Может ли ежемесячный анализ выявить пробелы в расчетах заработной платы и налога с продаж?

Владелец бизнеса смотрит на ежемесячный отчет о прибыли и видит высокие продажи. Заработная плата отражается как расход, а на расчетном счете достаточно средств для покрытия следующей зарплаты. Кажется, что месяц выдался удачным. Но бухгалтерская книга может рассказать лишь часть истории, если налоги на заработную плату были удержаны без соответствующей записи об обязательствах, или если налог с продаж, собранный на кассе, был учтен как выручка.

Ежемесячная проверка бухгалтерской отчетности может выявить тревожные признаки в этих записях. Она не заменяет обработку заработной платы, подготовку налоговых деклараций или подтверждение подачи и внесения платежей. Ее ценность заключается в сравнении отдельных наборов информации до того, как несоответствия накапливаются в течение многих периодов.

Для расчета заработной платы и налога с продаж существуют свои графики отчетности. Эти обязательства не обязательно совпадают с закрытием месяца. Проверка может выявить несоответствия в записях, но предприятие и назначенные им специалисты по расчету заработной платы или налогам все равно должны соблюдать установленные сроки.

Чистая заработная плата сотрудника — это то, что поступает на его банковский счет. Валовая заработная плата, удержания с заработной платы сотрудника, налоги работодателя на заработную плату, льготы и обязательства по заработной плате могут по-разному отражаться в бухгалтерской отчетности. Учет только чистой выплаты в качестве расходов на заработную плату может привести к занижению или неправильной классификации затрат и обязательств.

Ежемесячная проверка позволяет сравнить сводные данные поставщика услуг по расчету заработной платы со счетами расходов на заработную плату, обязательствами по заработной плате и соответствующими банковскими платежами. Большие необъяснимые расхождения, устаревшие остатки обязательств, дублирующиеся записи по заработной плате или отсутствие расходов на налоги работодателя могут указывать на необходимость расследования.

Налоговая служба США поясняет, что работодатели, как правило, обязаны вносить и отчитываться по соответствующим налогам на заработную плату, и что графики федеральных платежей могут отличаться от периодичности выплаты заработной платы. Поэтому ежемесячная проверка не дает права откладывать внесение платежей до конца месяца, если они должны быть произведены раньше.

Документацию по налогам на заработную плату также необходимо хранить. Налоговая служба США (IRS) заявляет, что работодатели, как правило, обязаны хранить документы по налогам на заработную плату не менее четырех лет. Проверка бухгалтерской отчетности может подтвердить, что отчеты по заработной плате и подтверждения о внесении средств хранятся надлежащим образом, без необходимости заменять работодателя или компанию, занимающуюся расчетом заработной платы.

В сумму, уплаченную в качестве налога с продаж, может входить и другая сумма. В зависимости от сделки и применимых правил, уплаченный налог может представлять собой сумму, причитающуюся налоговому органу, а не доход предприятия. Если все чеки на кассе классифицируются как выручка, финансовая отчетность может завышать объем продаж и не отражать соответствующее обязательство.

При проверке следует сравнить сводку по продажам или выставлению счетов с зарегистрированными продажами, возвратами, налогооблагаемой и неналогооблагаемой деятельностью, а также со счетом, используемым для учета обязательств по налогу с продаж. Комиссии платежных систем и сроки зачисления средств также имеют значение, поскольку банковские депозиты могут не соответствовать валовым продажам, отраженным в системе.

Для предприятий Калифорнии Департамент налогового и сборов Калифорнии описывает документы, необходимые для определения обязательств по налогу с продаж и налогу на использование, включая бухгалтерские книги, первичные документы и рабочие документы, используемые для подготовки налоговых деклараций. В инструкциях по заполнению деклараций также проводится различие между общей суммой продаж и вычетами по необлагаемым налогом операциям.

Точная налогооблагаемость товара или услуги зависит от юрисдикции и обстоятельств продажи. Бухгалтер не должен предполагать, что каждая продажа облагается налогом или что одинаковый порядок налогообложения применяется во всех штатах. Неясные налоговые классификации следует направлять к соответствующему налоговому специалисту.

В отношении заработной платы проверяющий сравнивает отчеты поставщиков с операциями в главной бухгалтерской книге, остатками обязательств по заработной плате и имеющимися подтверждениями налоговых платежей. Необъясненные суммы направляются на дальнейшее рассмотрение. В отношении налога с продаж проверяющий сравнивает данные систем учета продаж и бухгалтерские итоги, проверяет учтенные обязательства и имеющиеся подтверждающие документы, а также документирует пункты, которые не удается согласовать.

Проверяющему также следует учитывать временные рамки. Заработная плата может быть начислена в конце месяца, а расчеты произведены в следующем месяце. Средства, полученные от продаж в конце месяца, могут поступить на банковский счет позже. Разница во времени не обязательно является ошибкой, но все же требует объяснения, которое имело бы смысл в документации.

Наиболее полезным результатом проверки является краткий список несоответствий, подтверждающие документы, ответственные лица и шаги по их устранению. Это дает владельцу возможность принимать конкретные меры, в отличие от финансового отчета, который выглядит безупречно, но скрывает нерешенные вопросы.

Ежемесячная проверка не может гарантировать правильность каждой выплаты налога на заработную плату, точность каждой ставки налога с продаж или отсутствие проблем при будущей проверке. Для принятия таких решений необходимо проверить соответствующие документы, обязанности поставщика услуг, правила юрисдикции и первичные документы.

Кроме того, анализ не может сделать неполные исходные данные точными. Если компания не предоставила ведомости по заработной плате, данные о продажах или соответствующую информацию о налоговых счетах, анализ должен выявить недостающие доказательства.

Paper Trail может помочь предприятиям упорядочить данные о заработной плате и бухгалтерскую информацию, отслеживать операции по счетам и выявлять несоответствия для дальнейшего разбирательства. Клиенты, нуждающиеся в администрировании заработной платы, должны иметь собственную поддерживаемую систему расчета заработной платы, в то время как обязанности по подаче налоговых деклараций и предоставлению налоговых консультаций остаются за соответствующим поставщиком или специалистом.