계정 및 청구

청구서는 정확하게 작성되고 후속 조치가 완료될 때 비로소 제 역할을 다합니다. 공급업체 청구서는 단순히 폴더에 보관되는 것 이상의 의미를 가집니다. 정확한 기록, 납기일, 그리고 명확한 승인 절차가 필요합니다. Paper Trail 이러한 요소들을 체계적인 기록 관리와 일관된 후속 조치를 통해 하나로 통합합니다.

• 고객 송장 발행: 승인된 세부 정보를 사용하여 고객 송장을 작성하고 발송하며, 청구 내역을 기록으로 유지합니다.
• 대금 지급 추적: 미지급 청구서를 추적하고, 미지급 금액을 모니터링하며, 합의된 일정에 따라 적절한 독촉장을 발송합니다.
• 공급업체 청구서 관리: 공급업체 청구서를 접수 및 정리하고, 금액과 납기일을 기록하며, 미지급금을 한눈에 확인할 수 있습니다.
• 지급 조정: 팀에서 지급 대상과 지급 시기를 결정할 수 있도록 검토 및 승인을 위해 공급업체 지급액을 준비합니다.
• 회계 및 청구 보고: 미지급 고객 송장, 미결제 공급업체 청구서 및 주의가 필요한 항목에 대한 체계적인 요약 정보를 제공합니다.

Paper Trail 합의된 서비스 범위 내에서 준비, 정리, 추적 및 커뮤니케이션을 처리합니다. 귀사는 자금에 대한 통제권을 유지합니다. 당사는 귀사를 대신하여 공급업체 대금을 지급하거나, 자금을 이체하거나, 경비를 승인하지 않습니다. 공급업체 대금 지급 내역은 귀사의 검토 및 승인을 위해 준비됩니다.

저희의 기본, 플러스, 프로 플랜은 모두 동일한 핵심 회계 및 청구 서비스를 제공합니다. 차이점은 매달 처리하는 고객 송장 및 공급업체 청구서의 수입니다. 처리량이 많거나 특수한 프로세스를 가진 기업은 엔터프라이즈 플랜 견적을 요청하실 수 있습니다.

먼저 고객 청구 지침과 공급업체 청구서가 어디로 전달되는지, 어떤 시스템에 기록이 보관되는지, 그리고 변경 승인 권한이 있는 사람이 누구인지 파악합니다. 귀사 팀은 청구 결정 및 지급 승인 담당자를 지정합니다. 합의된 범위에 따라 Paper Trail 처리하는 관리 절차가 확정됩니다.

유용한 인수인계 자료에는 고객 및 공급업체 목록, 송장 조건, 미결 항목, 현재 승인 절차 등이 포함되어야 합니다. 누락된 세부 정보는 추측에 의존하여 채우는 대신 지정된 담당자에게 문의해야 합니다.

승인된 청구 정보에는 고객, 설명, 금액 및 조건이 포함됩니다. 송장 작성 및 발송을 통해 청구 내역이 기록됩니다. 결제 상태 추적을 통해 미결제 송장과 부분 또는 전액 결제된 송장을 구분할 수 있습니다.

알림이 필요한 경우, 합의된 일정과 지침에 따라 연락을 드립니다. 가격 문의, 서비스 관련 분쟁 또는 양보 요청은 귀사에서 결정을 내릴 수 있도록 전달됩니다.

공급업체 청구서에는 식별 가능한 공급업체, 송장 참조 번호, 금액 및 만기일이 필요합니다. 당사는 이러한 세부 정보를 정리하여 접수된 청구서와 확인 또는 승인을 기다리는 항목을 구분할 수 있도록 합니다. 중복 가능성이 있는 청구서는 담당 팀에서 상태를 확인할 때까지 '질문'으로 표시됩니다.

지급 준비는 승인된 워크플로에 따라 진행됩니다. 기록에는 준비된 내역, 추가 승인 필요 사항, 확인된 내용이 명시됩니다. 준비는 Paper Trail 에서 자금을 지급할 수 있도록 승인하는 것이 아닙니다.

귀하의 팀은 승인된 고객 청구 지침, 공급업체 청구서, 지불 조건 및 승인된 검토자 명단을 제공합니다. 고객 정보, 크레딧, 분쟁 금액 또는 공급업체 정보 변경에는 해당 결정 책임자의 명확한 지침이 필요합니다.

증빙 자료는 합의된 문서 제출 절차를 따라 주십시오. 은행 계좌 비밀번호나 무제한 계정 접근 권한은 보내지 마십시오. 일반적인 메시지로 로그인 정보를 요청하지 않아도 필요한 정보를 파악할 수 있습니다.

미지급 잔액 요약은 각 금액을 해당 송장이나 청구서와 연결할 수 있을 때 유용합니다. 이 관리 기록을 통해 미지급 송장, 부분 지급 송장, 승인 대기 중인 청구서, 추가 정보가 필요한 항목 등을 구분할 수 있습니다.

이 요약 자료는 합의된 서비스 범위 내에서 조치가 필요한 업무를 보여줍니다. 이는 조정된 재무제표를 대체하는 것이 아닙니다. 월별 회계 부서는 재무 기록을 관리하고, 회계 및 청구 부서는 실제 관리 업무를 담당합니다.

고객이 청구서에 대해 문의하거나, 공급업체가 수정된 청구서를 보내거나, 명확한 참조 번호 없이 지급 확인서가 도착하는 경우가 있을 수 있습니다. 우리는 해결되지 않은 항목을 파악하고 필요한 조치를 전달하여 행정 기록에 불확실성이 숨겨지지 않도록 합니다.

귀사는 유효성, 조정, 양보 및 지급 승인에 대한 기본적인 결정을 내립니다. Paper Trail 관련 정보를 정리하고 합의된 절차에 따라 접수된 지침을 기록합니다. 어떠한 지급 또는 수금 결과도 보장되지 않습니다.