Сверьте данные по заработной плате перед закрытием года.
Да, в ходе годовой проверки необходимо сравнить отчеты по заработной плате с фактическими выплатами, налогами работодателя, льготами, платежами и обязательствами по заработной плате, отраженными в бухгалтерских книгах. Это называется сверкой бухгалтерских данных, в то время как обработка заработной платы и подача налоговых деклараций остаются за ответственным поставщиком услуг по расчету заработной платы или налоговым специалистом.
Соответствует валовой заработной плате, а не только сумме снятия средств с банковского счета.
Сумма, списанная с вашего банковского счета, может включать в себя чистую заработную плату сотрудника, удержанные налоги, налоги работодателя и сборы поставщиков услуг. Учет всей суммы, списанной с вашего счета, как заработной платы, может привести к искажению расходов и обязательств. Проверяйте сводные ведомости по заработной плате вместе с бухгалтерскими записями, чтобы каждая составляющая попадала на соответствующий счет, не отражая расходы на заработную плату повторно после зачисления налоговых платежей.
Проверьте остатки средств, ожидающие обработки.
Задолженность по заработной плате может оставаться на конец года, если платеж должен быть произведен в следующем периоде. Она также может отражать недостающие записи или дублирование импорта. Сравните непогашенные суммы с отчетами поставщика и подтверждениями платежей. Не следует списывать остаток только потому, что закончился календарный год, и не следует делать вывод о том, что задолженность была погашена, исходя только из общей суммы расходов.
Сохраните документы, стоящие за итоговыми суммами.
Сохраняйте сводные данные по заработной плате, а также соответствующие документы по подаче деклараций и выплатам в соответствии с утвержденной процедурой ведения учета. Согласно рекомендациям IRS, документы по налогам на заработную плату должны храниться не менее четырех лет, при этом сроки хранения зависят от конкретного документа. Исправления в данных о сотрудниках, решения о выплатах и расхождения в данных по декларациям следует направлять в компанию, занимающуюся расчетом заработной платы, или квалифицированному налоговому специалисту. Бухгалтер может задокументировать разницу и отразить утвержденные исправления в бухгалтерских документах.