캘리포니아 급여 기록 보존
캘리포니아 주 고용개발부(EDD) 지침에 따라 캘리포니아 고용주는 일반적으로 급여 기록을 최소 4년 동안 보관해야 합니다. 또한, 국세청(IRS)에 따르면 연방 고용세 관련 기록도 해당 연도 4분기 세금 신고서 제출 후 최소 4년 동안 보관해야 합니다. 기록 종류에 따라 보관 의무 기간이 다를 수 있으므로, 모든 고용 관련 서류를 폐기해도 된다는 의미로 4년이라는 기한을 오해해서는 안 됩니다.
캘리포니아 고용개발국(EDD) 기록에는 급여 명세서 외에도 더 많은 내용이 포함됩니다.
EDD(캘리포니아 고용개발국)의 고용주 지침은 근로자와 지급액에 대한 정확하고 진실된 기록을 제공하는 문서에 대해 설명합니다. 이러한 정보에는 신원 정보, 고용 기간, 지급액, 급여 지급 기간, 원천징수액 및 지급 기록이 포함됩니다. EDD는 또한 면제 여부 또는 고용주 자격 여부가 불확실한 특정 가사 서비스 지급 기록에 대해 8년의 특별 보존 요건을 명시하고 있습니다. 고용주는 모든 사업체나 근로자 계약이 동일하다고 가정하기보다는 자신의 사업 운영에 적용되는 규칙을 파악해야 합니다.
연방 고용세 관련 서류에는 자체적인 시간표가 있습니다.
미국 국세청(IRS)은 해당 연도의 4분기 세금 신고서 제출 후 최소 4년 동안 고용 관련 세금 기록을 보관하도록 요구합니다. 여기에는 직원 이름과 주소, 임금 지급 내역, 원천징수 금액, 납부 내역, 세금 보고서 및 관련 원천징수 양식과 같은 정보가 포함됩니다. IRS는 특히 일부 고용 관련 세액 공제 서류의 경우 더 긴 기간 동안 기록을 보관해야 한다고 명시하고 있으며, 특정 세액 공제 기록은 최소 6년 동안 보관해야 합니다. 이러한 예외 사항은 단일 자동 파일 삭제 정책이 왜 불충분할 수 있는지를 보여줍니다.
다른 고용 규정에 따라 별도의 기록이 필요할 수 있습니다.
급여세 관련 기록은 모든 노동법 관련 기록과 동일하지 않습니다. 근태 기록, 인사 문서, 임금 명세서, 휴가 기록, 조사 또는 분쟁 관련 기록 등은 각각 별도의 보관 의무가 있을 수 있습니다. 또한, 소송, 감사, 소송 관련 보존 또는 기타 보존 요건이 적용되는 경우 기록을 더 오래 보관해야 할 수도 있습니다. 책임감 있는 정책은 기록 유형과 관련 법률을 명확히 규정한 후 만료일을 지정합니다. 특수한 상황에 처한 기업은 간략한 요약 기사에 의존하기보다는 전문가의 조언을 구해야 합니다.
전자 저장 장치는 사용 가능한 정보를 보존해야 합니다.
디지털 파일링은 검색을 지원할 수 있지만, 시스템은 기록을 정확하고 접근 가능하며 부적절한 접근으로부터 보호해야 합니다. 급여 문서에는 주소, 사회 보장 번호, 급여 내역 및 은행 정보가 포함될 수 있습니다. 이러한 정보는 공개 저장소나 자유롭게 공유되는 폴더에 저장해서는 안 됩니다. IRS는 전자 기록 보관은 읽기 쉽고 접근 가능한 문서를 보존해야 한다고 설명합니다. 폴더 이름만으로는 내용을 나중에 검색하거나 이해할 수 없다면 규정을 준수하는 시스템이 아닙니다.
문서를 폐기하기 전에 책임 소재를 명확히 하세요.
기업은 급여 기록을 누가 수집하고, 어디에 보관하며, 누가 접근 권한을 관리하고, 폐기 승인 절차를 어떻게 거치는지 알아야 합니다. 또한, 직원 퇴사나 소프트웨어 변경으로 인한 기록 삭제를 방지하기 위한 정책을 마련해야 합니다. 정기적인 검토를 통해 누락된 세금 납부 내역, 불완전한 신원 정보 또는 급여 처리 업체에서 사용하는 서류의 누락 사항 등을 파악할 수 있습니다. 연중 일관된 기록 보관은 통지서를 받은 후 기록을 재구성하는 것보다 훨씬 효율적입니다.
Paper Trail 와 체계적인 재무 기록
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