Մատակարարների հաշիվների կառավարում

Մատակարարների հաշիվները ստացվում են էլեկտրոնային փոստով, հաշիվ-ապրանքագրերի պորտալներով և այլ ալիքներով: Առանց հետևողական գործընթացի, վերջնաժամկետները և լրացուցիչ մանրամասները կարող են հեշտությամբ բաց թողնել: Մենք կազմակերպում ենք հաշիվները համաձայնեցված աշխատանքային հոսքի շրջանակներում՝ օգնելով ձեզ տարբերակել ստացված հաշիվ-ապրանքագրերը, սպասվող հաստատումները, ժամկետանց հաշիվները և ավարտված ապրանքները:

• Ստացեք կամ հավաքեք մատակարարների հաշիվները հաստատված ուղիներով:
• Գրանցեք մատակարարների անունները, հաշիվ-ապրանքագրերի համարները, հաշվառման ամսաթվերը, գումարները և վճարման ժամկետները։
• Ստուգեք բացակայող մանրամասները, հնարավոր կրկնօրինակները կամ հաճախորդից պարզաբանում պահանջող կետերը։
• Պահպանեք չվճարված հաշիվների և առաջիկա վճարման պարտավորությունների կազմակերպված ցանկ։
• Պատրաստեք չմարված հաշիվների և հաստատմանը սպասող կետերի ամփոփագրերը։

Paper Trail կազմակերպում է գրառումները և ձեր ուշադրությանը ներկայացնում խնդիրները: Ձեր բիզնեսը հաստատում է, թե արդյոք վճարները վավեր են, ապրանքները կամ ծառայությունները ստացվել են, և վճարումները պետք է հաստատվեն: Մենք չենք հաստատում մատակարարի ծախսերը կամ չենք սկսում վճարում առանց ձեր հաստատման:

Մենք աշխատում ենք ձեր հաշվի համար համաձայնեցված հաշվառման և հաշվառման գործընթացների շրջանակներում: Նպատակը հետևողական փաստաթղթավորումն ու ավելի հեշտ վերանայումն է, այլ ոչ թե ձեր ներքին լիազորման ընթացակարգերի փոխարինումը:

Ձեր բիզնեսը նույնականացնում է մատակարարների հաշիվների հաստատված աղբյուրները և թե որտեղ է պահպանվում վարչական գրառումը: Էլեկտրոնային փոստով կամ հաշիվ-ապրանքագրերի պորտալի միջոցով ստացված հաշիվը պետք է հետևողական տեղ ունենա այդ գործընթացում, որպեսզի այն չմնա մեկուսացված վերանայման ցանկից:

Աշխատանքային հոսքը պետք է նաև պարզի, թե ով է տրամադրում հիմնավորող փաստաթղթերը և ով է պատասխանում գնման վերաբերյալ հարցերին: Paper Trail կազմակերպում է հաշվի տեղեկատվությունը շրջանակի մեջ, մինչդեռ ձեր թիմը հաստատում է, թե արդյոք հիմնական պարտավորությունը վավեր է:

Մենք առկա հաշվից գրանցում ենք մատակարարին, հաշիվ-ապրանքագրի հղումը, հաշվարկման ամսաթիվը, գումարը և վճարման ժամկետը: Այս մանրամասները վերանայողին հնարավորություն են տալիս նույնականացնել պարտավորությունը և տարբերակել այն նույն մատակարարի կողմից կատարված մեկ այլ վճարից:

Ձեր ուշադրությանն է ներկայացվում հաշիվ-ապրանքագրի հղումը բացակայող կամ վճարման ժամկետը անորոշ է։ Մենք չենք հորինում վճարման պայմաններ և չենք ենթադրում, որ վճարումը հաստատվել է, քանի որ փաստաթուղթը ստացվել է ծանոթ ալիքով։

Նույն մատակարարի հաշիվը կարող է ստացվել որպես բնօրինակ հաշիվ-ապրանքագիր, էլեկտրոնային փոստով ուղարկված պատճեն և հիշեցում: Հնարավոր կրկնօրինակը նույնականացնելը, նախքան այն որպես մեկ այլ պարտավորություն դիտարկելը, կօգնի ձեր թիմին վերանայել գրառումները ճիշտ համատեքստում:

Վերանայված հաշիվ-ապրանքագիրը պետք է հստակ կապ ունենա նախորդ տարբերակի հետ։ Ձեր բիզնեսը հաստատում է, թե որ փաստաթուղթն է կիրառելի և արդյոք վարկը կամ ճշգրտումը հաստատված է։ Մենք պահպանում ենք խնդիրը վերանայման համար՝ պարտքի գումարի չհիմնավորված փոփոխություն կատարելու փոխարեն։

Բաց հաշիվ-ապրանքագրերի ցանկը պետք է տարբերակի վճարման ենթական և հաստատման կամ լրացուցիչ տեղեկատվության սպասող ենթական հաշիվ-ապրանքագրերի ցանկը: Վճարման ժամկետի նշումը հաստատման կարգավիճակի կողքին պահելը օգնում է վերանայողին հասկանալ և՛ վերջնաժամկետը, և՛ դեռևս անհրաժեշտ գործողությունը:

Վճարման վերջնաժամկետը չի նշանակում վճարում։ Եթե հաշիվը մնում է չհաստատված ամսաթվի մոտենալուն պես, մենք այդ իրավիճակը որոշում ենք համաձայնեցված աշխատանքային հոսքի շրջանակներում։ Ձեր լիազորված թիմը որոշում է՝ արդյոք հաշիվը պետք է շարունակվի, հարցականի տակ դրվի, թե մնա հետաձգված։

Ձեր թիմը տրամադրում է մատակարարի հաշիվ-ապրանքագրերը և հաստատված վերանայման գործընթացը հաստատելու համար անհրաժեշտ տեղեկատվությունը: Գնումների հղումները, համապատասխան հիմնավորող փաստաթղթերը և մատակարարի համար պատասխանատու անձի հաստատումը կարող են օգնել պարզաբանել պարտավորության վերաբերյալ հարցերը:

Վաճառողի տվյալների կամ հրահանգների փոփոխությունները պետք է կատարվեն ձեր սեփական վերահսկողության ներքո: Մի՛ ուղարկեք բանկային գաղտնաբառերը սովորական հաղորդագրության միջոցով: Մեր վարչական դերը չի փոխարինում վաճառողի ինքնությունը հաստատելու կամ փոփոխությունը թույլատրելու ձեր ընթացակարգերին:

Համաձայնեցված արդյունքը ներառում է կազմակերպված հաշիվների գրառումներ և չմարված կետերի, առաջիկա վերջնաժամկետների և սպասվող հաստատումների ամփոփագրեր: Ձեր թիմը կարող է պարզել, թե որ հաշիվներն են պատրաստ հաջորդ որոշման համար՝ առանց առանձին թղթապանակներում և հաղորդագրություններում որոնելու:

Վճարումների համակարգումը կարող է կազմակերպել վճարման նախապատրաստական ​​աշխատանքները լիազորված վերանայման համար: Դա առանձին վարչական քայլ է: Հաշիվ-ապրանքագրի գրանցումը կամ այն ​​​​պարտադիր չէ ներկայացնելու ցուցակում, սակայն դա չի նշանակում, որ Paper Trail հաստատել է ծախսը կամ կատարել վճարում: