Бухгалтерский учет в Кентукки

Ведение учета, подтверждающего бухгалтерские записи.

В соответствии с разделом 39.720 Свода законов штата Кентукки, каждый продавец, каждый розничный торговец и каждое лицо, хранящее, использующее или иным образом потребляющее материальное личное имущество, цифровое имущество или облагаемые налогом услуги в Кентукки, обязано вести такие записи, квитанции, счета-фактуры и другие соответствующие документы в форме, которую может потребовать Департамент доходов. Источник: Законодательное собрание Кентукки. https://apps.legislature.ky.gov/Law/statutes/statute.aspx?id=49181

Для освобождения от налога на продажу розничный продавец должен хранить записи о соответствующем сертификате об освобождении от налога, другой необходимой документации или применимых данных, чтобы получить вычет из валового дохода в декларации по налогу с продаж и налогу на использование. Бремя доказывания того, почему с покупателя не был взыскан налог, лежит на продавце. Источник: Департамент доходов штата Кентукки, Факты о налоге с продаж. https://revenue.ky.gov/DOR%20Training%20Materials/Sales%20Tax%20Facts%202011%20-%20Jun.pdf

Как государственные налоги влияют на бухгалтерский учет

В Кентукки действует налог с продаж и налог на использование товаров по ставке 6 процентов. В штате Кентукки не взимаются общие местные налоги с продаж, хотя и существуют специальные местные налоги, такие как налог на проживание в гостиницах, налог на рестораны в некоторых городах и другие местные сборы, разрешенные для определенных целей. Поэтому бухгалтерам гостиниц и ресторанов необходимо проверять наличие местного налога в данном городе или округе в дополнение к государственной ставке в 6 процентов.

В Кентукки также действуют подоходные налоги для физических и юридических лиц, налог на организации с ограниченной ответственностью, удержание налогов с работодателей, а также акцизные и налоги на поставщиков услуг, включая налог на медицинские услуги для определенных категорий поставщиков, налог на добычу угля и налоги на моторное топливо. В штате нет общештатного налога с валового дохода, хотя налог на организации с ограниченной ответственностью рассчитывается исходя из валового дохода или валовой прибыли, что делает учет валового дохода важным для организаций, подлежащих этому налогу.

Ведение учета заработной платы и отчетность перед работодателем.

Отчетность о новых сотрудниках. Работодатели в Кентукки обязаны сообщать о новых и повторно принятых на работу сотрудниках в течение 20 дней с момента приема на работу через Центр отчетности о новых сотрудниках Кентукки. 20-дневный период указан в инструкциях центра отчетности, кратко изложенных во вторичной форме отчетности, и соответствует федеральным стандартам.

Страхование по безработице. Работодатели регистрируются в Управлении страхования по безработице штата Кентукки, подают ежеквартальные отчеты о заработной плате и взносах, а также уплачивают взносы. Работодатели также регистрируются в Департаменте доходов для удержания налогов. В платежных ведомостях должны быть указаны заработная плата каждого сотрудника по кварталам, удержания и выплаченные суммы.

Когда отрасли требуются дополнительные записи

Налог на медицинские услуги. Больницы, дома престарелых и некоторые другие поставщики услуг, подлежащие обложению налогом, обязаны вести учетные записи о численности пациентов, доходах и оказанных услугах, подтверждающие налоговую декларацию, и это относится только к облагаемым налогом поставщикам услуг.

Входная плата и услуги гостеприимства. Плата за вход облагается налогом в штате Кентукки, и владельцы гостиниц обязаны вести учет налога на проживание для местного налогового округа, а также для уплаты государственного налога с продаж за номер, если таковой предусмотрен.

Бухгалтерский учет на практике

Приведенные ниже ситуации иллюстрируют, как предприятие может организовать свою бухгалтерскую отчетность. Это примеры, а не определение налогового режима для какого-либо конкретного предприятия.

Розничный продавец из Кентукки продает оборудование производителю, который заявляет об освобождении от налогов. Он хранит свидетельство об освобождении от налогов и счет-фактуру не менее четырех лет с момента составления документа и не вычитает сумму продажи из валового дохода в своей налоговой декларации без этого документа.

В ресторане в Луисвилле ежедневно ведется учет продаж с разделением суммы выручки от обслуживания в зале, местного ресторанного налога (где это применимо) и государственного налога с продаж, чтобы ежемесячная декларация по налогу с продаж и данные о валовом доходе для целей корпоративного налога совпадали.

Подтверждение освобождения от налогов и налоговая документация юридического лица.

Освобождение от налога производителем может повлиять на то, будет ли продавец взимать налог с продаж, но счет-фактура и документы об освобождении от налога все равно должны быть связаны. Отдельно следует отметить, что предприятиям, подлежащим обложению налогом для организаций с ограниченной ответственностью в Кентукки, необходимы подробные данные о доходах и валовой выручке, выходящие за рамки отчета по налогу с продаж.

Это различие в порядке ведения бухгалтерского учета, а не утверждение о том, что все предприятия в Кентукки подчиняются одним и тем же налоговым или налоговым правилам. Применимый порядок зависит от фактической транзакции и вида деятельности предприятия. Задача бухгалтера — сохранять доказательства транзакций и классифицировать суммы последовательно. Определение спорной налоговой позиции или порядка подачи отчетности является отдельным профессиональным решением.

Практический ежемесячный обзор для предприятий Кентукки

Начинайте с первоисточника, а не с банковской выписки. Счет-фактура клиента, отчет о продажах, ведомость заработной платы, счет поставщика или договор объясняют, что произошло. Сопоставьте их с соответствующим депозитом или платежом, изучите расхождения и зафиксируйте корректировки с четким объяснением. Если требуется отчет по государственным налогам или заработной плате, ведите отдельную сверку, не связанную с бухгалтерскими записями, с суммами, указанными в этом отчете. Это позволит владельцу сравнивать результаты деятельности, не путая доход предприятия с собранными налогами, удержаниями с заработной платы сотрудников или другими обязательствами.

Для владельца, готовящегося передать документы налоговому специалисту, полезный пакет включает в себя сводку за отчетный период, копии поданных налоговых деклараций (где это применимо), операции, подтверждающие существенные корректировки, и краткий список нерешенных вопросов. Сверка банковского счета — лишь часть этого пакета. Качество документов зависит от того, сможет ли проверяющий отследить важные цифры до их источников.

Что следует держать в наличии

Храните упорядоченные копии счетов-фактур, квитанций, банковских и карточных выписок, отчетов по заработной плате, сверок счетов, а также любых документов, относящихся к льготным или специальным программам, имеющим отношение к бизнесу. График хранения должен указывать, какой закон или программа регулирует каждую категорию, вместо того чтобы предполагать, что один срок распространяется на все документы. Храните документы, связанные с предстоящей проверкой, претензией или спором, до разрешения вопроса и проверяйте любое решение об уничтожении на соответствие действующим правилам.

Компания Paper Trail занимается организацией, классификацией и сверкой бухгалтерских данных. Вопросы, касающиеся налоговых деклараций, юридических толкований и специализированной классификации заработной платы, должны быть рассмотрены соответствующим квалифицированным специалистом.