Наверстайте упущенное в бухгалтерском учете: приведите в порядок просроченные документы за несколько месяцев.
Опубликовано
Уточнение бухгалтерских записей позволяет привести в порядок просроченную деловую документацию путем систематизации транзакций, сверки счетов и исправления отсутствующих или неверных записей. Работа начинается с определенного периода времени и записей по каждому счету, использованному в течение этого периода. Цель — надежная бухгалтерская отчетность и отлаженный процесс, предотвращающий повторное накопление задолженностей.
Задержка в обработке заказов часто начинается с напряженного месяца.
Вы заканчиваете работу с клиентами, оплачиваете самые срочные счета и обещаете себе разобраться с документами в выходные. А потом наступает еще одна неделя. В конце концов, открытие бухгалтерской программы воспринимается скорее как начало проекта, а не как проверка работы бизнеса.
Полезной отправной точкой является четкое определение границ. Определите последний месяц, который, как вам известно, был проверен, а затем перечислите месяцы, которые все еще требуют внимания. Задержка с незарегистрированными транзакциями требует иной работы, чем файл, содержащий транзакции, но с неверными остатками. Указание фактической проблемы упрощает организацию процесса исправления.
Перед внесением изменений в записи, пожалуйста, соберите все записи воедино.
Составьте список банковских счетов, кредитных карт и платежных систем, которыми пользовалась компания в течение отчетного периода. Включите в список закрытые или замененные счета. Соберите выписки за каждый месяц, а затем соберите счета-фактуры, квитанции и другие документы, поясняющие операции.
Налоговая служба поясняет, что подтверждающие документы предоставляют подробную информацию о записях в бухгалтерских книгах предприятия. Банковская выписка может показывать перемещение денег, а счет-фактура или квитанция помогают объяснить покупку. Сохранение обоих документов дает более надежную основу для проверки, чем имя получателя платежа, которое вы больше не узнаете.
Отслеживайте выполнение задания по одному месяцу за раз.
Анализ всего года как одной большой кучи затрудняет выявление первоначальных различий. Ежемесячная последовательность позволяет проследить более четкую закономерность. Подтвердите отправную точку, проанализируйте транзакции за этот период и сравните зарегистрированные операции с соответствующими отчетами.
Переводы и платежи по кредитным картам заслуживают особого внимания. Перемещение денег между счетами предприятия не создает новую продажу. Оплата баланса карты также отличается от учета отдельных покупок по этой карте. Рассмотрение этих операций как обычных доходов или расходов может исказить отчетность, даже если общая сумма на банковском счете выглядит знакомой.
Не оставляйте недостающие детали на виду.
Некоторые записи потребуют дополнительных пояснений. Платеж может иметь расплывчатое описание, может отсутствовать квитанция, или депозит может объединять несколько платежей от клиентов. Составьте краткий список с указанием даты, суммы, счета и необходимых деталей. Это гораздо полезнее, чем многократно проверять одну и ту же неясность, не записывая обнаруженные данные.
Например, представьте три похожих платежа от одного поставщика. Одной выписки может быть недостаточно, чтобы понять, были ли это отдельные заказы, дублирующий платеж или платеж с последующим возвратом. Сравнение записей поставщика с платежами помогает разрешить ситуацию без догадок или удаления записи просто для того, чтобы скрыть разницу.
Проанализируйте результаты, выходящие за рамки банковского баланса.
Завершенная сверка — важная часть работы, но она не объясняет каждое бизнес-решение. Проанализируйте полученные категории доходов и расходов, неоплаченные счета клиентов, счета поставщиков и соответствующие остатки на счетах. Операция может отображаться на правильном банковском счете, но при этом быть отнесена к неправильной категории.
Цель ведения надежной документации выходит за рамки подачи налоговых деклараций. Налоговая служба США отмечает, что хорошая документация подтверждает финансовую отчетность и помогает владельцам контролировать свой бизнес. После наведения порядка в отчетах будет легче связать информацию о проделанной работе, включая необычные покупки, спокойные месяцы и периоды с высокими продажами.
Упростите повторение в конце месяца.
Наилучший результат — это проверенный набор записей и управляемый порядок действий. Ведите четкий список завершенных месяцев и всего, что еще ожидает информации. Сохраняйте подтверждающие документы, чтобы человек, проводящий проверку в следующем месяце, мог найти нужный период, не начиная новый поиск.
Небольшая, но регулярная передача информации может сократить объем работы, накапливающейся между проверками. Это может включать в себя обработку вновь полученных выписок, квитанций, требующих пояснений, и изменений в бухгалтерских счетах компании. Эта процедура должна соответствовать особенностям работы предприятия. Наверстывание упущенного становится более ценным, когда в следующем месяце работа над ней основывается на уже выполненных задачах, а не создает новые накопившиеся проблемы.
Работы по наверстыванию упущенного и уборке могут частично совпадать.
Восстановление бухгалтерских записей за недостающие периоды. Исправление ошибок в бухгалтерском учете исправляет дублирующиеся, неправильно классифицированные, неподтвержденные или несогласованные записи. Предприятию могут потребоваться обе услуги одновременно. Это различие важно, поскольку файл, содержащий тысячи загруженных записей, может потребовать более тщательного анализа, чем файл с меньшим количеством транзакций, которые так и не были внесены.
Полезное описание области применения включает в себя указание периодов, счетов и результатов. Оно также объясняет, как будут обрабатываться недостающие документы и неурегулированные остатки. Количество месяцев дает лишь часть картины, а состояние начальных остатков и подтверждающих записей объясняет остальное. Затем можно начать вести текущий ежемесячный бухгалтерский учет, опираясь на подтвержденные исторические данные.