현금 결제 내역을 다른 판매 내역과 함께 기록하세요.
고객 현금 수령 시에는 영수증과 판매 또는 송장을 연결할 수 있도록 충분한 세부 정보를 기록해야 합니다. 현금을 즉시 입금하지 않더라도 현금 수령 기록을 보관하십시오. 현금을 나중에 입금하는 것은 일반적으로 이미 기록된 금액의 이동일 뿐, 두 번째 판매로 간주되지 않습니다.
추적 가능한 영수증 기록을 생성하세요
날짜, 금액, 용도 및 송장 또는 영수증 참조 번호를 포함하십시오. 일관된 영수증 번호 체계 또는 매출 기록 시스템을 사용하십시오. 고객이 송장 금액의 일부를 지불한 경우, 해당 금액을 송장에 반영하고 나머지 잔액을 표시하십시오. 개인 현금과 사업 관련 영수증을 분리하여 보관하십시오.
입금 전 상황을 추적하세요
어떤 사업체가 현금 300달러를 받고 그중 40달러를 사업상 구매에 사용한 후 260달러를 예금했다고 가정해 보겠습니다. 이 경우, 회계 장부에는 수령한 300달러, 지출한 40달러, 그리고 예금한 260달러에 대한 설명이 포함되어야 합니다. 예금만 기록하면 매출 활동과 비용의 일부가 누락될 수 있습니다. 이 예시에서는 다른 조정 사항은 없다고 가정합니다.
현금과 은행 계좌를 대조하세요
기록된 현금 잔액과 실제 현금 수량을 비교하고 차이점을 조사하십시오. 현금 지출에 대한 영수증을 사용하고 승인된 현금 이동을 기록하십시오. 입금 내역을 해당 영수증 묶음과 대조하여 중복 입금을 방지하십시오. 국세청(IRS)은 일일 현금 수령 기록 및 증빙 서류를 기록 관리 시스템의 일부로 설명합니다. 페이퍼 트레일(Paper Trail)은 판매부터 수령, 입금까지의 현금 흐름을 체계적으로 정리하여 현금 활동을 더 쉽게 확인할 수 있도록 도와줍니다.