펜실베이니아 회계

장부를 뒷받침하는 기록을 보관합니다.

펜실베이니아 판매세 및 사용세 규정 61 Pa. Code의 급여 섹션 4.2는 판매자와 사용자가 과세 및 비과세 거래 기록을 보관하도록 요구합니다. 별도의 사업을 하는 사람은 각 사업에 대해 별도의 장부와 기록을 유지해야 합니다. 이 규정은 소매업자와 건설업자를 겸하는 사람이 소매 사업과 건설 사업에 대해 별도의 기록과 계정을 유지해야 하는 예를 제시합니다. 출처: https://www.law.cornell.edu/regulations/pennsylvania/61-Pa-Code-SS-34-2

감사 시 또는 국세청이 요청하는 경우, 판매자 또는 사용자는 국세청이 요청하는 요약 및 일정표와 함께 기록을 체계적으로 제출해야 하며, 감사 또는 조사를 위한 적절한 시설을 제공해야 합니다. 출처: https://www.law.cornell.edu/regulations/pennsylvania/61-Pa-Code-SS-34-2

주정부 세금이 회계 장부에 미치는 영향

필라델피아를 비롯한 펜실베이니아주의 많은 지자체에서는 근로소득세를 부과하며, 필라델피아의 경우 사업소득세 및 매출세도 부과합니다. 지방세 납부 대상인 고용주와 사업체는 사업장별, 그리고 관할 지자체별로 임금 및 매출 기록을 보관하여 세금 신고서를 제출해야 합니다. 과세 범위는 업무 수행 또는 사업 활동이 이루어지는 지자체에 따라 달라집니다.

고용주는 지방 소득세 원천징수를 위해 수집한 직원 거주지 및 직장 정보를 사용하여 각 직원에 대한 정확한 지방 원천징수액을 설정하고, 해당 문서를 급여 기록과 함께 보관합니다.

급여 기록 및 고용주 보고

고용주는 분기별로 실업급여세 및 임금 보고서를 노동산업부 산하 실업급여국에 제출합니다.

소득, 구매 및 증빙 서류

이 주(州)의 기록 유지 관련 조항에 있는 별도 장부 규칙은 주(州)별로 다릅니다. 과세 대상 소매업과 건설 계약업과 같은 다른 사업 분야를 모두 운영하는 사업체는 각 사업에 대해 별도의 기록과 계정을 유지해야 하므로, 매출채권, 공사비, 자재 구매 내역을 세금 목적상 하나의 구분되지 않은 장부에 통합할 수 없습니다. 출처: https://www.law.cornell.edu/regulations/pennsylvania/61-Pa-Code-SS-34-2

기록 보관 기간은 얼마나 되나요?

판매세 및 사용세법 또는 펜실베이니아주 법전 61조 급여 섹션 4.2에 따라 요구되는 기록은 해당 기록이 관련된 역년 말일부터 최소 3년 동안 보관해야 합니다. 출처: https://www.law.cornell.edu/regulations/pennsylvania/61-Pa-Code-SS-34-2

펜실베이니아주 내 사업장에서 발생한 판매에 대한 판매세 및 사용세 기록은 판매자가 판매세국장의 서면 승인을 받아 반출하지 않는 한 펜실베이니아주 내에 보관해야 합니다. 해당 승인은 30일 전에 서면으로 통지하면 취소될 수 있습니다. 펜실베이니아주 외 사업장에서 발생한 판매에 대한 기록은 판매 장소 또는 판매자의 본사 등 펜실베이니아주 내에 보관할 수 있습니다. 출처: https://www.law.cornell.edu/regulations/pennsylvania/61-Pa-Code-SS-34-2

업계에서 추가 기록이 필요할 때

펜실베이니아주의 건설 계약업자는 일반적으로 자신이 설치하는 자재와 용품의 소비자이며 해당 자재에 대해 세금을 납부해야 합니다. 또한 경우에 따라 과세 대상 소매 판매를 하는 경우도 있습니다. 기록 유지 부분에 언급된, 소매업자이면서 동시에 계약업자인 경우에 적용되는 별도 기록 규칙은 회계상의 결과입니다. 출처: https://www.law.cornell.edu/regulations/pennsylvania/61-Pa-Code-SS-34-2

호텔 및 기타 숙박 시설 제공업체는 해당되는 경우 판매세 외에도 주정부 호텔 숙박세를 징수하며, 이를 위해서는 숙박별 객실 수익 및 면세 기록을 제출해야 합니다.

회계 실무

다음 사례들은 기업이 기록을 정리하는 방법을 보여주는 예시입니다. 이는 단지 예시일 뿐이며, 특정 기업의 세무 처리 방식을 결정하는 것은 아닙니다.

피츠버그에 있는 한 업체는 소매로 철물을 판매하고 설치 계약도 체결합니다. 이 업체는 소매 판매 및 세금이 징수된 기록과 계약 작업 및 자재 구매 송장이 포함된 기록, 이렇게 두 가지 종류의 매출 및 작업 기록을 보유하고 있으며, 두 기록 모두 해당 연도 말일부터 최소 3년 동안 펜실베이니아 주에 보관합니다.

필라델피아의 고용주는 각 직원에 대해 지방세 거주지 및 직장 정보, 급여 지급 기간별 주정부 원천징수 기록, 분기별 실업급여 지급 내역을 하나의 급여 파일에 보관하여 동일 분기의 주정부, 지방세 및 실업급여 신고 내역을 대조할 수 있도록 합니다.

각 사업 활동별로 별도의 장부를 사용하세요.

펜실베이니아주에서 소매점을 운영하고 건설 계약을 체결하는 회사는 모든 수입과 자재 비용을 하나의 범주로 통합해서는 안 됩니다. 재판매 상품과 프로젝트에 사용된 자재를 구분하는 것은 세금 관련 증빙 자료를 마련하는 데 중요할 수 있습니다.

이는 회계 처리 방식의 차이일 뿐, 펜실베이니아주의 모든 사업체가 동일한 세금 또는 신고 규정을 적용받는다는 주장은 아닙니다. 적용되는 처리 방식은 실제 거래와 사업 활동에 따라 달라집니다. 회계 담당자의 책임은 거래 증빙 자료를 보존하고 금액을 일관되게 분류하는 것입니다. 세금 관련 분쟁이나 신고 처리 방식에 대한 판단은 별개의 전문적인 판단 사항입니다.

펜실베이니아 기업을 위한 실용적인 월간 검토 보고서

은행 계좌 이체 내역이 아닌 원본 자료부터 시작하십시오. 고객 송장, 매출 보고서, 급여 대장, 공급업체 청구서 또는 계약서 등을 통해 발생한 상황을 파악할 수 있습니다. 해당 자료를 입금 또는 지급 내역과 대조하고, 차이점을 조사한 후 명확한 설명과 함께 조정 내역을 기록하십시오. 주정부 세금 보고서나 급여 보고서가 필요한 경우, 원장과 해당 보고서에 포함된 금액을 별도로 대조하여 관리하십시오. 이렇게 하면 사업주는 사업 소득과 징수된 세금, 직원 원천징수액 또는 기타 부채를 혼동하지 않고 영업 실적을 비교할 수 있습니다.

세무 전문가에게 기록을 제출하려는 사업주에게 유용한 자료는 기간별 요약, 해당되는 경우 제출된 세금 보고서 사본, 주요 조정 사항을 뒷받침하는 거래 내역, 그리고 해결되지 않은 질문 목록입니다. 대조된 은행 계좌는 이러한 자료의 일부일 뿐입니다. 기록의 질은 검토자가 중요한 수치의 출처를 추적할 수 있는지 여부에 달려 있습니다.

무엇을 항상 준비해 두어야 할까요?

송장, 영수증, 은행 및 카드 명세서, 급여 보고서, 계정 조정 내역, 그리고 사업과 관련된 모든 면제 또는 특별 프로그램 관련 서류를 체계적으로 보관하십시오. 모든 기록에 대해 하나의 기한을 적용하는 것이 아니라, 각 항목에 적용되는 법률이나 프로그램을 명시한 보존 일정을 수립해야 합니다. 진행 중인 감사, 청구 또는 분쟁과 관련된 문서는 해당 사안이 해결될 때까지 보관하고, 폐기 결정은 현행 규정에 부합하는지 확인해야 합니다.

Paper Trail은 회계 정리, 분류 및 대조 작업을 담당합니다. 세금 신고 관련 사항, 법률 해석 및 특수 급여 분류는 해당 분야의 자격을 갖춘 전문가의 검토를 받아야 합니다.