잘못된 잔액의 원인이 된 거래를 추적하세요
가장 최근에 정확하게 일치했던 기간부터 시작하여 차이가 처음 나타나는 기간까지 순차적으로 확인하십시오. 명세서 내역과 계정 등록부를 비교하면 원인을 좁힐 수 있습니다. 차이는 하나의 거래, 여러 개의 작은 거래 또는 초기 잔액에서 발생할 수 있으므로 단일 거래가 원인이라고 단정하지 마십시오.
차이점을 단서로 활용하세요
알려진 지불액과 동일한 차액은 누락 또는 중복 입력을 시사할 수 있습니다. 거래 금액의 두 배에 달하는 차액은 부호 또는 방향 오류를 나타낼 수 있습니다. 이러한 것들은 조사 단서일 뿐 증거는 아닙니다. 수정하기 전에 실제 기록을 검색하여 날짜, 금액 및 계정 배정을 확인하십시오.
계정 간 연결을 확인하세요
계좌 이체, 신용카드 결제, 대출금 상환은 장부의 여러 부분에 영향을 미칩니다. 비용으로 입력된 계좌 이체는 손익 보고서를 왜곡하거나 수취 계정의 조정을 방해할 수 있습니다. 차이가 발생한 계정만 수정하기보다는 관련 거래 내역을 함께 검토해야 합니다.
설명되지 않은 잔액 조정 항목을 피하십시오.
예를 들어, 공급업체 대금 지급이 두 번 입력되어 장부 금액이 명세서 금액보다 900달러 적다고 가정해 보겠습니다. 기타 수입으로 900달러를 추가하면 현금 금액은 일치하지만 매출이 왜곡되고 중복 입력된 부분은 그대로 남게 됩니다. 이러한 오류의 원인을 수정하고, 관련 메모를 남긴 후, 관련 보고서를 다시 실행해야 합니다. 최종 대조표는 차이를 단순히 숨기는 것이 아니라 그 이유를 설명해야 합니다.