Возможность внесения частичных платежей без потери остатка по счетам-фактурам.
Примените частичную оплату клиента к соответствующему счету-фактуре, а оставшуюся неоплаченную сумму оставьте открытой. Сохраните первоначальную сумму счета-фактуры и историю всех платежей. Частичная оплата не должна приводить к повторной продаже, если выручка по данному счету-фактуре уже была учтена.
Согласуйте платеж с намерениями клиента.
Используйте номер счета-фактуры, платежное поручение или согласованное распределение. Если один платеж покрывает несколько счетов-фактур, разделите его соответствующим образом. Если информация о конкретном счете-фактуре неясна, уточните вопрос, а не распределяйте деньги случайным образом. Неправильное распределение может привести к тому, что один счет-фактура будет выглядеть просроченным, а другой — переплаченным.
Не закрывайте окно арифметических вычислений.
Для примера, счет на 1800 долларов, за которым следует платеж в размере 700 долларов, оставляет 1100 долларов задолженности до каких-либо списаний или других корректировок. Второй платеж в размере 600 долларов оставляет 500 долларов. В клиентском счете должны быть отражены все поступления и остаток, а банковские выписки — фактически полученные деньги.
Учитывайте комиссионные сборы и разницу отдельно.
Если платформа взимает комиссию за обработку платежа, сумма банковского депозита может оказаться меньше, чем сумма платежа от клиента. Клиент не должен автоматически оставаться просроченным по оплате понесенной вашей компанией суммы. Скидки, кредиты и списания также требуют документального оформления, а не необъяснимого уменьшения суммы счета. Сверьте баланс клиента и банковскую квитанцию, чтобы данные о поступлении платежа и финансовые отчеты отражали одну и ту же картину.