Ошибки, которые может выявить ежемесячный анализ бухгалтерской отчетности
Ежемесячная проверка бухгалтерской отчетности может выявить дублирующие платежи, незнакомых поставщиков, пропавшие квитанции и необычные движения средств на счетах. Однако она не гарантирует обнаружения мошенничества. Регулярная проверка наиболее полезна, когда транзакции поддерживаются, а владелец также контролирует доступ и утверждение платежей.
Ищите закономерности, а также большие объемы.
Незнакомая транзакция на 40 долларов, повторяющаяся каждую неделю, может заслуживать такого же внимания, как и одна крупная покупка. Сравните названия поставщиков, частоту платежей, поступления и изменения в счетах. Расследуйте платеж, для которого отсутствует соответствующий счет, или категорию расходов, которая резко меняется без объяснения со стороны компании. Расхождение является поводом для расследования, а не доказательством правонарушения.
Следуйте за доказательствами.
Предположим, поставщик фигурирует дважды с немного разными именами и получает два платежа по одному и тому же счету-фактуре. Сравните фактический счет-фактуру, подтверждения платежей и банковские операции. Проблема может заключаться в дублировании записи о поставщике, ошибке в учете или несанкционированном платеже. Сохраните эти записи, прежде чем исправлять ошибки в бухгалтерском учете.
Разделяйте контроль и рутинный ввод данных.
Уполномоченный владелец должен проверять неожиданные платежи и изменения в платежных реквизитах поставщиков. Ограничьте доступ к учетной записи только теми задачами, которые необходимы каждому сотруднику, и ведите учет утверждений. Система сверки поддерживает этот процесс, сравнивая бухгалтерские записи с независимыми отчетами. Paper Trail может выявлять расхождения в бухгалтерских данных и документировать открытые позиции, а подозрение на кражу или несанкционированную банковскую деятельность требует незамедлительного внимания со стороны владельца и соответствующего учреждения.