회계 담당자가 수개월간 누락된 거래를 따라잡을 수 있을까요?

회사는 장부 정리가 밀린 채로도 바쁘게 돌아갈 수 있습니다. 고객은 계속해서 대금을 지불하고, 공급업체는 청구서를 보내고, 은행 계좌는 여전히 활성화되어 있습니다. 하지만 회계 소프트웨어는 전체 상황의 일부만 보여줄 뿐입니다. 어쩌면 5월부터 은행 거래 내역 가져오기가 중단되었을 수도 있고, 송장은 입력되었지만 카드 결제 내역은 입력되지 않았을 수도 있습니다. 또는 사장이 작업량이 너무 많아 감당할 수 없을 때까지 거래 분류를 미뤄왔을 수도 있습니다.

회계 담당자는 누락된 몇 달간의 기록을 복원할 수 있지만, 단순히 버튼 하나만 눌러 거래 내역을 가져오는 작업이 아닙니다. 수입, 지출, 이체, 부채 및 계좌 잔액에 대한 정확한 기록을 재구성한 다음, 독립적인 문서와 대조하여 확인하는 과정입니다.

첫 번째 과제는 누락된 거래 내역을 파악하는 것입니다. 특정 계좌에서 거래가 누락된 것과 은행 계좌, 신용 카드, 급여 활동, 송장 등 모든 거래가 1년 동안 전혀 기록되지 않은 것은 완전히 다른 문제입니다.

많은 기업에게 은행 거래 내역서는 중요한 출발점입니다. 특정 기간 동안 각 계좌에서 실제로 어떤 금액이 인출되었는지 확인할 수 있기 때문입니다. 하지만 신용카드 명세서, 결제 처리 업체 보고서, 송장 기록, 영수증, 대출 명세서, 급여 명세서 등은 은행 거래 내역서만으로는 얻을 수 없는 추가적인 정보를 제공합니다.

예를 들어, 은행 명세서에 표시된 입금액은 결제 처리 업체가 수수료를 공제한 후 여러 고객 결제를 합산한 금액일 수 있습니다. 이 경우 순 입금액만 매출로 기록하면 총매출이 과소평가되고 결제 수수료가 기록되지 않을 수 있습니다. 회계 담당자는 이러한 구성 요소를 정확하게 구분하기 위해 결제 처리 업체 정산 보고서가 필요할 수 있습니다.

마찬가지로 신용카드 대금 지급이 반드시 사업 비용으로 처리되는 것은 아닙니다. 이는 부채를 상환하는 이체일 수도 있고, 실제 카드 구매 내역은 별도로 기록될 수도 있습니다. 이 둘을 모두 비용으로 처리하면 비용이 이중으로 계산될 수 있습니다.

미국 국세청(IRS)은 사업 기록에는 수입과 지출을 명확히 명시하고 송장, 영수증, 계좌 명세서 및 기타 거래 증빙 서류로 뒷받침해야 한다고 명시하고 있습니다. 이러한 원칙은 기록이 즉시 작성되었든 나중에 재구성되었든 관계없이 적용됩니다.

체계적인 회계 조정은 가장 최근의 정확한 회계 기간부터 시작됩니다. 회계 담당자는 모든 은행 계좌, 신용 카드, 대출 및 관련 결제 플랫폼을 확인한 후, 누락된 기간의 명세서와 기존 기록을 수집합니다. 장부에 이미 기록된 거래는 해당 명세서와 대조하여 동일한 거래가 중복 기록되는 것을 방지합니다.

누락된 거래는 입력하거나 대조하고, 분류를 검토하며, 사업 계좌 간 이체를 확인합니다. 급여 입력 내역은 급여 시스템과 비교합니다. 미지급 고객 송장과 공급업체 청구서는 해당 항목으로 인해 발생할 수 있는 현금 흐름과 별도로 검토합니다.

거래 작업이 완료되면 해당 은행 및 신용카드 계좌를 순차적으로 대조합니다. 한 달의 차이가 다음 달로 이어질 수 있습니다. 따라서 가장 최근 달의 대조만으로는 과거의 불완전한 장부 기록 문제를 해결할 수 없습니다.

최종 검토에서는 손익 결과, 대차대조표, 미수금, 미지급금, 대출 잔액 및 비정상적인 계정 잔액을 살펴보아야 합니다. 보고서는 기계적으로 균형을 맞추더라도 비용이 잘못된 계정으로 분류되거나 이체가 수익으로 오인되는 오류가 포함될 수 있습니다.

증빙 서류가 없다고 해서 모든 재구성이 불가능한 것은 아닙니다. 명세서와 의료기관 이력 기록은 지불 내역을 파악하는 데 도움이 될 수 있지만, 구매 목적이나 해당 항목이 사업용인지 개인용인지 여부를 항상 확인할 수 있는 것은 아닙니다. 회계 담당자는 증빙 서류가 없거나 불분명한 항목에 대해 소유자가 추측하기보다는 설명을 요구하도록 표시해야 합니다.

계좌 명세서나 중요한 급여 기록을 확보할 수 없는 경우, 회계 담당자는 해당 자료를 찾을 때까지 예외 사항을 문서로 기록해 두어야 할 수도 있습니다. 확실하다고 가장하는 것보다 해결되지 않은 부분을 보여주는 것이 더 낫습니다.

기록 보존 요건은 기록의 종류와 목적에 따라 다릅니다. 고용세 관련 서류는 연방 정부의 특정 보존 요건을 준수해야 하며, 판매세 관련 서류는 주별로 추가적인 보존 요건이 있을 수 있습니다. 사업체는 세금 신고 또는 공제에 영향을 미칠 수 있는 경우 세무 대리인 또는 관련 전문가와 협의해야 합니다.

달력상의 간격은 업무량을 측정하는 여러 기준 중 하나일 뿐입니다. 8개 계좌에 걸쳐 3개월 동안 발생한 거래를 검토하는 데는, 일관된 증빙 서류를 보유한 단일 은행 계좌를 사용하는 기업의 6개월치 거래 검토보다 더 많은 시간이 소요될 수 있습니다. 거래 건수, 원본 기록의 품질, 급여 계산의 복잡성, 그리고 이전에 수행된 대조 작업량 등 모든 요소가 업무량에 영향을 미칩니다.

최종 결과물은 수정된 기간의 명확한 집합과 미해결 항목 목록이어야 하며, 모든 과거 거래를 즉시 완료할 수 있다는 검증되지 않은 약속이 되어서는 안 됩니다.

기록이 복구되면 주간 또는 월간 회계 루틴을 통해 추가적인 업무 적체를 방지할 수 있습니다. Paper Trail은 다음과 같은 서비스를 제공합니다. 회계 수리 기한이 지났거나 불완전한 기록 및 지속적인 회계 처리를 통해 수정 프로젝트 이후 장부를 유지 관리하는 데 도움을 줍니다.