Координация платежей
Организуйте платежи поставщикам с помощью отлаженного процесса утверждения. Paper Trail координирует административные шаги, позволяя вашей компании отслеживать предстоящие обязательства и принимать обоснованные решения о платежах.
Просмотр учетных записей и тарифных планов
Сфера координации платежей
Система координации платежей организует подготовку платежей поставщикам для проверки вашей уполномоченной командой. Она связывает ожидающие платежи суммы и сроки оплаты с подтверждающими счетами, необходимыми согласованиями и подтверждением, предоставленным в рамках вашего рабочего процесса. Paper Trail готовит и отслеживает административные операции, сохраняя при этом финансовый контроль над вашим бизнесом.
Услуги по координации платежей
Подготовка платежей без потери финансового контроля
Когда счета готовы к оплате, мы помогаем подготовить необходимую информацию, определить сроки и представить документы на утверждение клиенту. Ваша уполномоченная команда принимает решение о том, какие платежи будут осуществлены. Четкое распределение обязанностей помогает избежать путаницы в отношении ожидающих оплаты счетов и утвержденных сумм.
Что входит в комплект
- Подготовьте платежные реквизиты для утвержденных счетов поставщиков в рамках согласованной платформы или рабочего процесса.
- Организуйте ожидающие платежи по поставщику, сумме и сроку оплаты.
- Отмечайте неполную информацию или исключения, требующие проверки.
- Передайте документы о подготовке платежа уполномоченному проверяющему лицу для утверждения.
- Вести административную документацию, отражающую подготовку, статус утверждения и подтверждение, предоставленное в рамках утвержденного рабочего процесса.
Полученные разрешения остаются в вашей компании.
Paper Trail не осуществляет автоматическую отправку денег, проведение платежей, подписание чеков, утверждение платежей поставщиков или контроль банковских реквизитов клиентов. Выполнение платежей осуществляется или явно авторизуется вашей компанией посредством собственных утвержденных механизмов контроля.
Держите свои обязательства на виду.
Благодаря четкой документации по счетам, ожидающим обработки, еще не утвержденным документам и завершенным платежам, ваша команда сможет определить дальнейшие шаги, не разбирая по крупицам переписку по электронной почте или разрозненные списки.
Начиная с проверенных счетов поставщиков.
Подготовка платежа начинается со счетов поставщиков и инструкций, которые достигли соответствующего этапа в процессе утверждения. Информация о поставщике, номер счета, сумма и срок оплаты должны быть достаточно ясными, чтобы уполномоченный сотрудник мог определить обязательство.
Если счет оспаривается, является неполным или в нем отсутствует необходимая инструкция, его следует рассматривать как исключение, а не как готовый к обработке. Ваша компания подтверждает действительность платежа и наличие соответствующего разрешения.
Список необходимых материалов
В рамках согласованной платформы или рабочего процесса мы систематизируем информацию о ожидающих платежах поставщикам для проверки. Список связывает предлагаемую платежную информацию с подтверждающим счетом и указывает сумму, срок оплаты и статус утверждения.
Подготовка этой информации — административная задача. Она не позволяет Paper Trail подписывать чеки, самостоятельно переводить деньги или осуществлять платежи. Ваша уполномоченная команда сохраняет контроль над тем, будет ли и когда осуществлен платеж.
Перенаправление работы нужному рецензенту.
В вашей компании необходимо определить, кто может утверждать счета поставщиков и кто может санкционировать платежи. Согласованный рабочий процесс определяет, куда направляются подготовленные документы для проверки, включая необходимость привлечения более чем одного уполномоченного лица.
Мы организуем подготовку и определяем, какие согласования еще необходимы. Отсутствие ответа не рассматривается как одобрение. Изменения в процессе согласования или в платежном поручении требуют четкого указания от ответственного лица в вашей компании.
Обработка исключений перед выполнением.
Отсутствие данных о поставщике, исправленный счет-фактура или неясная сумма могут помешать подготовке позиции к проверке. Мы отмечаем исключение и указываем необходимую информацию, чтобы она отображалась рядом с незавершенной работой.
Ваша команда решает вопросы, касающиеся идентификации поставщика, спорных платежей и изменений в платежных инструкциях, используя собственные механизмы контроля. Paper Trail не обходит эти механизмы контроля для соблюдения сроков оплаты и не принимает самостоятельного решения о допустимости каких-либо исключений.
Подтверждение и административный статус
После осуществления платежа в соответствии с утвержденными вами механизмами контроля, информация, предоставленная в рамках этого рабочего процесса, служит основой для записи административного статуса. Подготовка, утверждение и подтвержденный платеж — это отдельные состояния, которые должны оставаться различимыми.
Не следует указывать, что операция оплачена, только потому, что она была включена в список подготовки. Если подтверждение отсутствует или неясно, в записи может быть указано, что требуется дальнейшее уточнение. Финансовая сверка остается частью процесса ведения бухгалтерского учета.
Что предоставить и чего ожидать
Ваша команда предоставляет записи о счетах поставщиков, информацию об обязанностях по утверждению, периодичности подготовки и инструкции, регулирующие рабочий процесс. Расскажите о сроках или этапах проверки, влияющих на организацию ожидающих обработки документов.
В результате согласования вы получаете четкое представление о подготовленных документах, необходимых согласованиях, исключениях и подтверждениях, предоставленных в рамках вашего процесса. Координация платежей обеспечивает информированный анализ со стороны клиента, не передавая Paper Trail контроль над вашими средствами, банковскими реквизитами или решениями о платежах.
