Հարկային հաշվետվությունների պատրաստություն. կազմակերպեք ձեր գրառումները նախքան հաշվետվությունը ներկայացնելը

Անդորրագրերը օգնում են բացատրել անհատական գնումները, սակայն հարկերի հաշվարկման մասնագետին անհրաժեշտ է նաև գործարար գործունեության հուսալի ամփոփում: Փաստաթղթերի կույտն ավելի դժվար է օգտագործել, երբ դրանց հետ կապված գործարքները կազմակերպված չեն, կամ հաշիվների մնացորդները դեռ վերանայման կարիք ունեն:

Նպատակն է կապել հիմնավորող գրառումները գրքերում առկա ընդհանուր գումարների հետ։ Ծախսերի կատեգորիան պետք է ունենա գործարքներ, և այդ գործարքները պետք է ունենան հասկանալի գործարար նպատակ։ ԱՄՆ ներքին եկամուտների ծառայությունը (IRS) հիմնավորող փաստաթղթերը նկարագրում է որպես գրքերում և հարկային հայտարարագրում գրառումների ապացույց։ Կապը պարզ պահելը նվազեցնում է այն հետագայում վերականգնելու անհրաժեշտությունը։

Նշեք տարվա ընթացքում բիզնեսի համար օգտագործված բոլոր բանկային հաշիվները, վարկային քարտերը և վճարային ծառայությունները: Ներառեք փակված և ժամանակահատվածի կեսին բացված հաշիվները: Ստուգեք, որ հաշվետվությունները վերաբերում են ամբողջ տարվան, այլ ոչ թե միայն այն ամիսներին, որոնք հեշտությամբ կարելի էր ներբեռնել:

Հաշվետվություններին հենվելուց առաջ համապատասխանեցրեք գրանցված գործունեությունը հաշվետվությունների հետ։ Հետաքննեք կրկնօրինակները, բացակայող գործարքները և սխալ տեղում գրանցված վճարումները։ Պահեք չլուծված հարցերի առանձին գրանցամատյան։ Բացատրությամբ տարբերությունը դեռևս պահանջում է համապատասխան բուժում, բայց միայն ֆայլը լրացնելու համար կատարված անհասկանալի ճշգրտումը կարող է թաքցնել խնդիրը հաշվետվությունը կազմող անձից։

Օգտակար ուղեկցող գրառումները ցույց են տալիս, թե ինչ է գնվել, գումարը, համապատասխան ամսաթիվը և գործարար նպատակը: Տարբեր գործարքների համար կարող են պահանջվել տարբեր փաստաթղթեր: Վճարումը կարող է հիմնավորվել քարտի հաշվի քաղվածքով, մինչդեռ մատակարարի հաշիվ-ապրանքագրում բացատրվում է ստացված ապրանքը կամ ծառայությունը:

Կազմակերպեք գրառումները այնպես, որ դրանց որոնումը լինի գործնական։ Օրինակ՝ յուրաքանչյուր տարվա համար նախատեսված թղթապանակը՝ ամսական հաշվետվությունների ֆայլերով և առանձին խմբերով՝ խոշոր գնումների և անսովոր գործունեության համար։ Հարկային ծառայությունը (IRS) թույլ է տալիս բիզնեսին հարմար գրառումների համակարգ, եթե այն հստակ ցույց է տալիս համապատասխան ֆինանսական գործունեությունը։ Կարևոր առանձնահատկությունը գրառումը իր կողմից աջակցվող գործարքին կապելու հնարավորությունն է։

Հաշիվների միջև փոխանցումները, սեփականատիրոջ գործունեությունը, վարկային միջոցները և մարումները պահանջում են վերանայել, թե իրականում ինչ է ներկայացնում շարժը: Բիզնեսում գումար մուտքագրելը միշտ չէ, որ հաճախորդի վաճառք է, և յուրաքանչյուր դուրսբերում ավտոմատ կերպով չի համարվում եկամտի նվազեցման ենթակա ծախս:

Պահպանեք սարքավորումների և այլ նշանակալի ակտիվների փաստաթղթերը՝ համապատասխան գնման մանրամասներով: Եթե գործարար հաշվին հայտնվում է անձնական վճարում, նույնականացրեք այն, այլ ոչ թե դասեք այն հարմար ծախսերի կատեգորիայի մեջ: Հաշվապահական գրառումը պետք է ճշգրիտ նկարագրի գործունեությունը: Ձեր հարկային մասնագետը կարող է որոշել համապատասխան հարկային մոտեցումը՝ հիմնվելով գրառումների և բիզնեսի հանգամանքների վրա:

Օգտակար փոխանցումը ներառում է համապատասխան ժամանակահատվածի ֆինանսական հաշվետվությունները, բիզնեսին վերաբերող լրացուցիչ ժամանակացույցերը և դեռևս վերանայման սպասող կետերի կարճ ցանկը: Այդ ժամանակացույցերը կարող են ներառել վարկերի մնացորդներ, գնված ակտիվներ, չվճարված հաշիվ-ապրանքագրեր և հաշիվներ, ինչպես նաև համապատասխան աշխատավարձի և վճարային հարթակի գրառումներ:

Օրինակելի օրինակ է սեփականատերը, որը տարվա կեսին փոխել է վճարային մշակողին։ Միայն ընթացիկ մշակողի ամփոփագիրն ուղարկելը տարվա գործունեության մի մասը կթողնի անբացատրելի։ Երկու մշակողներին և յուրաքանչյուրի օգտագործման ամսաթվերը նույնականացնող նշումը հեշտացնում է փոխանցումը հետևելը։ Իրական փոփոխությունների վերաբերյալ հատուկ նշումներն ավելի օգտակար են, քան ակնկալել, որ պատրաստողը դրանք կհայտնաբերի ցրված ֆայլերից։

Հարկային հաշվետվությունների պատրաստման համար պատրաստ հաշվապահական հաշվառումը նպաստում է հաշվետվությունների պատրաստմանը: Սա չի նշանակում, որ յուրաքանչյուր գործարք արդեն ստացել է իր վերջնական հարկային մոտեցումը կամ որ հաշվետվությունը ներկայացվել է: Կազմակերպության տեսակը, հաշվապահական հաշվառման մեթոդը և անհատական հանգամանքները կարող են ազդել հաշվետվությունների պատրաստման աշխատանքների վրա:

Երբ գրքերը կարգավորված են, հարկերի հաշվարկման մասնագետի հետ քննարկումը կարող է կենտրոնանալ մասնագիտական դատողության կարիք ունեցող կետերի վրա, այլ ոչ թե մեկ այլ բացակայող հայտարարագիր գտնելու վրա: Ներկայացնելուց հետո գրառումները և դրանց բացատրությունները միասին պահեք: Գրանցամատյանի վարման հետևողական ռեժիմը հաջորդ տարին ավելի հեշտ է հասկանալ և ֆինանսական տեղեկատվությունը օգտակար է պահում ամբողջ տարվա ընթացքում:

Հարկային հայտարարագրի լրացումը ավտոմատ կերպով չի վերացնում դրա օժանդակ գրառումները պահպանելու անհրաժեշտությունը: IRS-ը պահպանումը հիմնում է փաստաթղթի տեսակի և հանգամանքների վրա, և որոշ ակտիվների կամ աշխատանքային գրառումներ պետք է պահվեն ավելի երկար, քան մյուս ֆայլերը: Պահպանման վրա կարող են ազդել նաև այլ գործարար պահանջներ: Հին փաստաթղթերը հեռացնելուց առաջ օգտագործեք բիզնեսին համապատասխան գրառումների ժամանակացույց:

Վերջնական հաշվետվությունները, համաձայնեցումները, հաստատված ճշգրտումները և համապատասխան աջակցությունը պահեք ընթեռնելի արխիվում: Ծրագրային ապահովման բաժանորդագրությունը կամ բանկային հաշիվը կարող են ի վերջո փակվել, ուստի համոզվեք, որ կարևոր արտահանումները և պահուստային պատճենները մնում են հասանելի: Կազմակերպված արխիվը օգնում է բացատրել նախորդ մնացորդը կամ գործարքը՝ առանց սեփականատիրոջից խնդրելու հիշել մանրամասները տարիներ անց: