Аутсорсинг бухгалтерского учета против найма первого штатного бухгалтера

Когда бизнес перестаёт использовать неформальные электронные таблицы и время от времени привлекать бухгалтеров, владелец часто принимает решение о кадровом обеспечении. Следует ли компании нанять первого штатного бухгалтера или лучше заключить договор с внешней бухгалтерской фирмой?

Выбор гораздо шире, чем просто сравнение ежемесячной цены с зарплатой. Он определяет, кто ведет бухгалтерский учет, как компания контролирует работу, что происходит, когда ответственное лицо недоступно, и как финансовые документы остаются доступными по мере роста компании.

Начните с определения задач, которые действительно необходимо выполнить. Классификация транзакций, сверка счетов, отслеживание доходов и расходов, ведение учета дебиторской и кредиторской задолженности, а также подготовка финансовой отчетности — это разные обязанности. Некоторым компаниям также требуется регулярное выставление счетов, контроль за платежами или финансовый анализ.

В описании вакансии или предложении по оказанию услуг должно быть указано, какие из этих задач включены, как часто выполняется работа, какую информацию должна предоставлять компания и когда будут предоставляться отчеты. Если одно соглашение включает еженедельные сверки, а другое — только ежемесячный обзор, то это не эквивалентные предложения.

Предприятию также следует разделять бухгалтерский учет и услуги, требующие специальных знаний в области налогообложения или права. Человек, ведущий точную документацию, не становится автоматически налоговым консультантом, аудитором или руководителем стратегического финансового отдела компании.

Наём сотрудника может быть привлекательным, если бухгалтерский учёт тесно интегрирован в повседневную деятельность. Штатный сотрудник может оперативно решать внутренние вопросы, координировать документооборот между отделами и напрямую взаимодействовать с менеджерами по мере возникновения счетов и транзакций.

Такая доступность влечет за собой управленческие обязанности. Работодатель должен определить роль, контролировать качество работы, замещать отсутствующих сотрудников, обеспечивать безопасный доступ и планировать преемственность в случае увольнения сотрудника. В зависимости от роли и условий трудового договора могут также учитываться налоги на заработную плату, льготы для сотрудников, расходы на подбор персонала и обучение.

Налоговая служба США поясняет, что классификация работника зависит от фактических отношений, включая поведенческий контроль, финансовый контроль и тип отношений. Предприятие не должно предполагать, что, называя кого-либо независимым подрядчиком, эта классификация является правильной.

Аутсорсинговая бухгалтерская фирма, как правило, предлагает определенный перечень услуг, а не нанимает штатного сотрудника. Такое соглашение может обеспечить владельцу бизнеса регулярное ведение бухгалтерского учета без необходимости нанимать человека для работы в офисе. Кроме того, оно может обеспечить структурированную передачу дел и документированное выполнение повторяющихся задач, если договор на оказание услуг четко это оговаривает.

Однако аутсорсинг не снимает с владельца ответственности за предоставление точной информации, ответы на вопросы о транзакциях и проверку отчетов. Компании по-прежнему нужен уполномоченный сотрудник, который будет утверждать решения, предоставлять недостающие квитанции и объяснять необычную активность.

Объем услуг, предоставляемых поставщиком, имеет значение. Распространяется ли соглашение на все финансовые счета или только на отдельные? Существуют ли ежемесячные лимиты на транзакции? Как проводится расследование неклассифицированных транзакций? Что происходит, если отчетность задерживается на несколько месяцев? Включает ли услуга выставление счетов или координацию платежей, или эти услуги оплачиваются отдельно?

Эти вопросы не позволяют компании приобретать пакет услуг, основываясь на названии, предполагая при этом, что он включает в себя работы, которые поставщик никогда не соглашался выполнять.

В отношениях с бухгалтером никогда не должно полагаться только на память одного человека. Предприятие должно четко понимать, кому принадлежать его бухгалтерское программное обеспечение, банковские выписки, счета-фактуры, подтверждающие документы и история отчетов. Оно должно понимать, как может быть передан доступ в случае смены поставщика услуг или сотрудника.

Наличие четкой документации по согласованным периодам и нерешенным вопросам упростит работу в следующем месяце. В случае прекращения сотрудничества компания должна знать, какие документы она получит, какие останутся неполными и какие согласования еще необходимы.

Налоговая служба США утверждает, что бухгалтерская документация предприятия должна подтверждать суммы, указанные в налоговых декларациях. Это постоянное обязательство лежит на предприятии, независимо от того, кто вел бухгалтерский учет — сотрудник или сторонний специалист.

Правильный выбор зависит от объема транзакций компании, количества счетов, численности внутреннего персонала, срочности повседневных вопросов и готовности управлять сотрудником. Некоторым организациям необходим внутренний финансовый координатор наряду с внешним бухгалтером. Другим же лучше подойдет четко определенная услуга аутсорсинга на регулярной основе.

Paper Trail предлагает Ежемесячное ведение бухгалтерского учета, Еженедельное ведение бухгалтерского учета, и Ремонт бухгалтерских книгПотенциальный клиент может запросить ценовое предложение Исходя из потребностей бизнеса в ведении учета, объеме деятельности и частоте отчетности, важно понимать, какая модель звучит профессиональнее, а какая обеспечивает надежную ведение учета с четким распределением обязанностей и минимальными сбоями в работе бизнеса.