Сохранение записей о заработной плате в Калифорнии
В соответствии с указаниями Департамента развития занятости, работодатели в Калифорнии, как правило, обязаны хранить ведомости по заработной плате не менее четырех лет. Согласно Налоговому управлению США (IRS), федеральные налоговые декларации по заработной плате также, как правило, должны храниться не менее четырех лет после подачи декларации за четвертый квартал года. Для разных видов документов могут действовать более длительные сроки, поэтому компания не должна рассматривать один четырехлетний срок как разрешение на уничтожение всех документов, касающихся трудоустройства.
В архивах Калифорнийского управления по развитию занятости (EDD) содержится не только информация о заработной плате.
В руководстве EDD для работодателей описываются записи, которые предоставляют достоверную и точную информацию о работниках и выплатах. Информация включает в себя идентификационные данные, даты трудоустройства, выплаты, периоды выплаты заработной платы, суммы удержаний и записи о выплатах. EDD также отмечает особое требование о восьмилетнем хранении определенных записей о выплатах за бытовые услуги, когда возникает вопрос об освобождении от уплаты или статусе работодателя, подпадающего под действие данного правила. Работодателям следует определить, какие правила применяются к их деятельности, а не предполагать, что каждое предприятие или соглашение с работником идентичны.
Документация по федеральному налогу на заработную плату имеет свой собственный таймер.
Налоговая служба США (IRS) требует хранить документы по налогам на заработную плату не менее четырех лет после подачи налоговой декларации за четвертый квартал года. Это включает в себя такую информацию, как имена и адреса сотрудников, выплаты заработной платы, суммы удержаний, депозиты, декларации и соответствующие формы удержаний. IRS специально указывает на необходимость более длительного хранения некоторых документов, связанных с налоговыми льготами для работников, включая определенные записи о льготах, для которых требуется не менее шести лет. Эти исключения показывают, почему политика автоматического удаления одного файла может быть недостаточной.
Другие правила трудоустройства могут требовать ведения отдельных записей.
Налоговые отчисления на заработную плату не идентичны всем документам, связанным с трудовым законодательством. Учет рабочего времени, кадровая документация, расчетные листы, записи об отпусках и документы, используемые в расследовании или споре, могут влечь за собой отдельные обязательства. Кроме того, срок хранения документа может быть увеличен, если применяется требование о сохранении документов в связи с претензией, аудитом, судебным разбирательством или иным требованием. Ответственная политика определяет тип документа и соответствующее законодательство до установления срока его хранения. Предприятиям, столкнувшимся с нестандартными обстоятельствами, следует обратиться за профессиональной консультацией, а не полагаться на краткое изложение в статье.
Электронные носители информации должны сохранять пригодную для использования информацию.
Электронное ведение документации может облегчить поиск, но система должна обеспечивать точность, доступность и защиту записей от несанкционированного доступа. Документы по заработной плате могут содержать адреса, номера социального страхования, сведения о заработной плате и банковскую информацию. Эти данные не следует размещать в общедоступных хранилищах или папках, находящихся в свободном доступе. Налоговая служба США поясняет, что электронное ведение документации должно обеспечивать читаемость и доступность документов. Само по себе название папки не является системой соответствия требованиям, если ее содержимое невозможно найти или понять позже.
Прежде чем выбрасывать документы, определите круг ответственных лиц.
Предприятие должно знать, кто собирает данные о заработной плате, где они хранятся, кто контролирует доступ и как утверждается удаление данных. Политика должна предотвращать случайное удаление данных при увольнении сотрудника или изменении программного обеспечения. Периодическая проверка может выявить недостающие налоговые платежи, неполную идентификационную информацию или пробелы в документах, используемых поставщиком услуг по расчету заработной платы. Поддерживать порядок в учете в течение года проще, чем восстанавливать данные после получения уведомления.
Paper Trail и систематизированная финансовая документация.
Услуги Paper Trail сосредоточены на ведении бухгалтерского учета, описанном в утвержденных предложениях. Клиенты, которым нужна помощь в организации обычной деловой документации, могут ознакомиться с услугами «Ежемесячное ведение бухгалтерского учета» и «Ведение бухгалтерского учета для налоговой отчетности». Данная статья содержит общую информацию по ведению учета, а не индивидуальные консультации по вопросам трудоустройства, налогообложения заработной платы или юридическим вопросам.