Виртуальное ведение бухгалтерского учета с четкой документацией и удаленной поддержкой.
Виртуальное ведение бухгалтерского учета подразумевает удаленное ведение деловой документации посредством организованного обмена документами, доступа к соответствующему программному обеспечению и регулярной связи. Работа может включать в себя классификацию транзакций, сверку счетов и финансовую отчетность, в зависимости от согласованного объема. Компания Paper Trail сотрудничает с предприятиями по всей стране через Zoom, а личные встречи в округе Лос-Анджелес проводятся только по предварительной записи.
Создайте понятную систему документооборота.
Договоритесь о месте хранения выписок, счетов поставщиков, счетов-фактур клиентов и квитанций. Организуйте документы по периодам и счетам, чтобы вопрос об одном платеже не превратился в поиск по несвязанным файлам. Налоговая служба принимает электронные документы, если они соответствуют тем же требованиям, что и бумажные, и остаются доступными и читаемыми.
Предоставьте доступ, соответствующий условиям работы.
Используйте приглашения пользователей и разрешения платформы, если они доступны. Доступ к бухгалтерскому учету и право перевода денежных средств — это разные вещи. Ваша компания должна сохранять контроль над своими счетами и решать, кто может утверждать платежи. Подробные финансовые документы должны храниться в согласованном защищенном канале обмена документами, отдельно от первоначального обсуждения на веб-сайте.
Сделайте общение предсказуемым
Удалённый процесс эффективнее, когда один человек может разъяснить непонятные транзакции, указать сроки сдачи ежемесячных документов и предоставить письменный список нерешённых вопросов. Например, ресторану может потребоваться объяснить порядок внесения наличных средств, а консалтинговой компании — определить, по какому счёту был произведен перевод. Компания Paper Trail может начать с анализа вашего программного обеспечения, количества счетов и актуальности записей, а затем установить порядок документооборота и проверки для согласованных услуг.
Свяжите удаленную работу с конкретными задачами по ведению бухгалтерского учета.
Виртуальное, удаленное и аутсорсинговое ведение бухгалтерского учета описывает, как предоставляется поддержка или кто ее выполняет. При этом не указываются все включенные задачи. Необходимо согласовать, является ли первоочередная задача очисткой исторических данных, наверстыванием упущенных месяцев или поддержанием текущего периода. Затем следует определить охватываемые счета, ожидаемые отчеты и плановые действия по нерешенным вопросам.
При удаленной работе можно сохранить уже используемый бухгалтерский файл, если это целесообразно. Смена поставщика услуг сама по себе не требует смены программного обеспечения. Если переход необходим, сохраните предыдущие отчеты, записи сверки и согласованную дату начала, чтобы новый порядок работы имел понятную основу.
Создайте ежемесячную схему передачи задач, которая будет работать из разных мест.
Для консалтинговой компании передача информации может включать в себя операции по выставлению счетов, платежи клиентов, счета поставщиков и банковские выписки. Розничному продавцу также могут потребоваться записи о расчетах, возвратах и продажах за наличные. Соответствующие документы поступают из рабочего процесса компании, а не из физического местоположения бухгалтера.
Согласуйте сроки предоставления документов и способ отслеживания недостающих деталей. Краткое письменное объяснение может решить незнакомую ситуацию с платежом эффективнее, чем многократная отправка одного и того же списка транзакций. Zoom может помочь в проверке отчетов и незавершенных вопросов, в то время как основные документы остаются организованными в согласованной системе обмена записями.
Обеспечьте контроль за ведением документации компанией.
Ваша компания должна сохранить право собственности на бухгалтерский файл и доступ к его завершенным записям. Используйте отдельные права доступа для пользователей, где это возможно, и согласуйте, кто утверждает корректировки. Доступ к записи транзакций не включает автоматически право на осуществление платежей или изменение банковских операций.
Функция удаленного закрытия отчетного периода по-прежнему отображает охваченный период, проверенные счета и незавершенную работу. Местоположение не должно делать эти обязанности неясными. Общенациональная поддержка Paper Trail отвечает тем же требованиям: наличие подтвержденных записей, четкие результаты и координация с вашим налоговым консультантом, когда требуется его помощь.