Организация квитанций для налоговой отчетности
Деловые квитанции наиболее полезны, когда они указывают, что было приобретено, когда, у кого и почему, и принадлежат ли они предприятию. Упорядоченный процесс оформления квитанций связывает этот подтверждающий документ с зарегистрированной транзакцией, включая покупки, оплаченные наличными. Цифровые копии могут быть полезны, если они соответствуют требованиям ведения учета, но простое фотографирование не гарантирует полноту или доступность записи.
Укажите причину покупки.
Банковская выписка может показать, что деньги были отправлены продавцу, но не обязательно то, что именно было куплено. Покупка в хозяйственном магазине может включать строительные материалы, инструменты, офисные принадлежности или личные вещи. Налоговая служба поясняет, что подтверждающие документы помогают обосновать транзакции, и что одного лишь подтверждения оплаты недостаточно для получения налогового вычета. В практической документации должны быть указаны продавец, дата, сумма и описание товара или услуги, а также достаточно контекста, чтобы определить цель покупки для бизнеса.
Организуйте квитанции по мере совершения транзакций.
Ожидание конца года приводит к необходимости поиска по электронной почте, транспортным средствам, ящикам и платежным системам. Более надежным методом является фиксация документа по мере его поступления и присвоение ему соответствующей категории или проектной ссылки. Точный метод может варьироваться. Некоторые компании используют папки по годам и месяцам, другие напрямую связывают квитанции с бухгалтерским программным обеспечением. Система должна быть последовательной и понятной для тех, кто должен ее поддерживать, а не настолько сложной, чтобы сотрудники избегали ее использования.
Кассовые поступления заслуживают пристального внимания.
Покупки за наличные могут никогда не привести к банковской или кредитной транзакции, которая помогла бы восстановить детали позже. Предприятие должно сохранять чек и незамедлительно фиксировать причину покупки. Если чек недоступен, владелец должен задокументировать обстоятельства в соответствии с рекомендациями своего профессионального консультанта и применимыми правилами, а не подделывать его. Налоговый режим расходов — это отдельный вопрос от того, можно ли найти информацию о покупке в бухгалтерских записях.
Цифровые копии должны быть читаемыми и доступными для поиска.
Налоговая служба США поясняет, что электронные системы хранения налоговых книг и записей должны обеспечивать полноту, точность и доступность информации. Файл, который невозможно открыть, слишком размыт для чтения или в котором отсутствуют необходимые данные, может оказаться бесполезным. Приложения для сканирования могут помочь запечатлеть чеки на термобумаге до того, как они выцветут, но владельцам следует проверять изображение и надежно его систематизировать. Резервное копирование, контроль доступа и единый метод именования защищают от потери и помогают предприятию оперативно реагировать на запросы о предоставлении записей спустя годы.
Сохраняйте записи за соответствующий период.
Для разных налоговых документов могут действовать разные требования к сроку хранения. Налоговая служба США (IRS) устанавливает общие сроки исковой давности и определяет исключения. Предприятиям не следует уничтожать документы только потому, что закончился календарный год или потому, что транзакция уже внесена в бухгалтерское программное обеспечение. Документы, касающиеся права собственности, активов, заработной платы и информации, используемой в аудите, могут требовать иного подхода. Политика ведения учета должна отражать соответствующую категорию и учитывать рекомендации соответствующего налогового специалиста.
Организация чеков обеспечивает удобство использования книг.
На существующих страницах Paper Trail , посвященных услугам «Бухгалтерский учет, готовый к налоговой отчетности» и «Ежемесячный бухгалтерский учет», описаны утвержденные варианты услуг. Упорядоченные исходные документы помогают сделать записи понятными для проверок и подготовки налоговой отчетности, однако бухгалтерские услуги Paper Trail не следует рассматривать как налоговую консультацию. Для обсуждения необходимой поддержки в ведении учета используйте существующую страницу «Пакеты» или страницу выбора коммерческого предложения.