения и социальных служб штата Мэн, Часто задаваемые вопросы о новых сотрудниках. http://www.maine.gov/dhhs/ofi/programs-services/child-support-services/employers/new-hire-faq

Страхование по безработице и удержание налогов. Работодатели регистрируются в Департаменте труда штата Мэн для получения страхования по безработице, подают ежеквартальные отчеты о заработной плате через его систему и регистрируются в Налоговой службе штата Мэн для удержания налогов. В платежных ведомостях должна быть указана заработная плата каждого сотрудника за квартал.

Как долго следует хранить записи?

Раздел 36, касающийся ведения учета, требует от лиц, подлежащих налогообложению в соответствии с Разделом 36, вести учетную документацию в объеме, который определит государственный налоговый инспектор. Документация по большинству налогов в соответствии с Разделом 36 должна храниться не менее 6 лет. Документация по некоторым налогам на топливо и отчетам по Международному соглашению о налогах на топливо должна храниться 4 года, а документация по налогам в соответствии с главами 371 и 575 и частью 8 должна храниться столько, сколько требуется в соответствии с применимым федеральным законодательством и нормативными актами. Источник: текст закона, воспроизведенный в материалах Налоговой службы штата Мэн. https://www1.maine.gov/REVENUE/othertaxes/tobacco/ExciseBull3%20CigTob%20072009.pdf

Когда отрасли требуются дополнительные записи

Проживание, питание и аренда. Операторы должны вести учет по категориям ставок, поскольку проживание, приготовленное питание и некоторые виды аренды облагаются налогом по ставкам, отличным от общей ставки в 5,5%, а также необходимо вести учет налоговых поступлений от поставщиков услуг, перечисленных в разделе о государственных налогах. В руководстве для предпринимателей указано, что все налоговые декларации поставщиков услуг, включая валовые, освобожденные от налога и облагаемые налогом услуги по категориям, должны храниться в течение шести лет.

Медицинские услуги и услуги по поддержке населения. Поставщики услуг, подлежащие обложению налогом, обязаны вести учет облагаемых налогом и освобожденных от налога услуг, включая услуги для перепродажи, услуги, предоставляемые некоммерческим организациям, и услуги, продаваемые клиентам из других штатов, по категориям.

Бухгалтерский учет на практике

Приведенные ниже ситуации иллюстрируют, как предприятие может организовать свою бухгалтерскую отчетность. Это примеры, а не определение налогового режима для какого-либо конкретного предприятия.

Гостиница в штате Мэн взимает плату за номера и готовые блюда. Она ведет отдельные бухгалтерские книги для оплаты проживания по своей цене, питания по своей цене и розничной торговли по ставке 5,5 процента. Все счета-фактуры и кассовые ленты хранятся в течение шести лет, чтобы можно было отследить каждую строку в декларации по налогу с продаж.

Поставщик услуг по уходу на дому, подлежащий обложению налогом на оказание услуг, указывает этот налог отдельно в счетах-фактурах, обозначает его как налог на оказание услуг, ведет учет освобожденных от налога услуг для клиентов из других штатов и хранит налоговые декларации поставщика услуг в течение шести лет.

Более длительный срок хранения и различные категории облагаемых налогом услуг.

В штате Мэн процесс архивирования должен учитывать правило шести лет, описанное в упомянутом исследовании штата, а не автоматически удалять старые счета-фактуры через три года. Предприятиям, продающим еду, проживание и другие товары, также следует избегать объединения всех видов квитанций в одну недифференцированную налоговую категорию.

Это различие в порядке ведения бухгалтерского учета, а не утверждение о том, что все предприятия в штате Мэн подчиняются одним и тем же налоговым правилам или правилам подачи отчетности. Применимый порядок зависит от фактической транзакции и вида деятельности предприятия. Задача бухгалтера — сохранять подтверждающие документы по транзакциям и последовательно классифицировать суммы. Определение спорной налоговой позиции или порядка подачи отчетности является отдельным профессиональным решением.

Практический ежемесячный обзор для предприятий штата Мэн.

Начинайте с первоисточника, а не с банковской выписки. Счет-фактура клиента, отчет о продажах, ведомость заработной платы, счет поставщика или договор объясняют, что произошло. Сопоставьте их с соответствующим депозитом или платежом, изучите расхождения и зафиксируйте корректировки с четким объяснением. Если требуется отчет по государственным налогам или заработной плате, ведите отдельную сверку, не связанную с бухгалтерскими записями, с суммами, указанными в этом отчете. Это позволит владельцу сравнивать результаты деятельности, не путая доход предприятия с собранными налогами, удержаниями с заработной платы сотрудников или другими обязательствами.

Для владельца, готовящегося передать документы налоговому специалисту, полезный пакет включает в себя сводку за отчетный период, копии поданных налоговых деклараций (где это применимо), операции, подтверждающие существенные корректировки, и краткий список нерешенных вопросов. Сверка банковского счета — лишь часть этого пакета. Качество документов зависит от того, сможет ли проверяющий отследить важные цифры до их источников.

Что следует держать в наличии

Храните упорядоченные копии счетов-фактур, квитанций, банковских и карточных выписок, отчетов по заработной плате, сверок счетов, а также любых документов, относящихся к льготным или специальным программам, имеющим отношение к бизнесу. График хранения должен указывать, какой закон или программа регулирует каждую категорию, вместо того чтобы предполагать, что один срок распространяется на все документы. Храните документы, связанные с предстоящей проверкой, претензией или спором, до разрешения вопроса и проверяйте любое решение об уничтожении на соответствие действующим правилам.

Компания Paper Trail занимается организацией, классификацией и сверкой бухгалтерских данных. Вопросы, касающиеся налоговых деклараций, юридических толкований и специализированной классификации заработной платы, должны быть рассмотрены соответствующим квалифицированным специалистом.