Գործարքների դասակարգում

Հաշվային պլանը բիզնեսի կողմից օգտագործվող կատեգորիաների և մնացորդային հաշիվների ցանկ է: Այն պետք է բավարար մանրամասներ տրամադրի՝ գործունեությունը հասկանալու համար՝ առանց տասնյակներով գրեթե նույնական կատեգորիաներ ստեղծելու: Վարձավճարը, գովազդը և ծրագրային ապահովումը կարող են օգտակար ծախսերի խմբավորումներ լինել, մինչդեռ կանխիկը, վարկային քարտերը և վարկերը նկարագրում են մնացորդների տարբեր տեսակներ:

Գոյություն ունեցող կատեգորիաները պետք է վերանայվեն նախքան նորերը ավելացնելը: Անվանակարգման հստակ մոտեցումը օգնում է կանխել նույն տեսակի գործարքների հայտնվելը տարվա ընթացքում մի քանի վայրերում:

Նույն վաճառականը կարող է վաճառել գրասենյակային պարագաներ, սարքավորումներ, գույքագրում և անձնական իրեր: Բանկային նկարագրությունը հաճախ նույնականացնում է վաճառողին, բայց չի բացատրում գնումը: Ապրանքագրերը, հաշիվ-ապրանքագրերը և սեփականատիրոջ համատեքստը օգնում են որոշել, թե ինչն է պատկանում գրքերին և արդյոք գրառումը պետք է բաժանվի:

Ավտոմատացումը կարող է օգնել կրկնվող օրինաչափությունների դեպքում, սակայն միայն վաճառողի անվան վրա հիմնված կանոնը կարող է արագ կրկնել սխալը։ Անսովոր գումարները, մատակարարների փոփոխությունը և խառը նպատակներով գնումները արժանի են անհատական ուշադրության։

Գործարար հաշիվների միջև գումարի տեղափոխումը փոխում է գումարի գտնվելու վայրը։ Այն չի ստեղծում մեկ այլ վաճառք կամ մեկ այլ գործառնական ծախս։ Գործարար վարկային քարտի վճարումները նույնպես պետք է կապված լինեն քարտի մնացորդի հետ, քանի որ հիմնական գնումները գրանցվում են առանձին։

Սեփականատիրոջ ներդրումները, դուրսբերումները և վարկային գործունեությունը պահանջում են առանձին մոտեցում՝ կախված գործարար հանգամանքներից: Վարկային վճարումը կարող է պարունակել մեկից ավելի բաղադրիչ, ուստի ամբողջ վճարումը մեկ ծախսին վերագրելը առանց մանրամասները վերանայելու կարող է սխալ ներկայացնել հաշվետվությունները:

Օրինակ՝ բիզնեսը կատարում է 300 դոլարի գնում, որը պարունակում է 240 դոլարի գրասենյակային պարագաներ և 60 դոլարի սեփականատիրոջ անձնական իրեր: Ամբողջ գնումը որպես գրասենյակային պարագաներ գրանցելը կթաքցնի անձնական մասը: Ավելի ճշգրիտ գրառումը առանձնացնում է մասերը և օգտագործում է սեփականատիրոջ գործունեության համար համապատասխան մոտեցում:

Օրինակը ցույց է տալիս, թե ինչու է համատեքստը կարևոր։ Սեփականատիրոջ գործարքների ճիշտ մշակումը կախված է կազմակերպությունից և հանգամանքներից, ուստի հաշվապահը կարող է անհրաժեշտություն ունենալ հաստատել մշակումը, այլ ոչ թե կիրառել մեկ համընդհանուր կանոն։

Օգտակար հարցումը բացահայտում է գործարքի ամսաթիվը, նկարագրությունը և գրառման մեջ բացակայող տեղեկությունները: Այնուհետև սեփականատերը կարող է բացատրել, թե արդյոք գնումը կատարվել է հաճախորդի նախագծի, ընդհանուր գործարար օգտագործման, թե այլ նպատակով: Իրական ֆինանսական փաստաթղթերը պետք է ներառվեն համաձայնեցված անվտանգ աշխատանքային հոսքում՝ աշխատանքը սկսելուց հետո:

Երբ առկա ապացույցները թերի են, գործարքը պետք է մնա տեսանելի որպես չլուծված կետ: Ամեն ինչ տարբեր ծախսերին վերագրելը կարող է մաքրել ծրագրային ապահովման հերթը, բայց դա չի ստեղծում իմաստալից ֆինանսական տեղեկատվություն:

Օգտակար հարցումը ներառում է սկզբնական նկարագրությունը և գործարար նպատակի վերաբերյալ կոնկրետ հարց: Հարցրեք, թե արդյոք վճարումը մարել է առկա հաշիվը, գնել ակտիվ, թե՞ փոխհատուցել է ինչ-որ մեկին: Պատասխանը պետք է որոշի աջակցվող կատեգորիան, այլ ոչ թե կատեգորիան, որն ընտրվում է պարզապես խմբաքանակն ավարտելու համար:

Բացատրությունը պահեք հիմքում ընկած կտրոնի կամ հաշիվ-ապրանքագրի հետ միասին: Մատակարարի անունը կարող է նույնականացնել, թե ով է ստացել գումարը՝ միևնույն ժամանակ նպատակը թողնելով անհասկանալի, հատկապես, երբ նույն մատակարարը մատակարարում է մի քանի տեսակի ապրանքներ կամ ծառայություններ:

Մի քանի գնումներ ներառող վճարման դեպքում պահպանեք հաշիվ-ապրանքագրի մանրամասները և նշեք այն մասերը, որոնք առանձին մշակման կարիք ունեն: Եթե սեփականատերը չի կարող տրամադրել բավարար տեղեկատվություն, պահպանեք այդ սահմանափակումը վերանայման համար՝ փոխարենը ստեղծելու վստահելի նկարագրություն, որը ապացույցները չեն հաստատում:

Կատեգորիզացիան պետք է բարելավի հաշվետվությունների ընթերցման եղանակը ժամանակի ընթացքում: Եթե նույն բաժանորդագրությունը ամեն ամիս փոխում է կատեգորիաները, մեկ ծախսի ակնհայտ աճը կարող է պարզապես արտացոլել անհամապատասխան կոդավորումը: Կրկնվող մոտեցումների փաստաթղթավորումը օգնում է համեմատությունները օգտակար պահել և նվազեցնել կրկնվող հարցերը:

Այս ծառայությունը կարող է ներառել առկա կատեգորիաների վերանայում, ընթացիկ գործարքների տեսակավորում և լրացուցիչ տեղեկատվություն պահանջող գրառումների նույնականացում: Այն չի սահմանում հարկային նվազեցման իրավասությունը պարզապես հաշիվը անվանելով: Հարկային մոտեցումը, կապիտալիզացիան և այլ մասնագիտական որոշումները պետք է համաձայնեցվեն համապատասխան մասնագետի հետ, երբ փաստերը դա պահանջում են:

Մատակարարը կարող է վաճառել սարքավորումներ, պարագաներ և անձնական իրեր, ուստի միայն մատակարարի անունը բավարար չէ հուսալի կատեգորիայի կանոն ստեղծելու համար: «Թղթի հետքը» վերանայում է առկա հիմնավորող մանրամասները և տեսանելի է պահում անորոշ գրառումները, մինչև դրանց նպատակը հաստատվի: Կրկնվող գործունեության հետևողական մշակումը այնուհետև ապագա ամսական համեմատություններին ավելի հուսալի հիմք է տալիս:

Գործարքների ավելի բարձր ծավալը ավելի կարևոր է դարձնում հետևողական կատեգորիաները և հստակ բացառությունների գործընթացը: Նմանատիպ գործարքների խմբավորումը կարող է վերանայումն ավելի կառավարելի դարձնել, սակայն նմանատիպ վաճառողների նկարագրությունները չեն ապացուցում, որ յուրաքանչյուր վճարում նույն նպատակն ունի: Փաստաթղթավորեք կրկնվող գործողությունները, վերանայեք անսովոր գործունեությունը և տեսանելի պահեք անորոշ գրառումները: Սա նպաստում է հետևողական հաշվետվությունների ներկայացմանը՝ գործարքների և գրառումներ տրամադրող անձանց թվի աճին զուգընթաց: