Балансировка и корректировка
Когда бухгалтерские книги и выписки по счетам не совпадают, необходимо объяснить причину расхождения. Найдите недостающие записи, дублирующиеся операции и ошибки в проводках, лежащие в основе баланса.
Объем работ по балансировке и корректировке
Функция сверки и корректировки проверяет зарегистрированные транзакции, чтобы определить, почему счет или отчет не соответствуют достоверной подтверждающей информации. Это может включать исправление дублирующихся записей, пропущенных платежей, неправильно классифицированных переводов или неточных начальных остатков. Функция Paper Trail фокусируется на причине расхождения, чтобы впоследствии можно было понять, как исправить ошибку.
Услуги по балансировке и коррекции
Остатки на счетах
Баланс расчетного счета, баланс кредитной карты и баланс кредита — это разные вещи. Перед внесением изменений в записи проверка определяет счет, дату сравнения и источник, используемый для проверки. Текущий банковский баланс и баланс на конец выписки могут отличаться просто потому, что они охватывают разные даты.
Для счетов, которые ранее были согласованы, особенно полезна последняя успешная сверка. Она помогает сузить круг проверки до периода, когда впервые появилось расхождение.
Разница во времени
Платеж, отраженный в бухгалтерских книгах, может не пройти через банк к дате выписки. Это не означает автоматически, что запись неверна. При сверке учитываются действительные непогашенные позиции, а также проводится расследование случаев, когда данные отсутствуют, дублируются или введены с неверной суммой.
Старые незавершенные записи заслуживают дополнительного внимания. Чек, который так и не был обналичен, дубликат депозита или аннулированный платеж могут привести к искажению баланса, если они остаются неопределенно долго. Перед внесением изменений в запись необходимо подтвердить лежащее в ее основе событие.
Ошибки транзакций
Перевод средств, внесенный в качестве дохода, завышает прибыль. Платеж по кредитной карте, внесенный в качестве другой покупки, может завышать расходы. Счет, оплаченный через банк, может по-прежнему отображаться как неоплаченный, если платеж не был связан с этим счетом. Каждая ситуация требует индивидуальной корректировки, даже если владелец сначала замечает ошибку в итоговой сумме.
В ходе проверки также учитывается, была ли отредактирована или удалена ранее согласованная запись. Исправление текущего месяца без учета предыдущих изменений может оставить первоначальную причину проблемы.
Корректировки баланса
Необъяснимая корректировка может привести к тому, что экран сверки покажет ноль, не показывая при этом, что произошло на самом деле. Более эффективный подход заключается в выявлении причины расхождения и фиксации соответствующей корректировки. В случае необходимости корректировки следует задокументировать ее цель и подтверждающую информацию.
Показательный пример: платеж поставщику в размере 250 долларов США отображается дважды после ручного ввода и импорта банковских данных. Подтверждение того, что выписка содержит только один платеж, дает основание для исправления дубликата. Добавление несвязанного дохода для компенсации разницы приведет к тому, что как записи о расходах, так и о доходах будут вводить в заблуждение.
Завершенные периоды
Корректировки следует вносить с учетом закрытых периодов, предыдущих корректировок бухгалтеров и поданных налоговых деклараций. Старая запись может быть частью более крупной корректировки на конец года, поэтому ее не следует удалять только потому, что ее описание незнакомо. Запись об изменениях помогает предприятию понять их влияние на предыдущие отчеты.
Если имеющаяся информация не позволяет установить правильный порядок действий, вопрос следует обсудить с владельцем или бухгалтером. Четкое объяснение непогашенной задолженности полезнее, чем необоснованная уверенность.
Сохраните предыдущий отчет о сверке и выписку, использованную для его составления. Если последующая корректировка изменит этот период, сохраните связь между исходной записью, корректировкой и обновленным балансом.
Проверьте также связанные счета. Перевод платежа между банковскими счетами может повлиять на две сверки, поэтому закрытие одного расхождения не гарантирует правильность другого счета.
Исправленные отчеты
Согласованный результат должен связывать исправленный счет с подтверждающей выпиской или графиком за рассматриваемый период. В зависимости от проблемы, он может включать в себя завершенные сверки, исправленные связи транзакций, обновленные отчеты и сводку оставшихся исключений. В рамках согласования также должно быть четко указано, рассматривается ли только один счет или несколько связанных счетов.
Если ошибка повторяется, следует также обратить внимание на рабочий процесс обработки транзакций. Последовательная обработка переводов, счетов и загруженных платежей помогает предотвратить возникновение новых проблем в фоновом режиме.
Исправление может затронуть не только тот счет, где проблема возникла изначально. Платеж, назначенный на неправильный банковский счет, может привести к завышению суммы на одном счете и занижению на другом. Paper Trail отслеживает связанные записи, поэтому исправление затрагивает все связанные записи, а последующий анализ объясняет доказательства, подтверждающие изменение.
