하와이 회계

장부를 뒷받침하는 기록을 보관합니다.

하와이에는 세법과 별도로 모든 개인 사업체에 적용되는 단일 일반 회계 규정이 없습니다. 실질적인 의무는 일반 소비세 및 사용세법, 소득세법, 임금법에 따라 부과됩니다. 일반 소비세 목적상, 사업체는 총매출액 및 총소득 기록, 면제 신청 증빙 서류, 기타 장부, 회계 기록 및 송장을 영어로 작성하여 최소 3년 동안 하와이 주 내에 보관해야 합니다. 출처: 하와이 주 세무국, 일반 소비세 소개 https://files.hawaii.gov/tax/legal/brochures/GE_brochure-23.pdf

기업은 세무당국이 세무조사 시 여러 세금 유형에 걸친 기록을 검토할 수 있기 때문에 모든 세금 유형에 대한 총계정원장, 은행 계정 조정표 및 증빙 서류를 한곳에 보관합니다.

주정부 세금이 회계 장부에 미치는 영향

하와이에는 전통적인 소매 판매세가 없습니다. 대신, 주 내에서 사업을 영위할 수 있는 특권에 대한 대가로 일반 소비세(GET)가 부과됩니다. GET는 소매 판매, 서비스, 계약, 임대 및 수수료 등 광범위한 분야에 적용되며, 대부분의 주에서처럼 소비자에게 직접 부과되는 판매세가 아니라 사업체에 부과되는 세금입니다. 다만, 사업체들은 일반적으로 이 비용을 소비자에게 전가하는 경우가 많습니다. 기본 세율은 4%이며, 호놀룰루를 비롯한 일부 카운티에서는 카운티 추가 세율이 적용됩니다. (출처: 기록 관리 섹션에 링크된 하와이 주 세무국 안내 책자)

하와이에는 GET(총소득세)가 납부되지 않은 주 내 사용을 위한 유형 개인 재산 수입에 대한 사용세, 단기 숙박에 대한 숙박세, 주 개인 및 법인 소득세, 그리고 임금에 대한 고용주 원천징수세가 있습니다. 각 세금마다 별도의 신고서와 부속 서류가 필요하므로, 회계 장부에는 총소득을 활동별로, 그리고 카운티별 추가 부담금이 적용되는 경우 카운티별로 구분하여 기록해야 합니다. 주정부 세무국은 면제 또는 공제를 신청하는 경우 정기 및 연간 GET 신고서와 함께 작성된 Schedule GE(총소득세 부속 서류)를 요구하며, 신고서에 카운티별 배분 내역을 기재해야 합니다.

급여 기록 및 고용주 보고

신규 채용 보고. 고용주는 아동 양육비 집행국(Child Support Enforcement Agency)에서 관리하는 주 신규 채용 명부에 신규 채용자를 보고해야 합니다. 해당 기관에서 설명하는 연방 및 주 차원의 체계에 따라 고용주는 채용일로부터 최대 20일 이내에 직원 이름, 주소, 사회보장번호와 고용주 이름, 주소, 연방 사업자 등록 번호를 보고해야 합니다. 출처: 하와이 법무장관실, 아동 양육비 집행국 http://ag.hawaii.gov/csea/locate/

실업 보험. 하와이 고용 보장법에 따라 책임이 있는 고용주는 분기별 임금 보고서를 제출하고 노동산업관계부 실업 보험국에 보험료를 납부해야 합니다. 따라서 회계 담당자는 분기별로 직원별 임금을 추적하고 해당 연도의 주정부 과세 대상 임금액을 기록해야 합니다.

소득, 구매 및 증빙 서류

고객별, 섬 또는 카운티별로 미수금 기록을 보관하십시오. 카운티별 GET 배분 방식이 세금 신고서에 영향을 미치기 때문입니다. 또한 구매 목적이 재판매인지, 사용세가 부과되는 사업용인지, 또는 과세 대상 서비스인지 여부를 보여주는 지급금 기록도 보관하십시오.

업계에서 추가 기록이 필요할 때

단기 숙박 및 단기 임대. 단기 숙박세 납세 대상 사업자는 동일한 임대 소득에 대한 GET(일반 숙박세) 기록 외에도 세금 납부를 위한 예약, 요금 및 숙박 기록을 보관해야 합니다. 회계 장부에는 과세 대상 숙박과 다른 방식으로 처리될 수 있는 장기 숙박을 구분하여 기록해야 합니다.

하와이에서는 건설 계약에 대해 도매 또는 소매 세율로 과세하며, 계약자는 계약 금액, 자재비, 그리고 허용되는 경우 공제 또는 세액 공제를 신청할 수 있는 하도급 비용을 증명하는 서류를 제출해야 합니다. 특히, 면허를 소지한 하도급업체에 대한 지급 내역 증빙은 매우 중요하며, 증빙 자료가 없는 금액은 전액 과세될 수 있습니다.

회계 실무

다음 사례들은 기업이 기록을 정리하는 방법을 보여주는 예시입니다. 이는 단지 예시일 뿐이며, 특정 기업의 세무 처리 방식을 결정하는 것은 아닙니다.

호놀룰루의 한 청소 회사는 월별 서비스 요금을 청구합니다. 이 회사는 고객별 및 카운티별로 총수입을 기록하고, 정기적으로 GET(일반 소득세) 신고서를 제출하며, 송장과 면제 증명서를 3년 이상 보관하고, 연간 신고서에 청구한 각 공제 항목을 설명하는 Schedule GE 파일을 보관합니다.

소규모 소매업체가 점원을 고용했습니다. 소매업체는 신규 채용 사실을 20일 이내에 보고하고, 채용 시 급여 지급 통지서를 서면으로 제공하며, 매 급여 지급일마다 총 급여, 각 공제액, 실수령액을 보여주는 급여 명세서를 제공하고, 해당 급여 명세서 사본을 6년간 보관합니다.

총 사업 소득에 대한 일반 소비세

하와이는 모든 주에서 소매 판매에 동일한 방식으로 세금을 부과한다고 가정해서는 안 되는 이유를 보여주는 강력한 사례입니다. 일반 소비세의 경우 활동별 총수입이 중요하며, 제외 또는 면제에 대한 증빙 서류는 해당 거래를 근거로 첨부되어 있어야 합니다.

이는 회계 처리 방식의 차이일 뿐, 하와이의 모든 사업체가 동일한 세금 또는 신고 규정을 적용받는다는 주장은 아닙니다. 적용되는 세무 처리는 실제 거래와 사업 활동에 따라 달라집니다. 회계 담당자의 책임은 거래 증빙 자료를 보존하고 금액을 일관되게 분류하는 것입니다. 세무 관련 분쟁이나 신고 처리 방식에 대한 판단은 별개의 전문적인 판단 사항입니다.

하와이 기업을 위한 실용적인 월간 검토 보고서

은행 계좌 이체 내역이 아닌 원본 자료부터 시작하십시오. 고객 송장, 매출 보고서, 급여 대장, 공급업체 청구서 또는 계약서 등을 통해 발생한 상황을 파악할 수 있습니다. 해당 자료를 입금 또는 지급 내역과 대조하고, 차이점을 조사한 후 명확한 설명과 함께 조정 내역을 기록하십시오. 주정부 세금 보고서나 급여 보고서가 필요한 경우, 원장과 해당 보고서에 포함된 금액을 별도로 대조하여 관리하십시오. 이렇게 하면 사업주는 사업 소득과 징수된 세금, 직원 원천징수액 또는 기타 부채를 혼동하지 않고 영업 실적을 비교할 수 있습니다.

세무 전문가에게 기록을 제출하려는 사업주에게 유용한 자료는 기간별 요약, 해당되는 경우 제출된 세금 보고서 사본, 주요 조정 사항을 뒷받침하는 거래 내역, 그리고 해결되지 않은 질문 목록입니다. 대조된 은행 계좌는 이러한 자료의 일부일 뿐입니다. 기록의 질은 검토자가 중요한 수치의 출처를 추적할 수 있는지 여부에 달려 있습니다.

무엇을 항상 준비해 두어야 할까요?

송장, 영수증, 은행 및 카드 명세서, 급여 보고서, 계정 조정 내역, 그리고 사업과 관련된 모든 면제 또는 특별 프로그램 관련 서류를 체계적으로 보관하십시오. 모든 기록에 대해 하나의 기한을 적용하는 것이 아니라, 각 항목에 적용되는 법률이나 프로그램을 명시한 보존 일정을 수립해야 합니다. 진행 중인 감사, 청구 또는 분쟁과 관련된 문서는 해당 사안이 해결될 때까지 보관하고, 폐기 결정은 현행 규정에 부합하는지 확인해야 합니다.

Paper Trail은 회계 정리, 분류 및 대조 작업을 담당합니다. 세금 신고 관련 사항, 법률 해석 및 특수 급여 분류는 해당 분야의 자격을 갖춘 전문가의 검토를 받아야 합니다.