Бухгалтерский учет в Индиане
В Индиане розничные торговцы обязаны вести учет как облагаемых налогом продаж, так и продаж, освобожденных от налога, в то время как определенные виды деятельности, связанные с продуктами питания, напитками и размещением, облагаются дополнительными местными налогами. Точный бухгалтерский учет связывает транзакции с выставленными счетами, квитанциями, банковскими операциями, ведомостями заработной платы и налоговыми декларациями, которые на них основаны. Ниже приведена подробная информация о важных для Индианы документах.
Как государственные налоги влияют на бухгалтерский учет
В Индиане действует налог на розничную торговлю, обычно называемый налогом с продаж, по ставке штата в 7 процентов, а также дополнительный налог на использование. В Индиане нет общего местного налога с продаж, добавляемого к 7-процентной ставке по всему штату, что упрощает расчет ставок по сравнению со многими штатами, хотя существуют местные налоги для конкретных целей, такие как налог на продукты питания и напитки в округе, налог на владельцев гостиниц в округе, а также налоги на аренду автотранспортных средств и другие специальные налоги в некоторых округах.
В Индиане также действуют налоги на скорректированный валовой доход физических и юридических лиц, удержания с заработной платы работодателей и акцизные налоги, включая налоги на алкоголь, сигареты и табак, а также сбор за обеспечение общественной безопасности, связанный с фейерверками, где это применимо. При ведении бухгалтерского учета необходимо разделять поступления от налога с продаж по всему штату и от любых поступлений от продуктов питания и напитков или от владельцев гостиниц на уровне округа, поскольку эти данные указываются в разных налоговых декларациях.
Ведение учета заработной платы и отчетность перед работодателем.
Страхование по безработице. Работодатели регистрируются в Департаменте развития трудовых ресурсов, подают ежеквартальные отчеты о заработной плате и взносах через его систему для работодателей и ведут учет заработной платы по каждому сотруднику, подтверждающий эти отчеты. Работодатели также регистрируются в Департаменте доходов для удержания налогов и подают декларации по удержаниям и ежегодные ведомости заработной платы.
Когда отрасли требуются дополнительные записи
В округах, где взимаются местные налоги, продажа продуктов питания, напитков и услуг размещения. Рестораны, бары и гостиницы в этих округах обязаны вести учет продаж отдельно по местоположению и типу налога, чтобы помимо декларации по государственному налогу с продаж можно было подавать декларации в окружные органы власти.
Строительство. Подрядчикам необходимы записи о закупках и выполненных работах, отражающие использованные в строительном проекте материалы, поскольку налогообложение в Индиане зависит от типа контракта и от того, были ли материалы преобразованы в недвижимое имущество. Ведение учета затрат по каждому проекту является действующим налоговым требованием, хотя это также является обычной практикой учета затрат по проектам.
Бухгалтерский учет на практике
Приведенные ниже ситуации иллюстрируют, как предприятие может организовать свою бухгалтерскую отчетность. Это примеры, а не определение налогового режима для какого-либо конкретного предприятия.
В магазине в Индианаполисе в один и тот же день продается товар, облагаемый налогом, и товар, освобожденный от налога. Магазин хранит оба счета-фактуры, свидетельство об освобождении от налога для продажи товара, освобожденного от налога, и ежедневный отчет о продажах, который связан с его налоговой декларацией ST-103, поданной через систему INTIME, и хранит этот файл не менее трех лет после наступления срока уплаты налога.
Ресторан в округе, где действует налог на продукты питания и напитки, ведет учет продаж, в котором отделил продажи продуктов питания и напитков, облагаемые этим окружным налогом, от других продаж, чтобы не смешивать эту местную сумму с данными о государственном налоге с продаж.
Налог с продаж по всему штату наряду с более узкими местными налогами.
В Индиане для розничных продавцов действует сравнительно простая структура ставок налога с продаж, однако предприятия общественного питания могут столкнуться со специфическими для каждого округа сборами. Ресторану не следует предполагать, что каждый чек относится к той же категории налогообложения, что и обычная продажа товаров.
Это различие в порядке ведения бухгалтерского учета, а не утверждение о том, что все предприятия в Индиане подчиняются одним и тем же налоговым или налоговым правилам. Применимый порядок зависит от фактической транзакции и вида деятельности предприятия. Задача бухгалтера — сохранять подтверждающие документы по транзакциям и классифицировать суммы последовательно. Определение спорной налоговой позиции или порядка подачи отчетности является отдельным профессиональным решением.
Практический ежемесячный обзор для предприятий штата Индиана.
Начинайте с первоисточника, а не с банковской выписки. Счет-фактура клиента, отчет о продажах, ведомость заработной платы, счет поставщика или договор объясняют, что произошло. Сопоставьте их с соответствующим депозитом или платежом, изучите расхождения и зафиксируйте корректировки с четким объяснением. Если требуется отчет по государственным налогам или заработной плате, ведите отдельную сверку, не связанную с бухгалтерскими записями, с суммами, указанными в этом отчете. Это позволит владельцу сравнивать результаты деятельности, не путая доход предприятия с собранными налогами, удержаниями с заработной платы сотрудников или другими обязательствами.
Для владельца, готовящегося передать документы налоговому специалисту, полезный пакет включает в себя сводку за отчетный период, копии поданных налоговых деклараций (где это применимо), операции, подтверждающие существенные корректировки, и краткий список нерешенных вопросов. Сверка банковского счета — лишь часть этого пакета. Качество документов зависит от того, сможет ли проверяющий отследить важные цифры до их источников.
Что следует держать в наличии
Храните упорядоченные копии счетов-фактур, квитанций, банковских и карточных выписок, отчетов по заработной плате, сверок счетов, а также любых документов, относящихся к льготным или специальным программам, имеющим отношение к бизнесу. График хранения должен указывать, какой закон или программа регулирует каждую категорию, вместо того чтобы предполагать, что один срок распространяется на все документы. Храните документы, связанные с предстоящей проверкой, претензией или спором, до разрешения вопроса и проверяйте любое решение об уничтожении на соответствие действующим правилам.
Компания Paper Trail занимается организацией, классификацией и сверкой бухгалтерских данных. Вопросы, касающиеся налоговых деклараций, юридических толкований и специализированной классификации заработной платы, должны быть рассмотрены соответствующим квалифицированным специалистом.