Аутсорсинговые бухгалтерские услуги

Аутсорсинг не означает, что все бухгалтерские обязанности автоматически переходят к бухгалтеру. Компания и поставщик услуг должны согласовать, какие счета будут включены, отчетный период, порядок учета операций и кто будет предоставлять подтверждающие документы. Некоторым владельцам требуется ежемесячное ведение бухгалтерского учета. Другим необходимо упорядочить просроченные записи до начала регулярной работы. Обработка заработной платы, подготовка налоговых деклараций, юридические консультации или сложный финансовый анализ никогда не должны считаться включенными в аутсорсинг, если выбранная услуга специально об этом не указывает. Четко сформулированные обязанности защищают как клиента, так и поставщика услуг от обнаружения несоответствия ожиданий спустя несколько месяцев.

Внешний бухгалтер может работать удаленно, но доступ к документам должен быть обеспечен авторизованным и безопасным способом. Возможно, потребуется предоставить счета-фактуры, квитанции, банковские выписки и пояснения к необычным транзакциям. Владелец должен понимать согласованный метод обмена документами, порядок выявления отсутствующих документов и сроки ответа на вопросы. Безопасный доступ должен быть ограничен тем, что необходимо поставщику для выполнения утвержденной работы. Вложения в электронные письма с конфиденциальными данными не должны рассматриваться как единственный возможный способ, если существует утвержденный процесс частной загрузки документов.

Ценность организованного процесса бухгалтерского учета заключается не только в наличии записей в бухгалтерской книге. Предприятие должно иметь возможность отличать фактическую деловую активность от личных расходов, выявлять нерешенные вопросы и понимать, как записи подтверждают его финансовую отчетность. Последовательная категоризация и сверка могут выявить ошибки или недостающую информацию, которые в противном случае легко упустить из виду. Налоговая служба США поясняет, что надежные записи подтверждают финансовую отчетность и данные, отраженные в налоговых декларациях. Первичные записи по-прежнему важны, даже если текущую бухгалтерскую работу выполняет внешний поставщик услуг.

Внешний бухгалтер может физически отсутствовать при поступлении документа или возникновении вопроса по оплате. Задержки в коммуникации и неполный доступ могут замедлить процесс. Компания по-прежнему должна проверять отчеты и нести ответственность за свои оперативные решения. Поставщику также необходимы четкие границы конфиденциальности и доступа к учетным записям. Поэтому наиболее оптимальным вариантом является соглашение, основанное на предсказуемом ритме отчетности и объеме информации, понятном клиенту, а не на утверждении, что аутсорсинг снимает все административные обязанности.

Ежемесячные бухгалтерские услуги и сопутствующие сервисы Paper Trail являются источником достоверной информации о том, что могут выбрать клиенты. Изучите информацию о существующих пакетах услуг и используйте встроенную функцию формирования индивидуального предложения, чтобы определить потребности бизнеса. Не создавайте отдельную, неутвержденную смету на аутсорсинговые бухгалтерские услуги и не подразумевайте, что все возможные задачи включены в одно соглашение.