밀린 장부 정리하기: 몇 달 동안 미뤄왔던 장부 정리를 완료하세요
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밀린 회계 처리는 거래 내역을 정리하고, 계정을 대조하며, 누락되거나 잘못된 항목을 수정하여 지연된 사업 기록을 최신 상태로 업데이트하는 작업입니다. 작업은 특정 기간 동안 사용된 모든 계정의 기록을 기준으로 시작됩니다. 목표는 신뢰할 수 있는 회계 장부를 구축하고, 동일한 문제가 재발하지 않도록 하는 정기적인 관리 루틴을 만드는 것입니다.
업무 적체는 대개 바쁜 달에 시작됩니다.
고객 업무를 마무리하고, 가장 급한 청구서를 지불한 후, 주말에 장부를 정리하겠다고 다짐합니다. 그렇게 또 한 주가 지나갑니다. 결국 회계 소프트웨어를 여는 것은 사업 현황을 확인하는 것이 아니라 새로운 프로젝트를 시작하는 것처럼 느껴집니다.
문제를 해결하기 위한 유용한 출발점은 명확한 경계를 설정하는 것입니다. 마지막으로 검토가 완료된 달을 확인한 다음, 아직 검토가 필요한 달들을 목록으로 작성하세요. 기록되지 않은 거래가 누적된 파일은 거래는 있지만 잔액이 잘못된 파일과는 다른 접근 방식이 필요합니다. 실제 문제를 명확히 정의하면 수정 작업을 더 쉽게 진행할 수 있습니다.
항목을 변경하기 전에 기록들을 모아보세요.
해당 기간 동안 사업체가 사용한 은행 계좌, 신용 카드 및 결제 서비스 목록을 작성하십시오. 폐쇄되거나 교체된 계좌도 포함하십시오. 매월 명세서를 수집한 다음, 거래 내역을 설명하는 송장, 영수증 및 기타 서류를 수집하십시오.
국세청(IRS)은 증빙 서류가 사업 장부 기록의 근거가 된다고 설명합니다. 은행 거래 내역서는 자금 이체를 보여줄 수 있고, 송장이나 영수증은 구매 내역을 설명하는 데 도움이 됩니다. 이러한 서류들을 모두 보관하면 더 이상 알지 못하는 수취인 이름만으로는 검토하기 어려운, 훨씬 확실한 근거를 확보할 수 있습니다.
한 달 단위로 활동을 따라가 보세요.
한 해 전체를 한꺼번에 검토하면 변화가 시작된 지점을 파악하기 어렵습니다. 월별로 정리하면 훨씬 명확한 추적이 가능합니다. 시작점을 확인하고 해당 기간의 거래 내역을 검토한 후 기록된 활동 내역과 해당 명세서를 비교해 보세요.
계좌 이체와 신용카드 결제는 특히 주의해야 합니다. 사업 계좌 간 자금 이체는 새로운 매출을 발생시키지 않습니다. 카드 대금 결제 또한 해당 카드로 이루어진 개별 구매 내역을 기록하는 것과는 다릅니다. 이러한 자금 이동을 일반적인 수입이나 지출로 처리하면 은행 총액이 익숙해 보이더라도 보고서가 왜곡될 수 있습니다.
누락된 세부 정보를 계속 표시하세요
일부 항목은 추가 설명이 필요할 수 있습니다. 지불 내역 설명이 모호하거나, 영수증이 없거나, 입금 내역이 여러 고객의 지불금을 합산한 경우 등이 있습니다. 날짜, 금액, 계좌, 그리고 필요한 추가 정보를 간략하게 목록으로 정리해 두세요. 이렇게 하면 발견한 내용을 기록하지 않고 동일한 불확실한 부분을 반복해서 검토하는 것보다 훨씬 유용합니다.
예를 들어, 한 공급업체로부터 유사한 청구 내역이 세 건 발생했다고 가정해 보겠습니다. 명세서만으로는 각 청구가 별개의 주문인지, 중복 결제인지, 아니면 결제 후 환불된 것인지 명확히 알 수 없습니다. 공급업체 기록과 실제 결제 내역을 비교하면 추측하거나 단순히 항목을 삭제하여 차이를 없애는 대신, 상황을 정확하게 파악할 수 있습니다.
은행 잔고 외의 결과도 검토해 보세요.
완료된 대조 작업은 업무의 중요한 부분이지만 모든 사업 결정의 이유를 설명하는 것은 아닙니다. 결과로 나타난 수입 및 지출 항목, 미지급 고객 송장, 공급업체 청구서 및 관련 계좌 잔액을 검토하십시오. 거래가 올바른 은행 계좌에 입금되었더라도 잘못된 항목에 기록될 수 있습니다.
신뢰할 수 있는 기록의 목적은 세금 신고를 넘어섭니다. 미국 국세청(IRS)은 잘 정리된 기록이 재무제표를 뒷받침하고 사업주가 사업을 관리하는 데 도움이 된다고 지적합니다. 기록을 정리하고 나면, 특이한 구매 내역, 매출이 저조했던 시기, 매출이 급증했던 시기 등 기억에 남는 업무 내용과 기록을 더 쉽게 연결할 수 있습니다.
완료된 달을 더 쉽게 반복할 수 있도록 하세요
가장 효과적인 결과는 검토된 기록 세트와 관리 가능한 루틴을 갖추는 것입니다. 완료된 월과 아직 정보가 필요한 월을 명확하게 목록으로 작성하십시오. 관련 증빙 서류를 보관하여 다음 달 검토자가 새로 검색하지 않고도 해당 기간을 찾을 수 있도록 하십시오.
소규모의 업무를 정기적으로 인수인계하면 검토 사이에 누적되는 업무량을 줄일 수 있습니다. 여기에는 새로 받은 명세서, 설명이 필요한 영수증, 사업 계좌 변경 사항 등이 포함될 수 있습니다. 이러한 루틴은 회사의 운영 방식에 맞춰야 합니다. 다음 달에 동일한 업무 적체를 반복하는 대신 완료된 업무를 기반으로 작업을 진행할 때, 밀린 업무를 따라잡는 것이 훨씬 더 효율적입니다.
밀린 작업과 마무리 작업은 겹칠 수 있습니다.
누락된 회계 기간을 보완하는 회계 정리 서비스와 중복, 오분류, 증빙 자료 부족 또는 불일치하는 회계 활동을 수정하는 회계 정리 서비스가 있습니다. 기업은 두 가지 서비스를 동시에 필요로 할 수 있습니다. 이러한 구분은 중요합니다. 수천 건의 다운로드된 항목이 포함된 파일이라도 입력되지 않은 거래 건수가 적은 파일보다 더 많은 조사가 필요할 수 있기 때문입니다.
유용한 범위 설정은 관련된 기간, 계정 및 결과물을 명시합니다. 또한 누락된 문서와 미해결 잔액을 어떻게 처리할 것인지에 대한 설명도 포함합니다. 개월 수는 전체 상황의 일부를 보여주고, 기초 잔액 및 증빙 자료의 상태는 나머지 부분을 설명해 줍니다. 이렇게 뒷받침된 과거 자료를 바탕으로 현재 월별 회계 처리를 시작할 수 있습니다.