월간 장부 검토를 통해 드러날 수 있는 실수들
월별 장부 검토를 통해 중복 지급, 낯선 공급업체, 누락된 영수증, 비정상적인 계좌 변동 등을 파악할 수 있습니다. 하지만 부정행위를 반드시 적발할 수 있는 것은 아닙니다. 정기적인 검토는 거래 내역이 명확하고 소유자가 접근 권한 및 지급 승인을 관리할 때 가장 효과적입니다.
패턴뿐 아니라 많은 양도 찾아보세요.
매주 반복되는 낯선 40달러 청구 내역은 한 번의 큰 금액 구매만큼이나 주의 깊게 살펴볼 필요가 있습니다. 거래처 이름, 결제 빈도, 크레딧 및 계좌 변동 내역을 비교해 보세요. 일치하는 청구서가 없거나 사업상 설명 없이 지출 항목이 급격하게 변동된 경우에는 조사를 진행해야 합니다. 불일치는 부정행위의 증거가 아니라 조사해야 할 이유입니다.
증거를 따르세요
공급업체가 약간씩 다른 이름으로 두 번 나타나고 동일한 송장에 대해 두 번의 대금을 받았다고 가정해 보겠습니다. 실제 송장, 지급 확인서 및 은행 거래 내역을 비교해 보세요. 문제는 공급업체 기록 중복, 기록 오류 또는 승인되지 않은 지급일 수 있습니다. 회계 처리를 수정하기 전에 관련 기록을 보존하십시오.
감독과 일상적인 입력 작업을 분리하십시오.
권한 있는 소유자가 예상치 못한 지급 내역과 공급업체 지급 정보 변경 사항을 검토하도록 하십시오. 각 담당자의 계정 접근 권한은 업무 수행에 필요한 범위로 제한하고 승인 기록을 유지하십시오. 대조 작업은 장부와 독립적인 재무제표를 비교하여 이 과정을 지원합니다. 서류 추적 시스템을 통해 회계상의 불일치를 파악하고 미결 항목을 기록할 수 있으며, 도난이나 무단 은행 거래가 의심되는 경우 소유자와 해당 금융기관이 즉시 조치를 취해야 합니다.