Учитывайте наличные платежи вместе с другими продажами.
Регистрируйте получение наличных платежей от клиентов, указывая достаточно подробную информацию, чтобы связать квитанцию с продажей или счетом-фактурой. Ведите учет поступлений наличных средств, даже если деньги не были внесены немедленно. Внесение наличных позже обычно является перемещением уже зарегистрированных средств, а не второй продажей.
Создайте отслеживаемую запись о получении.
Укажите дату, сумму, назначение платежа и номер счета-фактуры или квитанции. Используйте единую систему нумерации квитанций или учета продаж. Если клиент оплачивает часть счета-фактуры, отнесите эту сумму к данному счету, а оставшуюся сумму оставьте видимой. Храните личные наличные деньги отдельно от деловых квитанций.
Отслеживайте события, происходящие до внесения депозита.
Предприятие может получить 300 долларов наличными и использовать 40 долларов на документально оформленную покупку, прежде чем внести на счет 260 долларов. В бухгалтерских записях необходимо указать полученные 300 долларов, потраченные 40 долларов и внесенные 260 долларов. Учет только внесения средств на счет опустит часть данных о продажах и расходах. В данном примере предполагается отсутствие других корректировок.
Проведите сверку как денежных средств, так и банковских счетов.
Сравните зарегистрированный остаток денежных средств с результатами физического подсчета и выявите расхождения. Используйте чеки для учета расходов наличными и документируйте разрешенные перемещения наличных средств. Сопоставляйте депозиты с соответствующей партией поступлений, чтобы избежать дублирования доходов. Налоговая служба США описывает ежедневные записи о поступлениях наличных средств и подтверждающие документы как часть системы учета. Paper Trail может помочь организовать отслеживание от продажи до получения и внесения на счет, упрощая проверку операций с наличными.