Сможет ли бухгалтер наверстать упущенные за несколько месяцев операции?

Компания может быть занята, в то время как её бухгалтерский учёт отстаёт. Клиенты продолжают платить, поставщики продолжают выставлять счета, а банковский счёт остаётся активным. Между тем, бухгалтерское программное обеспечение показывает лишь часть картины. Возможно, импорт банковских выписок прекратился в мае. Возможно, счета-фактуры были введены, но покупки по картам — нет. Возможно, владелец отложил классификацию транзакций до тех пор, пока объём работы не показался ему непосильным.

Бухгалтер часто может восстановить данные за пропущенные месяцы, но работа заключается не просто в нажатии кнопки для импорта транзакций. Это процесс восстановления точной записи доходов, расходов, переводов, обязательств и остатков на счетах, а затем сверки ее с независимыми документами.

Первая задача — определить пробел. Отсутствие транзакций по одному счету отличается от целого года, в течение которого не было зарегистрировано ни банковских счетов, ни кредитных карт, ни операций по выплате заработной платы, ни счетов-фактур.

Банковские выписки являются отправной точкой для многих предприятий, поскольку они позволяют установить, какие именно операции были проведены по каждому счету за отчетный период. Выписки по кредитным картам, отчеты платежных систем, счета-фактуры, квитанции, выписки по кредитам и сводки по заработной плате предоставляют дополнительную информацию, которую одна только банковская выписка не может дать.

Например, депозит, отраженный в банковской выписке, может объединять несколько платежей клиентов после вычета комиссий платежным процессором. Учет только чистого депозита как выручки может занизить валовой доход и оставить комиссии за платежи незарегистрированными. Бухгалтеру может потребоваться отчет о расчетах с платежным процессором для правильного разделения компонентов.

Аналогично, платеж по кредитной карте не обязательно является деловым расходом. Это может быть перевод, который погашает обязательство, в то время как соответствующие покупки по карте учитываются отдельно. Учет обоих как расходов может привести к двойному учету затрат.

Налоговая служба США заявляет, что в деловой документации должны быть указаны доходы и расходы, а также подтверждены такими документами, как счета-фактуры, квитанции, выписки со счетов и другие свидетельства о транзакциях. Эти принципы применимы независимо от того, были ли записи сделаны оперативно или восстановлены позже.

Структурированная процедура восстановления начинается с последнего известного достоверного периода. Бухгалтер определяет каждый банковский счет, кредитную карту, кредит и соответствующую платежную платформу, затем собирает выписки и имеющиеся записи за неполные месяцы. Транзакции, уже внесенные в бухгалтерскую книгу, сравниваются с этими выписками, чтобы избежать повторного добавления одного и того же события.

Пропущенные транзакции вводятся или сопоставляются, проверяются классификации и выявляются переводы между счетами предприятия. Записи по заработной плате сравниваются с данными системы расчета заработной платы. Неоплаченные счета клиентов и поставщиков проверяются отдельно от возможного движения денежных средств, которое они могут в конечном итоге вызвать.

После обработки транзакций проводится последовательная сверка каждого соответствующего банковского счета и счета кредитной карты. Разница в одном месяце может отразиться на следующем. Именно поэтому сверка только за последний месяц может не решить проблему неполного ведения бухгалтерского учета.

В заключительном обзоре следует рассмотреть результаты отчета о прибылях и убытках, баланс, дебиторскую и кредиторскую задолженность, остатки по кредитам и необычные остатки по счетам. Отчет может быть составлен механически, но при этом содержать расходы, отнесенные к неправильному счету, или переводы, ошибочно принятые за доходы.

Отсутствие подтверждающих документов не делает автоматически невозможным восстановление данных. Выписки и история платежей могут помочь идентифицировать платежи, но они не всегда устанавливают цель покупки или определяют, была ли покупка деловой или личной. Бухгалтер должен отмечать неподтвержденные или неясные данные, чтобы владелец мог их объяснить, вместо того чтобы гадать.

Если невозможно получить выписку со счета или важную ведомость по заработной плате, бухгалтеру, возможно, придется оставить документально подтвержденное исключение до тех пор, пока не будет найден источник проблемы. Лучше показать, что не решено, чем представлять вымышленную уверенность.

Требования к хранению документов зависят от типа документа и его назначения. Для документов по налогу на заработную плату действуют особые федеральные требования к хранению, а для документов по налогу с продаж могут действовать дополнительные требования на уровне штата. Предприятию следует сотрудничать со своим налоговым консультантом или соответствующим специалистом в тех случаях, когда это может повлиять на подачу деклараций или вычеты.

Календарный разрыв — лишь один из показателей рабочей нагрузки. Для проверки транзакций за три месяца по восьми счетам может потребоваться больше времени, чем за шесть месяцев в компании, использующей один банковский счет с единообразной документацией. Количество транзакций, качество исходных записей, сложность расчета заработной платы и объем предыдущей работы по сверке — все это имеет значение.

Результатом работы должен стать определенный набор скорректированных периодов и список всех нерешенных вопросов, а не непроверенное обещание, что каждая историческая транзакция может быть завершена немедленно.

После восстановления записей еженедельный или ежемесячный бухгалтерский учет может предотвратить накопление новых задолженностей. Paper Trail предлагает Ремонт бухгалтерских книг для просроченных или неполных записей и для ведения текущего бухгалтерского учета с целью поддержания порядка в бухгалтерских книгах после завершения проекта по исправлению ошибок.