Бухгалтерский учет в Канзасе

Ведение учета, подтверждающего бухгалтерские записи.

В соответствии с разделом 79-3609 Свода законов штата Канзас, каждое лицо, занимающееся розничной продажей материального личного имущества или оказанием облагаемых налогом услуг, обязано вести учет и бухгалтерские книги всех таких продаж, включая счета-фактуры, коносаменты, протоколы продаж, копии договоров купли-продажи и другие соответствующие документы. Эти записи должны быть доступны для проверки директором по доходам или уполномоченными агентами в рабочее время. Источник: текст закона Законодательного собрания штата Канзас. https://kslegislature.com/li_2022/s/statute/079_000_0000_chapter/079_036_0000_article/079_036_0009_section/079_036_0009_k.pdf

Как государственные налоги влияют на бухгалтерский учет

В Канзасе действует налог с продаж для розничных продавцов и компенсационный налог на использование. Ставка налога штата составляет 6,5 процента, а местные налоги с продаж, взимаемые городами и округами, создают множество комбинированных ставок и более 900 налоговых юрисдикций по всему штату, согласно руководству Департамента доходов для поставщиков услуг на мероприятиях. Поэтому бухгалтерский учет должен регистрировать код юрисдикции и ставку для места продажи или доставки. Источник: Руководство Департамента доходов штата Канзас для поставщиков услуг на мероприятиях. https://www.ksrevenue.gov/pdf/specialevents/SalesTaxEventsGuide.pdf

В Канзасе также действуют подоходные налоги для физических и юридических лиц, налог на привилегии финансовых учреждений вместо корпоративного подоходного налога для этих учреждений, удержание налогов с работодателей, налоги на временных гостей в некоторых населенных пунктах, а также акцизные налоги на топливо, алкоголь и табак. В штате нет общештатного налога с валового дохода для всех предприятий.

Ведение учета заработной платы и отчетность перед работодателем.

Отчетность о новых сотрудниках. Федеральное и региональное законодательство штата Канзас обязывает работодателей сообщать о новых и повторно принятых на работу сотрудниках в Справочник новых сотрудников Канзаса в течение 20 дней с момента приема на работу. Также необходимо сообщать о повторно принятых на работу сотрудниках после перерыва в 60 и более дней, включая учителей, замещающих работников и сезонных работников, возвращающихся на работу. Отчет включает имя, адрес и номер социального страхования сотрудника, а также имя, адрес и федеральный идентификационный номер работодателя. Источник: Министерство труда штата Канзас. http://www.dol.ks.gov/employers/employer-services/new-hire-reporting

Страхование по безработице. Работодатели регистрируются в Департаменте труда штата Канзас, подают ежеквартальные отчеты о заработной плате и уплачивают взносы в соответствии с Законом штата Канзас о гарантиях занятости. В ведомостях по заработной плате должны быть указаны данные о заработной плате каждого сотрудника за квартал, а также удержания, поданные в Департамент доходов.

Когда отрасли требуются дополнительные записи

Строительство и проектные работы. В Канзасе разрешены сертификаты об освобождении от требований по проектным работам для определенных строительных проектов, принадлежащих освобожденным от требований заказчикам. Подрядчики обязаны хранить сертификат, договор и записи о закупках по каждому проекту таким образом, чтобы материалы, приобретенные по сертификату, использовались только на этом проекте.

Краткосрочные и событийные продажи. Розничные продавцы на специальных мероприятиях обязаны зарегистрироваться, разместить свидетельство о регистрации плательщика налога с продаж на видном месте в месте осуществления продаж, взимать налог по соответствующей ставке и перечислять его с использованием форм для мероприятий в соответствии с указаниями Департамента. Источник: руководство для поставщиков услуг на мероприятиях, ссылка на которое приведена в разделе о государственных налогах.

Бухгалтерский учет на практике

Приведенные ниже ситуации иллюстрируют, как предприятие может организовать свою бухгалтерскую отчетность. Это примеры, а не определение налогового режима для какого-либо конкретного предприятия.

Продавец торгует на ярмарке в другом городе, отличном от города, где находится его магазин. Он находит код юрисдикции и комбинированную ставку налога для места проведения ярмарки, взимает этот налог, размещает свидетельство о регистрации на своем стенде и хранит записи о продажах на мероприятии и копию платежного поручения в течение трехлетнего периода проверки.

Розничный продавец совершает продажу, которую он считает освобожденной от налогообложения, но не имеет соответствующего сертификата. Он получает заполненный сертификат в течение 90 дней после продажи и подает его вместе с счетом-фактурой, поэтому освобождение от налогообложения документально подтверждено, если директор запросит подтверждение.

Сведения о юрисдикции и свидетельства об освобождении от налогов.

Продавец из Канзаса, участвующий в мероприятиях в нескольких городах, не должен использовать ставку своего основного магазина для каждой транзакции, не проверив при этом применимые правила закупок. Отчет о продажах на мероприятии и соответствующие документы об освобождении от уплаты налогов должны прилагаться к бухгалтерскому файлу.

Это различие в порядке ведения бухгалтерского учета, а не утверждение о том, что все предприятия в Канзасе подчиняются одним и тем же налоговым или налоговым правилам. Применимый порядок зависит от фактической транзакции и вида деятельности предприятия. Задача бухгалтера — сохранять доказательства транзакций и классифицировать суммы последовательно. Определение спорной налоговой позиции или порядка подачи отчетности является отдельным профессиональным решением.

Практический ежемесячный обзор для предприятий Канзаса

Начинайте с первоисточника, а не с банковской выписки. Счет-фактура клиента, отчет о продажах, ведомость заработной платы, счет поставщика или договор объясняют, что произошло. Сопоставьте их с соответствующим депозитом или платежом, изучите расхождения и зафиксируйте корректировки с четким объяснением. Если требуется отчет по государственным налогам или заработной плате, ведите отдельную сверку, не связанную с бухгалтерскими записями, с суммами, указанными в этом отчете. Это позволит владельцу сравнивать результаты деятельности, не путая доход предприятия с собранными налогами, удержаниями с заработной платы сотрудников или другими обязательствами.

Для владельца, готовящегося передать документы налоговому специалисту, полезный пакет включает в себя сводку за отчетный период, копии поданных налоговых деклараций (где это применимо), операции, подтверждающие существенные корректировки, и краткий список нерешенных вопросов. Сверка банковского счета — лишь часть этого пакета. Качество документов зависит от того, сможет ли проверяющий отследить важные цифры до их источников.

Что следует держать в наличии

Храните упорядоченные копии счетов-фактур, квитанций, банковских и карточных выписок, отчетов по заработной плате, сверок счетов, а также любых документов, относящихся к льготным или специальным программам, имеющим отношение к бизнесу. График хранения должен указывать, какой закон или программа регулирует каждую категорию, вместо того чтобы предполагать, что один срок распространяется на все документы. Храните документы, связанные с предстоящей проверкой, претензией или спором, до разрешения вопроса и проверяйте любое решение об уничтожении на соответствие действующим правилам.

Компания Paper Trail занимается организацией, классификацией и сверкой бухгалтерских данных. Вопросы, касающиеся налоговых деклараций, юридических толкований и специализированной классификации заработной платы, должны быть рассмотрены соответствующим квалифицированным специалистом.