Повторные транзакции могут исказить ваш баланс.
Да, повторная запись одной и той же транзакции может исказить данные о денежных средствах, расходах, доходах или обязательствах. Эффект зависит от того, к каким счетам относится дублирующаяся запись. Перед удалением записи убедитесь, что она представляет собой одну и ту же реальную транзакцию, и проверьте, связана ли какая-либо из версий со счетом, накладной или сверкой.
Типичные пути к дубликату
Расходы, внесенные из квитанции, могут появиться снова при импорте банковских средств. Платеж клиента может быть зарегистрирован по счету-фактуре, а затем добавлен снова, когда средства поступят на банковский счет. Импорт перекрывающихся диапазонов дат — еще одна распространенная причина. Сами по себе схожие суммы не доказывают дублирование, поскольку повторяющиеся платежи могут законно повторяться.
Сравните всю транзакцию.
При подозрении на дублирование платежа поставщику сравните сумму, дату, номер счета-фактуры, номер платежного поручения и данные о транзакциях по выписке. Если банк показывает один платеж в размере 780 долларов, но в бухгалтерских книгах отражены два списания по одному и тому же счету-фактуре, выясните, какая запись сохраняет правильную историю платежей. Удаление неправильной версии может привести к повторному открытию оплаченного счета или нарушению завершенной сверки.
Проверьте результат, используя данные за пределами одного баланса.
После внесения исправлений проверьте баланс поставщика или клиента, соответствующий отчет и сверку. Даже если баланс денежных средств теперь совпадает, в программном обеспечении может остаться неоплаченный счет. Кратко объясните внесенные исправления и скорректируйте процесс импорта или сопоставления, который привел к проблеме. В рекомендациях IRS по ведению учета особое внимание уделяется полным записям транзакций и сверке, поскольку они помогают отличить реальный второй платеж от повторной записи.