재무 기록을 잃지 않고 연중에 회계 서비스 제공업체를 변경하는 방법

기업은 더 이상 요구 사항을 충족하지 못하는 회계 서비스 제공업체를 교체하기 위해 12월까지 기다릴 필요가 없습니다. 하지만 연중에 업체를 변경하는 경우 중요한 질문이 제기됩니다. 바로 숫자에 담긴 의미를 잃지 않고 업무를 어떻게 이관할 것인가 하는 문제입니다.

문제는 단순히 스프레드시트를 한 폴더에서 다른 폴더로 옮기는 것이 아닙니다. 진짜 어려운 점은 어떤 달의 데이터가 대조되었는지, 어떤 잔액이 증빙되었는지, 무엇이 미해결 상태로 남아 있는지, 그리고 누가 인수인계를 담당해야 하는지를 파악하는 것입니다.

기존 계약을 종료하기 전에 각 관련 금융 계좌의 상태를 확인하십시오. 가장 최근의 대조 날짜와 해당 기간의 대조 및 검토가 완료되었는지 여부를 확인하세요. 8월까지 대조가 완료된 은행 계좌는 8월 거래 내역은 입력되었지만 대조가 완료되지 않은 계좌와는 상태가 다릅니다.

완료된 기간에 대한 재무제표(손익계산서 및 대차대조표 포함, 해당 보고서가 계약에 포함된 경우)를 요청하십시오. 이러한 문서는 신규 공급업체에게 참고 자료를 제공하지만, 관련 증빙 서류 또한 중요합니다.

공급업체가 어느 기간이 완료되었는지 확정할 수 없는 경우, 해당 기간을 완료되었다고 표현해서는 안 됩니다. 새로운 공급업체는 해당 잔액을 출발점으로 삼기 전에 불확실성을 인지해야 합니다.

유용한 데이터 전송에는 회계 플랫폼 접근 권한, 관련 은행 및 신용카드 명세서, 대조 보고서, 거래 첨부 파일, 영수증, 송장, 그리고 미해결 질문 목록이 포함됩니다. 서비스 범위에 따라 기업은 미지급 고객 송장 및 공급업체 청구서 기록도 필요할 수 있습니다.

미국 국세청(IRS)은 사업 소득과 지출을 뒷받침하는 기록이 중요하다고 강조합니다. 이러한 원칙은 회계 담당자가 교체될 때 특히 중요한데, 거래를 입력했던 사람이 떠난 후에도 회계 파일은 계속 사용할 수 있어야 하기 때문입니다.

주요 예금이 어떻게 분류되었는지, 또는 계좌 잔액이 명세서와 다른 이유를 설명할 수 있는 사람이 없다면 손익계산서만 내보내는 것은 적절한 인수인계가 아닙니다.

회계 처리에는 거래 설명만으로는 명확하지 않은 맥락이 있는 경우가 많습니다. 계좌 간 이체는 누군가가 정확한 내역을 확인하기 전까지는 수입으로 보일 수 있습니다. 공급업체 대금 지급액이 여러 송장을 포함할 수도 있고, 예치금은 이전 기간의 거래와 관련될 수도 있습니다. 기존 업체에 미해결 분류, 누락된 영수증, 비정상적인 잔액, 승인 대기 중인 조정 사항 등이 포함된 예외 목록을 요청하십시오. 기존 업체에서 해당 목록을 제공할 수 없는 경우, 신규 업체는 장부가 정확하다고 묵인하기보다는 온보딩 과정에서 해당 목록을 작성해야 합니다.

목표는 비난의 긴 기록을 남기는 것이 아닙니다. 다음 사람이 이미 완료된 작업과 아직 주의가 필요한 작업을 파악할 수 있도록 하는 것입니다.

기업은 회계 플랫폼과 재무 기록에 대한 통제권을 유지해야 합니다. 사용자 역할을 검토하고, 이전이 안전한 경우에만 불필요한 자격 증명을 제거하며, 새로운 공급업체에게 합의된 업무에 적합한 접근 권한을 부여해야 합니다.

개인 은행 비밀번호를 이메일로 공유하거나 타인의 로그인 정보를 은행에 제공하지 마십시오. 은행과 소프트웨어에서 지원하는 경우 개별 접근 제어 기능을 활용하십시오. 별도의 명확한 계약이 없는 한, 결제 및 계좌 관리 승인 권한은 권한 있는 담당자에게만 부여하십시오.

서비스 제공업체를 변경하는 것은 자동 은행 계좌 연동, 문서 업로드 도구 및 보고 알림이 어떻게 연결되는지 확인하기에 좋은 기회입니다.

연중 변동 사항은 공급업체 간의 경계에서 종종 문제가 발생합니다. 한 업체는 다른 업체가 진행 중인 월의 정산을 처리해 줄 것이라고 생각하고, 새로운 공급업체는 확정된 개시 잔액을 기대합니다. 또한, 소유주는 양 업체 모두 전환 기간 동안 대금을 지급받았기 때문에 모든 것이 해결되었다고 생각합니다.

서면으로 마감일을 설정하십시오. 기존 서비스 제공업체는 지정된 날짜까지 거래를 처리하고, 신규 서비스 제공업체는 명확하게 명시된 다른 날짜부터 책임을 맡습니다. 새로운 서비스가 정상적으로 시작되기 전에 정리 작업이 필요한 경우, 이를 파악하고 견적을 제시해야 하며, 기존 작업에 슬쩍 끼워 넣어서는 안 됩니다.

전환 일정에는 첫 번째 새 보고서가 언제 제출될지, 그리고 담당자가 온보딩 과정에서 어떤 질문에 답변해야 하는지도 명시해야 합니다.

서비스 제공업체가 온보딩 요구 사항을 얼마나 잘 설명하는지는 이후 기록 관리 방식에 대한 중요한 지표가 됩니다. 시작에 필요한 정보는 무엇인지, 이전 대조 내역은 어떻게 확인하는지, 기존 파일이 불완전할 경우 어떻게 처리되는지 등을 문의하십시오.

Paper Trail은 정기적인 회계 관리를 제공합니다. 회계 수리 수정이 필요한 기록의 경우. 서비스 제공업체를 변경하는 기업은 다음과 같은 조치를 취할 수 있습니다. 견적을 요청하세요 현재 계좌 구조, 거래량 및 이체 조건을 기반으로 합니다. 목표는 재무 기록의 깔끔한 연속성을 유지하는 것이지, 두 번째 회계 문제를 야기하는 성급한 변경을 하는 것이 아닙니다.