Кредиторская и дебиторская задолженность

Полезная запись содержит информацию о клиенте или поставщике, дате документа, сроке оплаты, сумме и номере ссылки. Последовательная информация помогает отличить новое обязательство от копии уже внесенного документа. Подтверждающий документ также предоставляет контекст в случае возникновения вопросов по поводу остатка на счете в дальнейшем.

В рабочем процессе должно быть определено, кто выставляет счета клиентам, кто вводит счета поставщиков и кто утверждает изменения. Запись может оставаться актуальной только в том случае, если все участники знают, куда следует помещать новые документы и обновления платежей.

Платеж от клиента должен уменьшать сумму выставленного счета. Платеж от поставщика должен уменьшать сумму соответствующего счета, если этот счет уже был учтен. Если платеж вводится отдельно без установления этой связи, первоначальная позиция может отображаться как неоплаченная, даже если деньги уже переместились.

Частичные платежи, депозиты, зачисления и переплаты требуют особого внимания. Их обработка зависит от заключенного соглашения и метода бухгалтерского учета, поэтому баланс не следует обнулять, не понимая, какая сумма остается к оплате.

Отчет о просроченной задолженности упорядочивает непогашенные суммы в зависимости от того, как долго они остаются непогашенными или просроченными, согласно настройкам отчета. Он помогает компании определить, где может потребоваться дальнейшее рассмотрение задолженности. Для того чтобы отчет был полезен, даты и условия оплаты должны быть точными.

Просроченная задолженность — это повод для расследования, а не автоматическое доказательство неплатежа со стороны клиента. Неиспользованный чек, отсутствующая кредитная запись или дубликат счета-фактуры могут создать аналогичное впечатление.

Показательный пример: клиент получает счет на 2000 долларов и оплачивает 1200 долларов. После корректного зачисления платежа в учете остается 800 долларов. Учет 1200 долларов как дохода, не связанного с основной деятельностью, может привести к тому, что в счете будет указана задолженность в размере 2000 долларов, что исказит данные о продажах.

Аналогичное внимание следует уделять и счетам поставщиков. Сверка платежей и проверка наличия кредитов дают владельцу более четкую основу для принятия решения о том, что действительно необходимо оплатить.

Ведение бухгалтерского учета может помочь в отслеживании платежей клиентам и планировании платежей поставщикам, но наличие таких записей не дает автоматически права переводить средства или связываться с клиентами. Любые обязанности по утверждению платежей, отправке счетов или взысканию задолженности должны быть четко оговорены.

Для разрешения спорных вопросов также необходимо мнение собственника. Возврат средств, списание или зачисление на счет должны отражать утвержденное деловое решение и соответствовать установленным правилам бухгалтерского учета. Удаление старого остатка просто потому, что это неудобно, может скрыть нерешенную коммерческую проблему.

Сохраняйте запись об утверждении счета-фактуры вместе с номером счета-фактуры и платежного поручения. В случае оспаривания счета-фактуры зафиксируйте спорную сумму и лицо, занимающееся урегулированием спора, вместо того, чтобы рассматривать его как утвержденный к оплате. Сверяйте подтверждения платежей с банковской выпиской, чтобы можно было различать авторизованный платеж, плановый платеж и подтвержденный платеж.

Перед проведением платежной операции отделите счета, утвержденные к оплате, от счетов, находящихся на удержании, запланированных автоматических списаний и кредитов, ожидающих применения. В протокол утверждения укажите номер счета, получателя платежа, сумму и срок оплаты. Тогда лицо, осуществляющее перечисление средств, сможет отличить предполагаемый платеж от непогашенной бухгалтерской записи.

Перед обновлением платежных инструкций подтвердите изменения банковских реквизитов поставщика через установленного контактного лица. ФБР рекомендует проверять изменения номеров счетов и процедур оплаты.Сохраните это подтверждение вместе с подтверждением оплаты.

Согласованный результат может включать обновленный список открытых счетов и квитанций, примененных платежей и кредитов, а также четко обозначенных исключений. Если дебиторская и кредиторская задолженность ведутся в бухгалтерской книге, эти списки следует проверять в соответствии с остатками на соответствующих счетах. Расхождения могут указывать на запись, выходящую за рамки обычного процесса обработки счетов или квитанций.

Для начала разговора полезно выяснить, в чем именно заключается основная трудность: в сборе платежей от клиентов, упорядочивании счетов поставщиков или понимании того, какие остатки являются реальными. В ходе общения на сайте вы можете описать эти потребности, не раскрывая личности клиентов и детали отдельных счетов.

Бухгалтерская запись может содержать информацию об исходной сумме счета или накладной, произведенных платежах, зарегистрированных кредитах и непогашенном остатке на отчетную дату. Ваша компания по-прежнему несет ответственность за авторизацию платежей и принятие решений по взысканию задолженности. Актуальная запись предоставляет лицу, принимающему эти решения, более четкую основу для проверки сроков оплаты и отслеживания непогашенных остатков.

Большой объем счетов-фактур клиентов и поставщиков требует согласованности ссылок, сопоставления платежей и упорядоченного списка исключений. Отчеты о просроченной задолженности помогают отличить задолженности, срок оплаты которых еще не истек, от тех, которые требуют внимания. В случаях, когда информацию о выставлении счетов или платежах предоставляют несколько человек, при передаче данных следует определить, кто подтверждает зачисления, урегулирует спорные остатки и санкционирует платежные или взыскательные действия.