회계 업무 아웃소싱 vs. 사내 회계 담당자 첫 채용

사업 규모가 커져 비공식적인 스프레드시트 사용이나 간헐적인 회계 지원으로는 더 이상 감당할 수 없게 되면, 사업주는 종종 인력 운영에 대한 결정을 내려야 합니다. 회사 최초로 전담 회계 담당자를 고용해야 할까요, 아니면 외부 회계 서비스 제공업체에 맡겨야 할까요?

이 선택은 단순히 월별 가격과 급여를 비교하는 것 이상의 의미를 지닙니다. 누가 회계를 담당할지, 회사가 업무를 어떻게 감독할지, 담당자가 부재중일 때는 어떻게 할지, 그리고 회사가 성장함에 따라 재무 기록에 대한 접근성을 어떻게 유지할지 등을 결정짓는 중요한 문제입니다.

먼저 실제로 완료해야 할 업무를 파악하십시오. 거래 분류, 계정 조정, 수입 및 지출 추적, 매입 및 매출 채권 기록, 재무제표 작성은 각각 다른 책임 사항입니다. 일부 회사는 정기적인 송장 발행, 대금 지급 독촉 또는 재무 분석도 필요로 합니다.

업무 설명서 또는 서비스 제안서에는 어떤 업무가 포함되는지, 업무 수행 빈도, 기업에서 제공해야 하는 정보, 보고서 제출 기한 등을 명시해야 합니다. 예를 들어, 한 계약에는 주간 대조 작업이 포함되고 다른 계약에는 월말 검토만 포함된다면, 이는 동등한 계약이 아닙니다.

기업은 회계 업무와 전문적인 세무 또는 법률 지식이 필요한 서비스를 분리해야 합니다. 정확한 장부를 유지하는 사람이 자동으로 회사의 세무 대리인, 감사인 또는 전략 재무 책임자가 되는 것은 아닙니다.

회계 업무가 일상 업무에 밀접하게 연관되어 있을 경우 직원을 고용하는 것이 매력적인 선택이 될 수 있습니다. 직원은 즉각적인 내부 문의에 대응하고, 부서 간 서류 작업을 조율하며, 청구서 및 거래 발생 시 관리자와 직접 협력할 수 있습니다.

그러한 가용성에는 관리 책임이 따릅니다. 고용주는 직무를 정의하고, 품질을 감독하고, 결근 시 업무를 대신하고, 안전한 접근 권한을 유지하고, 직원이 퇴사할 경우 업무 연속성을 위한 계획을 세워야 합니다. 직무 및 고용 형태에 따라 급여 관련 세금, 직원 복리후생, 채용 비용 및 교육 또한 고려해야 할 사항입니다.

미국 국세청(IRS)은 근로자 분류는 행동 통제, 재정 통제 및 관계 유형을 포함한 실제 관계에 따라 달라진다고 설명합니다. 사업체는 누군가를 독립 계약자라고 부른다고 해서 그 분류가 정확하다고 가정해서는 안 됩니다.

아웃소싱 회계 서비스 제공업체는 일반적으로 정규직 직원을 고용하는 대신 특정 서비스를 제공합니다. 이러한 방식을 통해 사업주는 사무실에 상주할 직원을 고용하지 않고도 정기적인 회계 서비스를 받을 수 있습니다. 또한 서비스 계약 내용이 명확할 경우, 체계적인 업무 인수인계와 문서화된 정기 업무를 제공받을 수 있습니다.

하지만 아웃소싱을 한다고 해서 정확한 정보를 제공하고, 거래 관련 질문에 답변하고, 보고서를 검토해야 하는 소유주의 책임이 사라지는 것은 아닙니다. 회사는 여전히 의사 결정을 승인하고, 누락된 영수증을 제공하고, 비정상적인 활동을 설명할 권한을 가진 사람이 필요합니다.

서비스 제공업체의 서비스 범위는 중요합니다. 계약이 모든 금융 계좌를 포함하는지, 아니면 특정 계좌만 포함하는지 확인해야 합니다. 월별 거래 한도가 있는지, 분류되지 않은 거래는 어떻게 조사하는지, 기록이 몇 달씩 지연될 경우 어떻게 되는지, 서비스에 송장 발행이나 청구서 관리 기능이 포함되어 있는지, 아니면 별도로 견적을 받아야 하는지 등을 고려해야 합니다.

이러한 질문들은 기업이 제공업체가 수행하기로 동의하지 않은 작업이 포함되어 있다고 가정하고 라벨만 보고 패키지를 구매하는 것을 방지합니다.

회계 관리 관계는 절대로 한 사람의 기억에만 의존해서는 안 됩니다. 기업은 회계 소프트웨어, 은행 기록, 송장, 증빙 서류 및 보고서 내역에 대한 명확한 소유권을 확보해야 합니다. 또한 회계 담당자나 직원이 변경될 경우 접근 권한을 어떻게 이전할 수 있는지에 대한 명확한 이해가 필요합니다.

조정된 기간과 미해결 질문에 대한 명확한 기록은 다음 달 업무를 수월하게 해줍니다. 관계가 종료될 경우, 회사는 어떤 기록을 받게 될지, 어떤 부분이 미완료 상태인지, 그리고 어떤 승인이 아직 필요한지 파악해야 합니다.

미국 국세청(IRS)은 사업체가 세금 신고서에 보고한 금액을 뒷받침하는 기록을 보유해야 한다고 규정하고 있습니다. 이러한 지속적인 기록 관리 의무는 직원이 관리했든 외부 업체가 관리했든 관계없이 사업체에 있습니다.

최적의 선택은 회사의 거래 활동, 계좌 수, 내부 인력, 일상적인 질문의 긴급성, 그리고 직원 관리 역량에 따라 달라집니다. 어떤 조직은 내부 재무 담당자와 외부 회계 담당자가 모두 필요할 수 있습니다. 반면, 명확하게 정의된 정기적인 아웃소싱 서비스만으로도 충분한 조직도 있습니다.

Paper Trail은 다음과 같은 혜택을 제공합니다. 월별 장부 정리, 주간 장부 정리, 그리고 회계 수리잠재 고객은 다음과 같은 일을 할 수 있습니다. 견적을 요청하세요 기업의 실제 필요성에 따라 계정, 활동 및 보고 빈도를 고려해야 합니다. 유용한 질문은 어떤 모델이 더 전문적으로 들리느냐가 아니라, 어떤 방식이 명확한 책임 소재를 가진 신뢰할 수 있는 기록을 제공하고 기업 운영에 최소한의 지장을 주느냐입니다.