Калифорнийская бухгалтерия

Ведение учета, подтверждающего бухгалтерские записи.

Работодатели в Калифорнии обязаны зарегистрироваться в Департаменте развития занятости (EDD) для получения налогового счета по заработной плате, отчитываться о заработной плате и удержаниях, платить взносы на страхование по безработице и налог на профессиональную подготовку, удерживать и перечислять взносы на государственное страхование по инвалидности и подоходный налог с физических лиц, где это применимо, а также отчитываться о новых сотрудниках и, в определенных случаях, о независимых подрядчиках. Источник: EDD, Am I Required to Register as an Employer, at https://edd.ca.gov/en/payroll_taxes/Am_I_Required_to_Register_as_an_Employer/

Как государственные налоги влияют на бухгалтерский учет

В Калифорнии действуют налог с продаж и налог на использование, администрируемые CDTFA, подоходный налог с физических лиц, налог на франшизу корпораций и корпоративный подоходный налог, администрируемые FTB, а также налоги на заработную плату работодателей, администрируемые EDD, а именно: страхование по безработице, налог на профессиональную подготовку, государственное страхование по инвалидности и удержание подоходного налога с физических лиц. К районным налогам с продаж и налогам на использование добавляются местные ставки по районам, поэтому в записях о продажах необходимо указывать место продажи или доставки.

В Калифорнии также действуют налоги и сборы для определенных отраслей промышленности, администрируемые CDTFA и другими агентствами, включая налоги на каннабис, налоги на топливо, налоги на алкоголь и табак, а также сборы за опасные отходы и другие программы. Эти налоги и сборы распространяются только на предприятия, участвующие в этих программах.

Ведение учета заработной платы и отчетность перед работодателем.

Работодатели в Калифорнии обязаны сообщать о новых сотрудниках в Реестр новых сотрудников в течение 20 календарных дней с даты начала работы, то есть с первого дня оказания услуг за заработную плату. О повторном найме после увольнения, длившегося не менее 60 дней подряд, также необходимо сообщать в течение 20 календарных дней. Работодатели, предоставляющие отчеты в электронном виде через e Services for Business, подают два ежемесячных отчета с интервалом не менее 12 и не более 16 дней. Необходимая информация о работодателе включает восьмизначный номер счета работодателя по налогу на заработную плату (EDD), федеральный идентификационный номер работодателя (FEI), название и адрес компании, а также контактную информацию. Необходимая информация о сотруднике включает имя, номер социального страхования, домашний адрес и дату начала работы. Источник: EDD, Реестр новых сотрудников Калифорнии. https://edd.ca.gov/en/payroll_taxes/new_hire_reporting

Работодатели в Калифорнии также обязаны сообщать о независимых подрядчиках в определенных случаях в течение 20 календарных дней, используя форму DE 542 «Отчет о независимом подрядчике», если предприятие обязано подать федеральную форму 1099-NEC или 1099-MISC за услуги, оплату или контракты на сумму 600 долларов и более, а подрядчик является физическим лицом, индивидуальным предпринимателем или обществом с ограниченной ответственностью с одним участником. Источник: EDD, New Employer Resources, at https://edd.ca.gov/en/Payroll_Taxes/Helpful_Resources_New_Employer

Как долго следует хранить записи?

Для налогоплательщиков, подающих сводную отчетность в соответствии с правилами FTB по ведению документации, записи за год должны храниться в течение более длительного из двух периодов: срока, в течение которого налог на франшизу или подоходный налог подлежит корректировке, но не более восьми лет с даты подачи или продленной даты подачи декларации, или периода рассмотрения протеста, апелляции или иска о возврате средств. Налогоплательщику не нужно хранить записи более восьми лет по вопросам, не являющимся предметом спора. Источник: FTB, Waters Edge Manual, глава 19. https://www.ftb.ca.gov/tax-pros/procedures/waters-edge-manual/chapter-19.pdf Это правило восьми лет указано здесь только в контексте сводной отчетности, а не как общее правило для всех предприятий Калифорнии.

Когда отрасли требуются дополнительные записи

Наиболее наглядный пример Калифорнии – коммерческое производство каннабиса, где действует правило семилетнего хранения документации, а также ведется учет запасов и ведется учет налогов на каннабис, облагаемый налогом в соответствии с требованиями CDTFA. Эти обязанности распространяются только на лицензированные предприятия, занимающиеся производством каннабиса.

В Калифорнии работодатели в строительной отрасли обязаны вести учет заработной платы на проектах общественных работ и хранить и предоставлять документы, подтверждающие заработную плату, в соответствии с законодательством о минимальной заработной плате. Эта обязанность распространяется на подрядчиков и субподрядчиков общественных работ, а не на все строительные работы.

Бухгалтерский учет на практике

Приведенные ниже ситуации иллюстрируют, как предприятие может организовать свою бухгалтерскую отчетность. Это примеры, а не определение налогового режима для какого-либо конкретного предприятия.

Калифорнийский розничный продавец продает товар для перепродажи. Он получает от покупателя свидетельство о перепродаже, хранит его вместе с товарной накладной и хранит журнал продаж, кассовые ленты и накладные на покупку вместе в течение четырехлетнего периода учета налога с продаж, описанного в разделе о хранении, чтобы аудитор мог отследить освобожденную от налога продажу.

В кафе в Сан-Диего нанимают бариста и привлекают подрядчика по ремонту на сумму 800 долларов в год, при этом требуется заполнение формы 1099. Кафе сообщает о бариста в Реестр новых сотрудников в течение 20 календарных дней с первого дня работы, а также сообщает о подрядчике в форме DE 542 в течение 20 календарных дней в соответствии с правилами EDD в разделе заработной платы.

Районные налоги с продаж и отчетность по занятости

В Калифорнии розничный продавец может получить один чистый депозит по карте, покрывающий многочисленные облагаемые налогом продажи, возвраты и комиссионные сборы. В бухгалтерских книгах следует сохранять информацию о валовых операциях и юрисдикции, а не рассматривать банковский депозит как продажи. Для сверки заработной платы необходим отдельный файл, связывающий отчеты о заработной плате, платежи и обязательства по заработной плате.

Это различие в порядке ведения бухгалтерского учета, а не утверждение о том, что все предприятия в Калифорнии подчиняются одним и тем же налоговым или налоговым правилам. Применимый порядок зависит от фактической транзакции и вида деятельности предприятия. Задача бухгалтера — сохранять подтверждающие документы по транзакциям и классифицировать суммы последовательно. Определение спорной налоговой позиции или порядка подачи отчетности является отдельным профессиональным решением.

Практический ежемесячный обзор для предприятий Калифорнии

Начинайте с первоисточника, а не с банковской выписки. Счет-фактура клиента, отчет о продажах, ведомость заработной платы, счет поставщика или договор объясняют, что произошло. Сопоставьте их с соответствующим депозитом или платежом, изучите расхождения и зафиксируйте корректировки с четким объяснением. Если требуется отчет по государственным налогам или заработной плате, ведите отдельную сверку, не связанную с бухгалтерскими записями, с суммами, указанными в этом отчете. Это позволит владельцу сравнивать результаты деятельности, не путая доход предприятия с собранными налогами, удержаниями с заработной платы сотрудников или другими обязательствами.

Для владельца, готовящегося передать документы налоговому специалисту, полезный пакет включает в себя сводку за отчетный период, копии поданных налоговых деклараций (где это применимо), операции, подтверждающие существенные корректировки, и краткий список нерешенных вопросов. Сверка банковского счета — лишь часть этого пакета. Качество документов зависит от того, сможет ли проверяющий отследить важные цифры до их источников.

Что следует держать в наличии

Храните упорядоченные копии счетов-фактур, квитанций, банковских и карточных выписок, отчетов по заработной плате, сверок счетов, а также любых документов, относящихся к льготным или специальным программам, имеющим отношение к бизнесу. График хранения должен указывать, какой закон или программа регулирует каждую категорию, вместо того чтобы предполагать, что один срок распространяется на все документы. Храните документы, связанные с предстоящей проверкой, претензией или спором, до разрешения вопроса и проверяйте любое решение об уничтожении на соответствие действующим правилам.

Компания Paper Trail занимается организацией, классификацией и сверкой бухгалтерских данных. Вопросы, касающиеся налоговых деклараций, юридических толкований и специализированной классификации заработной платы, должны быть рассмотрены соответствующим квалифицированным специалистом.