캘리포니아 회계

장부를 뒷받침하는 기록을 보관합니다.

캘리포니아 주 고용주는 고용개발부(EDD)에 고용주 급여세 계정을 등록하고, 임금 및 원천징수액을 보고하고, 실업 보험 및 직업 훈련세를 납부하고, 해당되는 경우 주 장애 보험 및 개인 소득세를 원천징수 및 납부하고, 신규 직원 및 특정 경우에는 독립 계약자를 보고해야 합니다. 출처: EDD, 고용주로 등록해야 하나요? https://edd.ca.gov/en/payroll_taxes/Am_I_Required_to_Register_as_an_Employer/

주정부 세금이 회계 장부에 미치는 영향

캘리포니아 주에는 CDTFA(캘리포니아 주 세무국)에서 관리하는 판매세와 사용세, FTB(캘리포니아 주 세무국)에서 관리하는 개인 소득세, 법인 프랜차이즈세 및 법인 소득세, 그리고 EDD(캘리포니아 주 고용개발국)에서 관리하는 고용주 급여세(실업 보험, 직업 훈련세, 주 장애 보험, 개인 소득세 원천징수)가 있습니다. 지역 판매세와 사용세는 지역별로 세율이 추가되므로 판매 기록에는 판매 또는 배송 장소가 필요합니다.

캘리포니아 주에는 CDTFA 및 기타 기관에서 관리하는 특정 산업에 대한 세금 및 수수료가 있으며, 여기에는 대마초세, 연료세, 주류 및 담배세, 유해 폐기물 및 기타 수수료 프로그램이 포함됩니다. 이러한 세금 및 수수료는 해당 프로그램에 참여하는 사업체에만 적용됩니다.

급여 기록 및 고용주 보고

캘리포니아 고용주는 신규 채용 직원을 고용 개시일(임금 지급을 위한 서비스 제공이 시작된 첫날)로부터 20일 이내에 신규 직원 등록부에 등록해야 합니다. 60일 이상 연속으로 퇴사한 후 재고용하는 경우에도 20일 이내에 등록해야 합니다. e Services for Business를 통해 전자적으로 보고하는 고용주는 12일 이상 16일 이하의 간격으로 매달 두 번 보고서를 제출해야 합니다. 고용주가 제공해야 하는 정보에는 EDD 8자리 고용주 급여세 계좌 번호, 연방 고용주 식별 번호(FEIN), 사업체명 및 주소, 연락처 정보가 포함됩니다. 직원이 제공해야 하는 정보에는 이름, 사회보장번호(SSN), 집 주소, 입사일이 포함됩니다. 출처: EDD, 캘리포니아 신규 직원 등록부 https://edd.ca.gov/en/payroll_taxes/new_hire_reporting

캘리포니아 고용주는 또한 특정 경우에 한해 독립 계약자를 고용한 날로부터 20일 이내에 독립 계약자 보고서(양식 DE 542)를 사용하여 보고해야 합니다. 이 보고서는 사업체가 연방 양식 1099-NEC 또는 1099-MISC를 제출해야 하는 경우, 즉 서비스 제공, 지급 또는 계약 금액이 600달러 이상이고 계약자가 개인, 개인 사업자 또는 1인 유한 책임 회사인 경우에 적용됩니다. 출처: EDD, 신규 고용주 자료 https://edd.ca.gov/en/Payroll_Taxes/Helpful_Resources_New_Employer

기록 보관 기간은 얼마나 되나요?

FTB 기록 유지 규정에 따라 통합 보고를 하는 납세자의 경우, 해당 연도의 기록은 법인세 또는 소득세가 조정 대상인 기간 중 더 긴 기간 동안 보관해야 하며, 신고서 제출 기한 또는 연장된 기한으로부터 8년을 초과할 수 없습니다. 또한, 이의 제기, 항소 또는 환급 소송이 계류 중인 기간도 보관해야 합니다. 분쟁이 없는 사안에 대해서는 8년 이상 기록을 보관할 필요가 없습니다. 출처: FTB, Waters Edge Manual, 19장 https://www.ftb.ca.gov/tax-pros/procedures/waters-edge-manual/chapter-19.pdf 이 8년 규칙은 통합 보고 맥락에서만 언급된 것이며, 캘리포니아의 모든 사업체에 적용되는 일반적인 규칙은 아닙니다.

업계에서 추가 기록이 필요할 때

상업용 대마초는 캘리포니아의 가장 명확한 사례로, 7년 기록 보존 규정 외에도 추적 및 관리 재고 기록과 캘리포니아 대마초 조세법(CDTFA)에 따른 대마초 세금 기록이 적용됩니다. 이러한 의무는 허가받은 대마초 사업체에만 적용됩니다.

캘리포니아의 건설 고용주는 공공 사업 프로젝트에 대한 인증된 급여 지급 의무를 가지며, 최저임금법에 따라 해당 프로젝트에 대한 급여 기록을 보관하고 제출해야 합니다. 이러한 의무는 모든 건설 공사에 적용되는 것이 아니라 공공 사업 계약업체 및 하도급업체에 적용됩니다.

회계 실무

다음 사례들은 기업이 기록을 정리하는 방법을 보여주는 예시입니다. 이는 단지 예시일 뿐이며, 특정 기업의 세무 처리 방식을 결정하는 것은 아닙니다.

캘리포니아의 한 소매업체가 재판매 목적으로 상품을 판매합니다. 구매자로부터 재판매 증명서를 발급받아 판매 송장과 함께 보관하고, 감사관이 면세 판매를 추적할 수 있도록 판매 장부, 계산대 영수증, 구매 송장을 보존 조항에 설명된 4년의 판매세 기록 기간 동안 함께 보관합니다.

샌디에이고의 한 카페가 바리스타를 고용하고, 연간 800달러 상당의 수리 작업을 하는 개인 업자에게도 작업을 맡겼습니다. 이 경우 1099 양식이 필요합니다. 카페는 바리스타 고용 사실을 첫 근무일로부터 20일 이내에 신규 직원 등록부에 보고하고, 수리업자 고용 사실은 고용개발국(EDD)의 급여 관련 규정에 따라 20일 이내에 DE 542 양식을 사용하여 보고해야 합니다.

지역 판매세 및 고용 보고

캘리포니아 소매업체는 여러 건의 과세 대상 매출, 환불 및 처리 수수료를 포함하는 순 카드 입금을 한 번에 받을 수 있습니다. 장부에는 은행 입금을 매출로 처리하는 대신 총 거래액과 관할 지역 정보를 기록해야 합니다. 급여 조정에는 임금 보고서, 지급액 및 급여 부채를 연결하는 별도의 파일이 필요합니다.

이는 회계 처리 방식의 차이일 뿐, 캘리포니아의 모든 사업체가 동일한 세금 또는 신고 규정을 적용받는다는 주장은 아닙니다. 적용되는 처리 방식은 실제 거래와 사업 활동에 따라 달라집니다. 회계 담당자의 책임은 거래 증빙 자료를 보존하고 금액을 일관되게 분류하는 것입니다. 세금 관련 분쟁이나 신고 처리 방식에 대한 판단은 별개의 전문적인 판단 사항입니다.

캘리포니아 기업을 위한 실용적인 월간 검토 보고서

은행 계좌 이체 내역이 아닌 원본 자료부터 시작하십시오. 고객 송장, 매출 보고서, 급여 대장, 공급업체 청구서 또는 계약서 등을 통해 발생한 상황을 파악할 수 있습니다. 해당 자료를 입금 또는 지급 내역과 대조하고, 차이점을 조사한 후 명확한 설명과 함께 조정 내역을 기록하십시오. 주정부 세금 보고서나 급여 보고서가 필요한 경우, 원장과 해당 보고서에 포함된 금액을 별도로 대조하여 관리하십시오. 이렇게 하면 사업주는 사업 소득과 징수된 세금, 직원 원천징수액 또는 기타 부채를 혼동하지 않고 영업 실적을 비교할 수 있습니다.

세무 전문가에게 기록을 제출하려는 사업주에게 유용한 자료는 기간별 요약, 해당되는 경우 제출된 세금 보고서 사본, 주요 조정 사항을 뒷받침하는 거래 내역, 그리고 해결되지 않은 질문 목록입니다. 대조된 은행 계좌는 이러한 자료의 일부일 뿐입니다. 기록의 질은 검토자가 중요한 수치의 출처를 추적할 수 있는지 여부에 달려 있습니다.

무엇을 항상 준비해 두어야 할까요?

송장, 영수증, 은행 및 카드 명세서, 급여 보고서, 계정 조정 내역, 그리고 사업과 관련된 모든 면제 또는 특별 프로그램 관련 서류를 체계적으로 보관하십시오. 모든 기록에 대해 하나의 기한을 적용하는 것이 아니라, 각 항목에 적용되는 법률이나 프로그램을 명시한 보존 일정을 수립해야 합니다. 진행 중인 감사, 청구 또는 분쟁과 관련된 문서는 해당 사안이 해결될 때까지 보관하고, 폐기 결정은 현행 규정에 부합하는지 확인해야 합니다.

Paper Trail은 회계 정리, 분류 및 대조 작업을 담당합니다. 세금 신고 관련 사항, 법률 해석 및 특수 급여 분류는 해당 분야의 자격을 갖춘 전문가의 검토를 받아야 합니다.