Бухгалтерский учет во Флориде

Ведение учета, подтверждающего бухгалтерские записи.

Законодательство Флориды требует от лиц, подлежащих обложению налогами Флориды в соответствии с главой 212 Законов Флориды, вести и хранить записи, предписанные Департаментом доходов Флориды, и эти записи должны быть доступны для ознакомления Департаментом или его уполномоченными агентами в разумные часы. Эта обязанность описана в материалах аудита Департамента со ссылкой на раздел 12.12, подпункт 6 Законов Флориды о налогах штата. Источник: материалы заказа Департамента доходов Флориды. https://floridarevenue.com/TaxLaw/Documents/Mitchell%27s%20Grocery%20%26%20Seafood;%20DOR%2004-3-FOF_Redacted.pdf

Ведите учет продаж по округам, поскольку размер дополнительного налога с продаж во Флориде варьируется в зависимости от округа и указывается в налоговой декларации по каждому округу отдельно.

Как государственные налоги влияют на бухгалтерский учет

Во Флориде действуют налог с продаж и налог на использование, а во многих округах добавляется дополнительный налог с продаж по усмотрению округа, корпоративный подоходный налог, налог на услуги связи, гербовый сбор на определенные документы и займы, а также налог на повторное трудоустройство работодателей (это название налога на безработицу во Флориде). Источник информации о перечне налогов, поданных через электронные сервисы Департамента: список электронных сервисов Департамента доходов Флориды по адресу [ссылка на сайт]. https://floridarevenue.com/rules/Pages/12D-51.001.aspx В нем перечислены такие услуги, как налог на услуги связи, гербовый сбор, налог с валового дохода от коммунальных услуг, налог на страховые премии, налог на повторное трудоустройство, а также налог с продаж и использования, которые входят в перечень услуг, предоставляемых Департаментом.

Во Флориде действует налог с валового дохода только на коммунальные услуги, а не общий налог с валового дохода для всех предприятий. В указанном выше источнике eServices он обозначен как налог департамента.

Ведение учета заработной платы и отчетность перед работодателем.

Работодатели, уплачивающие налог на повторное трудоустройство, обязаны зарегистрироваться в Департаменте, подавать ежеквартальные отчеты (форма RT-6), уплачивать налог на повторное трудоустройство и при необходимости исправлять отчеты (форма RT-8A). Департамент может потребовать отчеты и исправленные отчеты за последние пять лет, как указано в руководстве для работодателей, упомянутом выше. Этот пятилетний период является практической причиной для хранения записей о заработной плате, уплачиваемой при повторном трудоустройстве, как минимум за пять лет.

В штате Флорида не требуется подавать декларацию по удержаниям из заработной платы по причине, указанной в разделе о налогах штата. Работодатели по-прежнему подают федеральные декларации по удержаниям и обязаны вести федеральную документацию по заработной плате.

Когда отрасли требуются дополнительные записи

Во Флориде предприятия туристической и гостиничной индустрии ведут дополнительную налоговую документацию. На краткосрочную аренду распространяется государственный налог на краткосрочную аренду, взимаемый в рамках налога с продаж, а также окружной налог на развитие туризма и связанные с ним местные налоги во многих округах, которые в некоторых округах администрируются самими округами, а не департаментом. Операторы гостиниц ведут учет заполняемости, арендной платы и льгот по каждому объекту недвижимости и по каждому округу.

Для предприятий Флориды, занимающихся оптовой и розничной продажей алкоголя или табачных изделий, отчетность перед Департаментом указана в разделе государственных налогов в системе eServices.

Бухгалтерский учет на практике

Приведенные ниже ситуации иллюстрируют, как предприятие может организовать свою бухгалтерскую отчетность. Это примеры, а не определение налогового режима для какого-либо конкретного предприятия.

Оператор по сдаче жилья в аренду на время отпуска во Флориде сдает гостям одну и ту же недвижимость на несколько ночей. Он ведет учет арендной платы по округам и за периоды проживания, разделяет более длительные периоды проживания, на которые распространяется освобождение от налога, и хранит записи об аренде и освобождении от налога, поскольку государственный налог и окружной туристический налог рассчитываются на основе этих записей и могут быть поданы в разные налоговые органы.

Розничный продавец из Флориды, у которого в течение месяца не было облагаемых налогом продаж, все равно подает декларацию по налогу с продаж за этот период, поскольку законодательство Флориды требует подачи декларации даже в том случае, если налог с продаж и налог на использование не подлежат уплате, как указано в руководстве по подаче документов Департамента, кратко изложенном в результатах поиска материалов формы GT-800069 в части 7. Кроме того, он сохраняет номер подтверждения электронной подачи документов в своих записях, как это предписано в данном руководстве.

Окружные налоги и записи о временной аренде жилья

В сфере краткосрочной аренды недвижимости необходимо четко указывать арендную плату, плату за уборку, возврат средств, даты заселения и округ, в котором находится объект. Эти детали влияют на то, как квалифицированный специалист рассчитывает применимые налоги с продаж и туристические налоги, в то время как бухгалтер хранит записи, подтверждающие каждую итоговую сумму.

Это различие в порядке ведения бухгалтерского учета, а не утверждение о том, что все предприятия во Флориде подчиняются одним и тем же налоговым или налоговым правилам. Применимый порядок зависит от фактической транзакции и вида деятельности предприятия. Задача бухгалтера — сохранять доказательства транзакций и классифицировать суммы последовательно. Определение спорной налоговой позиции или порядка подачи отчетности является отдельным профессиональным решением.

Практический ежемесячный обзор для предприятий Флориды.

Начинайте с первоисточника, а не с банковской выписки. Счет-фактура клиента, отчет о продажах, ведомость заработной платы, счет поставщика или договор объясняют, что произошло. Сопоставьте их с соответствующим депозитом или платежом, изучите расхождения и зафиксируйте корректировки с четким объяснением. Если требуется отчет по государственным налогам или заработной плате, ведите отдельную сверку, не связанную с бухгалтерскими записями, с суммами, указанными в этом отчете. Это позволит владельцу сравнивать результаты деятельности, не путая доход предприятия с собранными налогами, удержаниями с заработной платы сотрудников или другими обязательствами.

Для владельца, готовящегося передать документы налоговому специалисту, полезный пакет включает в себя сводку за отчетный период, копии поданных налоговых деклараций (где это применимо), операции, подтверждающие существенные корректировки, и краткий список нерешенных вопросов. Сверка банковского счета — лишь часть этого пакета. Качество документов зависит от того, сможет ли проверяющий отследить важные цифры до их источников.

Что следует держать в наличии

Храните упорядоченные копии счетов-фактур, квитанций, банковских и карточных выписок, отчетов по заработной плате, сверок счетов, а также любых документов, относящихся к льготным или специальным программам, имеющим отношение к бизнесу. График хранения должен указывать, какой закон или программа регулирует каждую категорию, вместо того чтобы предполагать, что один срок распространяется на все документы. Храните документы, связанные с предстоящей проверкой, претензией или спором, до разрешения вопроса и проверяйте любое решение об уничтожении на соответствие действующим правилам.

Компания Paper Trail занимается организацией, классификацией и сверкой бухгалтерских данных. Вопросы, касающиеся налоговых деклараций, юридических толкований и специализированной классификации заработной платы, должны быть рассмотрены соответствующим квалифицированным специалистом.