Ստեղծեք ամսական փոխանցման ժամանակացույց, որը կարող է օգտագործել ձեր հաշվապահը
Ամեն ամիս տրամադրեք բանկային և քարտային հաշվի քաղվածքներ, կտրոններ, հաճախորդների հաշիվ-ապրանքագրեր, մատակարարների հաշիվ-ապրանքագրեր, վճարային մշակողի հաշվետվություններ և անորոշ գործարքների բացատրություններ: Ներառեք այլ համապատասխան գրառումներ, ինչպիսիք են վարկային քաղվածքները կամ աշխատավարձի ամփոփագրերը, երբ դրանք համաձայնեցված հաշվապահական հաշվառման շրջանակի մաս են կազմում: Ստուգաթերթիկը պետք է արտացոլի, թե ինչպես է ձեր բիզնեսը ստանում և ծախսում գումար:
Ապահովեք հաշվի ամբողջական ծածկույթ
Տրամադրեք բոլոր համապատասխան բանկային և վարկային քարտերի հաշիվների քաղվածքները, գումարած անհրաժեշտության դեպքում՝ վարկերի և վճարային համակարգերի գրառումները: Նշեք բոլոր նոր կամ փակված հաշիվները: Ծրագրային կապը կարող է ներմուծել գործարքներ՝ առանց ամբողջական քաղվածքի ժամանակահատվածը տրամադրելու, ուստի մի ենթադրեք, որ ակտիվ թարմացումը փոխարինում է համաձայնեցման համար անհրաժեշտ ամսական քաղվածքներին:
Բացատրեք, թե ինչ չի կարելի նշել գործարքի նկարագրության մեջ
Պահպանեք հաշիվ-ապրանքագրերն ու կտրոնները, որոնք նույնականացնում են գնվածը, ինչպես նաև գործարար նպատակը, երբ դա ակնհայտ չէ: Նշեք անսովոր ավանդները, վերադարձները, սեփականատիրոջ ներդրումները, անձնական գնումները և սարքավորումների ձեռքբերումները: Եթե վճարումը վերաբերում է մի քանի հաշիվ-ապրանքագրերի կամ մի քանի տեսակի ծախսերի, տրամադրեք բավարար մանրամասներ՝ այն ճիշտ բաշխելու համար: Ժամանակին տրված բացատրությունները կանխում են անորոշ գործարքների կուտակումը:
Համաձայնեք անվտանգ և կրկնվող ռեժիմի շուրջ
Օգտագործեք հաստատված փաստաթղթերի փոխանակման գործընթացը և ձեր հաշվապահի համար անհրաժեշտ մուտքի մակարդակը: Մի՛ ուղարկեք հաշվի գաղտնաբառերը կամ զգայուն փաստաթղթերը հանրային կայքի միջոցով: Սահմանեք ամսական փաստաթղթերի վերջնաժամկետ և նշեք, թե ով կպատասխանի հետագա հարցումներին: Հետևողական ներկայացման գործընթացը հաշվետվությունների ամսաթիվը դարձնում է ավելի կանխատեսելի և նվազեցնում է ամիսներ անց գործարքները հիշողությունից վերականգնելու անհրաժեշտությունը: Հարկային ծառայությունը (IRS) շեշտը դնում է ինչպես եկամուտների, այնպես էլ ծախսերի համար օժանդակ գրառումների պահպանման վրա: