회계 담당자 고용 전 준비해야 할 서류
사용하시는 회계 소프트웨어 이름, 사업 계정 목록, 최근 완료된 월별 내역, 그리고 해결하고자 하는 문제점을 준비해 주세요. 다가오는 세금, 자금 조달 또는 보고 마감일과 활용 가능한 기록도 함께 알려주세요. 상담 전에 직접 장부를 정리하실 필요는 없습니다.
기업 내에서 자금이 어떻게 흐르는지 설명하십시오.
판매하는 제품이나 서비스, 고객 결제 방식, 그리고 비용 처리에 사용하는 계정을 파악하십시오. 해당되는 경우 결제 처리 업체, 현금 판매, 고객 송장 발행, 재고 또는 대출 내역도 기록해 두세요. 계정의 개수도 중요하지만, 계정 간의 관계가 실제 복잡성을 설명하는 경우가 많습니다.
가장 신뢰할 수 있는 보고 기간을 확인하십시오.
최근 재무 보고서, 대조 기록 및 미완료된 월의 대략적인 수를 수집하십시오. 특정 월이 완료되었는지 확실하지 않은 경우 그렇게 명시하십시오. 중복 입력, 개인 지출 혼합, 영수증 누락 또는 설명할 수 없는 잔액과 같은 알려진 문제점을 목록으로 작성하십시오. 이러한 세부 정보는 수정 프로젝트와 지속적인 프로젝트를 구분하는 데 도움이 됩니다. 월별 회계.
결과를 선택하고 책임 소재를 명확히 하세요.
현재 필요한 것이 최신 기록, 수정된 보고서, 체계적인 세금 정보 전달 또는 정기적인 프로세스인지 결정하십시오. 중요한 마감일과 이미 세무 대리인이 업무를 진행하고 있는지 여부도 확인하십시오. 접근 권한을 부여하기 전에 범위, 기록 소유권, 문서 공유 및 변경 승인권자에 대해 합의하십시오. 명확한 시작점을 마련하면 회계 전문 지식이나 완벽하게 정리된 파일 없이도 비즈니스에 맞춰 서비스를 계획할 수 있습니다.
합의된 기간에 대한 문서 체크리스트부터 시작하세요.
검토 범위와 문서 공유 방식이 합의되면 검토 대상 계정 및 기간에 대한 기록을 수집합니다. 관련 없는 스크린샷보다는 전체 재무제표 사본이 훨씬 유용합니다. 누락된 문서를 파악하여 작업 계획 수립 시 이를 고려할 수 있도록 합니다.
- 해당 기간 동안 사용된 해지된 계좌를 포함한 은행 및 신용카드 명세서.
- 판매 및 결제 처리 보고서, 고객 송장 및 미결제 잔액.
- 공급업체 청구서, 영수증 및 지급 또는 입금 기록.
- 관련이 있는 경우 대출 명세서 및 관련 장비 구매 서류.
- 기존 재무 보고서 및 완료된 대조 기록.
- 세무 대리인의 요청 목록 또는 승인된 수정 항목(해당되는 경우).
이전 업체에서 완료한 작업을 보존하십시오.
다른 사람이 회계 장부를 관리했다면, 해당 담당자가 마지막으로 완료한 기간을 확인하고 원활한 인수인계를 진행하십시오. 보고서, 대조표 및 증빙된 조정 내역 사본을 보관하십시오. 귀사가 회계 파일을 관리하고 있으며, 소프트웨어에서 지원하는 사용자 권한으로 접근 권한을 부여할 수 있는지 확인하십시오.
서비스 제공업체 변경은 책임 소재를 명확히 할 기회이지, 신뢰할 수 있는 과거 기록을 폐기할 이유가 되어서는 안 됩니다. 이전 절차가 종료되는 시점과 새로운 절차가 시작되는 시점을 명확히 합의하여 중복 입력을 방지하십시오. 회계사가 이미 사용 중인 잔액이나 보고서에 영향을 미치는 과거 기록 수정 사항은 별도의 검토가 필요할 수 있습니다.
첫 번째 검토를 활용하여 현실적인 시작점을 설정하세요.
소유주는 모든 회계 용어를 알 필요는 없습니다. 설명되지 않은 잔액, 미완료 기간 또는 도착하지 않는 보고서에 대한 설명을 제공하면 검토를 시작하는 데 실질적인 출발점이 됩니다. 그러면 기존 기록을 통해 해당 작업이 부분적인 수정인지, 따라잡아야 할 프로젝트인지, 아니면 지속적인 월별 지원인지 판단할 수 있습니다.
초기 웹사이트 대화보다는 합의된 문서 채널을 통해 자세한 기록을 보관하십시오. 초기 범위는 소프트웨어 이름, 대략적인 계정 수, 소요 기간 및 원하는 결과만으로 논의할 수 있습니다. 이 정도면 프로세스가 확정되기 전에 계정 정보나 재무 문서를 공유하지 않고도 계획을 시작하기에 충분합니다.