Бухгалтерский учет на Гавайях

Ведение учета, подтверждающего бухгалтерские записи.

На Гавайях нет единого общего кодекса бухгалтерского учета для всех частных предприятий, отдельного от налогового законодательства. Оперативные обязанности определяются законами об акцизном налоге и налоге на использование, законами о подоходном налоге и законами о заработной плате. Для целей акцизного налога предприятия обязаны хранить записи о валовой выручке и валовом доходе, документы, подтверждающие заявленные льготы, а также другие бухгалтерские книги, записи счетов и счета-фактуры на английском языке и в пределах штата в течение как минимум трех лет. Источник: Департамент налогообложения Гавайев, Введение в акцизный налог. https://files.hawaii.gov/tax/legal/brochures/GE_brochure-23.pdf

Предприятия хранят главную бухгалтерскую книгу, сверки банковских счетов и первичные документы по всем видам налогов вместе, поскольку налоговое управление может проверять записи по всем видам налогов во время аудита.

Как государственные налоги влияют на бухгалтерский учет

На Гавайях нет традиционного налога с розничных продаж. Вместо этого на предприятия налагается общий акцизный налог, часто называемый GET, за право вести бизнес в штате. GET применяется в широком смысле к розничным продажам, услугам, подрядным работам, аренде и комиссионным выплатам, и это налог на бизнес, а не налог с продаж, взимаемый с потребителя в той же правовой форме, что и в большинстве штатов, хотя предприятия обычно явно перекладывают эти расходы на потребителей. Базовая ставка штата составляет 4 процента, с надбавкой округа в Гонолулу и других округах, которые ее вводят. Источник: брошюра Департамента налогообложения Гавайев, ссылка на которую приведена в разделе учета.

На Гавайях также действует налог на использование материального личного имущества, ввозимого для использования в штате, где налог на прибыль не был уплачен, налог на временное проживание в гостиницах, а также подоходный налог штата для физических и юридических лиц, плюс удержание налога работодателем с заработной платы. Для каждого налога требуется отдельная декларация и сопроводительная таблица, поэтому бухгалтерский учет должен разделять валовой доход по видам деятельности и по округам, где применяется окружной сбор. Департамент требует заполнения формы Schedule GE с периодическими и годовыми декларациями по налогу на прибыль, если заявлены льготы или вычеты, а также распределение по округам в декларации.

Ведение учета заработной платы и отчетность перед работодателем.

Отчетность о новых сотрудниках. Работодатели сообщают о новых сотрудниках в Государственный реестр новых сотрудников, который ведет Агентство по обеспечению выплаты алиментов. Федеральная и государственная система, описанная этим агентством, предоставляет работодателям до 20 дней с даты приема на работу для предоставления имени, адреса и номера социального страхования сотрудника, а также имени, адреса и федерального идентификационного номера работодателя. Источник: Генеральный прокурор Гавайев, Агентство по обеспечению выплаты алиментов. http://ag.hawaii.gov/csea/locate/

Страхование по безработице. Работодатели, несущие ответственность в соответствии с законом штата Гавайи о гарантиях занятости, ежеквартально подают отчеты о заработной плате и уплачивают взносы в Департамент труда и производственных отношений, Отдел страхования по безработице. Следовательно, бухгалтерский учет должен отслеживать заработную плату каждого сотрудника по кварталам, а также суммы, подлежащие налогообложению в соответствии с законодательством штата о заработной плате за этот год.

Доходы, покупки и документация

Ведите учет дебиторской задолженности по каждому клиенту и по острову или округу, поскольку распределение GET по округам влияет на возврат средств, и ведите учет кредиторской задолженности, указывая, была ли покупка совершена для перепродажи, для использования в коммерческих целях, облагаемых налогом на использование, или для оказания облагаемой налогом услуги.

Когда отрасли требуются дополнительные записи

Краткосрочное размещение и аренда жилья. Операторы, подлежащие обложению налогом на краткосрочное размещение, должны вести учет бронирований, тарифов и заполняемости, подтверждающий уплату налога, в дополнение к учету налога на краткосрочную аренду (GET) по тем же доходам от аренды. В бухгалтерском учете необходимо разделять периоды проживания, подлежащие налогообложению, от более длительных периодов проживания, которые могут рассматриваться по-разному.

Подрядные работы. На Гавайях налоги на подрядные работы облагаются налогом в соответствии с Законом о налоге на добавленную стоимость (GET) по оптовому или розничному принципу в зависимости от структуры, и подрядчикам необходимы документы, подтверждающие сумму контракта, используемые материалы и любые суммы, вычитаемые или зачитываемые в качестве налогового вычета или кредита субподрядчиками, если это разрешено. Документация о платежах лицензированным субподрядчикам имеет значение, поскольку неподтвержденные суммы могут облагаться налогом в полном объеме.

Бухгалтерский учет на практике

Приведенные ниже ситуации иллюстрируют, как предприятие может организовать свою бухгалтерскую отчетность. Это примеры, а не определение налогового режима для какого-либо конкретного предприятия.

Уборочная компания из Гонолулу взимает плату за ежемесячные услуги. Она ведет учет валового дохода по клиентам и округам, периодически подает налоговые декларации по налогу на доходы физических лиц, хранит счета-фактуры и любые письма об освобождении от налогов в течение трех лет или дольше, а также ведет файл Schedule GE, в котором объясняется каждый вычет, заявленный в годовой налоговой декларации.

Небольшой розничный магазин нанимает продавца. Он сообщает о новом сотруднике в течение 20 дней, выдает письменное уведомление о заработной плате при приеме на работу, предоставляет расчетный лист с указанием валовой заработной платы, всех вычетов и чистой заработной платы каждый день выплаты, а также хранит копии этих расчетных листов в течение шести лет.

Общий акцизный налог на валовой доход от предпринимательской деятельности

Гавайи — яркий пример того, почему бухгалтерский учет не может исходить из предположения, что во всех штатах розничная торговля облагается налогом одинаково. Валовой доход по видам деятельности имеет значение для общего акцизного налога, и подтверждающие документы по исключениям или освобождениям должны быть прикреплены к операциям, которые их привели.

Это различие в порядке ведения бухгалтерского учета, а не утверждение о том, что все предприятия на Гавайях подчиняются одним и тем же налоговым или налоговым правилам. Применимый порядок зависит от фактической транзакции и вида деятельности предприятия. Задача бухгалтера — сохранять подтверждающие документы по транзакциям и последовательно классифицировать суммы. Определение спорной налоговой позиции или порядка подачи отчетности является отдельным профессиональным решением.

Практический ежемесячный обзор для предприятий Гавайев

Начинайте с первоисточника, а не с банковской выписки. Счет-фактура клиента, отчет о продажах, ведомость заработной платы, счет поставщика или договор объясняют, что произошло. Сопоставьте их с соответствующим депозитом или платежом, изучите расхождения и зафиксируйте корректировки с четким объяснением. Если требуется отчет по государственным налогам или заработной плате, ведите отдельную сверку, не связанную с бухгалтерскими записями, с суммами, указанными в этом отчете. Это позволит владельцу сравнивать результаты деятельности, не путая доход предприятия с собранными налогами, удержаниями с заработной платы сотрудников или другими обязательствами.

Для владельца, готовящегося передать документы налоговому специалисту, полезный пакет включает в себя сводку за отчетный период, копии поданных налоговых деклараций (где это применимо), операции, подтверждающие существенные корректировки, и краткий список нерешенных вопросов. Сверка банковского счета — лишь часть этого пакета. Качество документов зависит от того, сможет ли проверяющий отследить важные цифры до их источников.

Что следует держать в наличии

Храните упорядоченные копии счетов-фактур, квитанций, банковских и карточных выписок, отчетов по заработной плате, сверок счетов, а также любых документов, относящихся к льготным или специальным программам, имеющим отношение к бизнесу. График хранения должен указывать, какой закон или программа регулирует каждую категорию, вместо того чтобы предполагать, что один срок распространяется на все документы. Храните документы, связанные с предстоящей проверкой, претензией или спором, до разрешения вопроса и проверяйте любое решение об уничтожении на соответствие действующим правилам.

Компания Paper Trail занимается организацией, классификацией и сверкой бухгалтерских данных. Вопросы, касающиеся налоговых деклараций, юридических толкований и специализированной классификации заработной платы, должны быть рассмотрены соответствующим квалифицированным специалистом.