Бухгалтерский учет в Колорадо

Ведение учета, подтверждающего бухгалтерские записи.

Налогоплательщики Колорадо обязаны вести бухгалтерский учет и документацию, достаточные для определения налоговой ответственности по налогам Колорадо, администрируемым Департаментом доходов Колорадо, включая подоходный налог, налог с продаж и использования, а также удержание налогов. Правила Колорадо, касающиеся определения источника дохода на основе рыночных принципов, устанавливают принцип, согласно которому налогоплательщик должен хранить актуальные записи, объясняющие его метод и лежащие в его основе предположения, и предоставлять эти записи Департаменту по запросу. Источник: Материалы Кодекса правил Колорадо. https://www.sos.state.co.us/CCR/GenerateRulePdf.do?ruleVersionId=8043&fileName=1%20CCR%20201-2

Ведите учет продаж по налоговым округам, поскольку в Колорадо существуют государственные, окружные, городские и специальные районные налоги с продаж и использования, многие из которых собираются штатом, а некоторые — городами местного самоуправления, которые взимают самостоятельно.

Как государственные налоги влияют на бухгалтерский учет

В Колорадо действует государственный налог с продаж, налог на использование, государственный подоходный налог для физических и юридических лиц, а также удержание подоходного налога Колорадо работодателями. На странице Департамента доходов, посвященной налогу с продаж и налогу на использование, описывается порядок подачи деклараций по налогу с розничных продаж, включая новые обязательные этапы электронной подачи деклараций по налогу с розничных продаж, окружному налогу на проживание, налогу на льготы для посетителей и местному маркетинговому налогу, начиная с 2026 года, на основе пороговых значений валовых продаж за предыдущий год. Источник: Департамент доходов Колорадо, Налоговое управление, Налог с продаж и налог на использование. https://tax.colorado.gov/sales-use-tax

В Колорадо также действует налог на добычу нефти, газа, угля и полезных ископаемых, налог на марихуану для лицензированных предприятий, занимающихся продажей марихуаны, и акцизные налоги на топливо, алкоголь и табак. Эти налоги распространяются только на предприятия, осуществляющие эти виды деятельности.

Поскольку многие местные налоги взимаются на уровне штата, а некоторые города с самоуправлением собирают собственные налоги, продавцу в Колорадо необходимы документы, содержащие адрес доставки и юрисдикцию для каждой продажи, а также информация о том, в какие города он должен подавать налоговую декларацию напрямую.

Ведение учета заработной платы и отчетность перед работодателем.

Работодатели в Колорадо обязаны сообщать о новых сотрудниках в Государственный реестр новых сотрудников в течение 20 календарных дней с даты приема на работу или к первой плановой выплате заработной платы после даты приема на работу, если эта выплата производится после истечения 20-дневного периода. Источник: Департамент труда и занятости Колорадо, Контрольный список для новых работодателей. https://cdle.colorado.gov/employers/recruiting-hiring/new-employer-checklist

В том же контрольном списке от работодателей требуется, за некоторыми исключениями, оформить и поддерживать страхование от несчастных случаев на производстве для своих сотрудников, зарегистрироваться в системе страхования по безработице, а также подавать необходимые ежеквартальные отчеты о заработной плате и оплачивать страховые взносы по безработице через MyUI Employer plus, онлайн-портал Департамента, указанный на этой странице.

Как долго следует хранить записи?

В Колорадо установлены практические минимальные сроки давности для уплаты налогов. Согласно Положению 39-21-107, срок давности для уплаты налогов с продаж, использования и добычи полезных ископаемых, а также других налогов, не связанных с доходом, составляет три года с даты подачи декларации, за исключением случаев, когда имеется письменное заявление об отказе от права на обжалование и своевременно предложенная корректировка. Для подоходного налога этот срок обычно равен федеральному сроку оценки плюс один год. Источник: Кодекс правил Колорадо. https://www.sos.state.co.us/CCR/GenerateRulePdf.do?ruleVersionId=5443

Когда отрасли требуются дополнительные записи

Производители, получающие налог на добычу полезных ископаемых, ведут учет объемов производства и продукции. Строительные подрядчики в Колорадо имеют особый порядок налогообложения строительных материалов, а также ведут учет контрактов и материалов по каждому объекту. Предприятия гостиничного бизнеса ведут учет налогов, взимаемых штатом с округов за размещение гостей и местных маркетинговых районов, как показано на странице Департамента, посвященной налогам с продаж, указанной в разделе о налогах штата.

В Колорадо работодатели в сфере здравоохранения и других лицензированных учреждений, помимо налоговой и расчетной документации, обязаны соблюдать правила ведения учета, установленные лицензирующим органом. В проверенных источниках не было обнаружено общих правил бухгалтерского учета для всех поставщиков медицинских услуг.

Бухгалтерский учет на практике

Приведенные ниже ситуации иллюстрируют, как предприятие может организовать свою бухгалтерскую отчетность. Это примеры, а не определение налогового режима для какого-либо конкретного предприятия.

Интернет-магазин из Колорадо отправляет заказы покупателям в несколько городов. Его система обработки заказов сохраняет адрес доставки для каждого заказа, поскольку взимаемые штатом местные налоги и любые самостоятельно взимаемые налоги местных органов власти зависят от места доставки товара, а не только от местонахождения продавца.

Работодатель в Денвере нанимает техника, сообщает о найме в течение 20 календарных дней и настраивает коды заработной платы для удержаний из заработной платы в Колорадо, выплат по безработице и страховых взносов FAMLI, чтобы ежеквартальный отчет о выплатах по безработице, отчет о выплатах по FAMLI и декларация об удержаниях могли быть подготовлены из одного расчетного регистра с отдельными итоговыми суммами.

Города с самоуправлением и учет заработной платы за оплачиваемый отпуск

Для продавцов в Колорадо указание адреса — это не просто задача, связанная с доставкой. Оно также может определять, какая местная налоговая система применяется. В ведомостях по заработной плате также полезно использовать отдельные коды для пособий по безработице, удержаний и оплачиваемого отпуска, поскольку эти суммы представляют собой разные обязательства.

Это различие в порядке ведения бухгалтерского учета, а не утверждение о том, что все предприятия в Колорадо подчиняются одним и тем же налоговым или налоговым правилам. Применимый порядок зависит от фактической транзакции и вида деятельности предприятия. Задача бухгалтера — сохранять доказательства транзакций и классифицировать суммы последовательно. Определение спорной налоговой позиции или порядка подачи отчетности является отдельным профессиональным решением.

Практический ежемесячный обзор для предприятий Колорадо

Начинайте с первоисточника, а не с банковской выписки. Счет-фактура клиента, отчет о продажах, ведомость заработной платы, счет поставщика или договор объясняют, что произошло. Сопоставьте их с соответствующим депозитом или платежом, изучите расхождения и зафиксируйте корректировки с четким объяснением. Если требуется отчет по государственным налогам или заработной плате, ведите отдельную сверку, не связанную с бухгалтерскими записями, с суммами, указанными в этом отчете. Это позволит владельцу сравнивать результаты деятельности, не путая доход предприятия с собранными налогами, удержаниями с заработной платы сотрудников или другими обязательствами.

Для владельца, готовящегося передать документы налоговому специалисту, полезный пакет включает в себя сводку за отчетный период, копии поданных налоговых деклараций (где это применимо), операции, подтверждающие существенные корректировки, и краткий список нерешенных вопросов. Сверка банковского счета — лишь часть этого пакета. Качество документов зависит от того, сможет ли проверяющий отследить важные цифры до их источников.

Что следует держать в наличии

Храните упорядоченные копии счетов-фактур, квитанций, банковских и карточных выписок, отчетов по заработной плате, сверок счетов, а также любых документов, относящихся к льготным или специальным программам, имеющим отношение к бизнесу. График хранения должен указывать, какой закон или программа регулирует каждую категорию, вместо того чтобы предполагать, что один срок распространяется на все документы. Храните документы, связанные с предстоящей проверкой, претензией или спором, до разрешения вопроса и проверяйте любое решение об уничтожении на соответствие действующим правилам.

Компания Paper Trail занимается организацией, классификацией и сверкой бухгалтерских данных. Вопросы, касающиеся налоговых деклараций, юридических толкований и специализированной классификации заработной платы, должны быть рассмотрены соответствующим квалифицированным специалистом.