Հաշվապահական ծառայություններ մատուցողների փոփոխություն տարվա կեսին՝ առանց ֆինանսական պատմությունը կորցնելու

Բիզնեսը պարտավոր չէ սպասել մինչև դեկտեմբեր՝ փոխարինելու հաշվապահական ծառայություն մատուցողին, որն այլևս չի բավարարում իր կարիքները: Սակայն տարվա կեսին ընկերությունը փոխելը կարևոր հարց է առաջացնում. ինչպե՞ս փոխանցել աշխատանքը՝ առանց կորցնելու թվերի իմաստը:

Սովորաբար խնդիրը աղյուսակը մեկ թղթապանակից մյուսը տեղափոխելը չէ։ Խնդիրը, որպես կանոն, այն է, թե որ ամիսներն են համաձայնեցվել, որ մնացորդներն են պահպանվում, ինչը մնում է չլուծված և ով է պատասխանատու փոխանցման համար։

Մինչև գործող պայմանավորվածությունը դադարեցնելը, հարցրեք յուրաքանչյուր համապատասխան ֆինանսական հաշվի կարգավիճակի մասին: Նշեք ամենավերջին հաշտեցման ամսաթիվը և արդյոք այդ ժամանակահատվածն ավարտվել և վերանայվել է: Մինչև օգոստոս հաշտեցման ենթարկված բանկային հաշիվը գտնվում է այլ վիճակում, քան այն հաշիվը, որի դեպքում օգոստոս ամսվա գործարքները կատարվել են, բայց հաշտեցում չի իրականացվել:

Պահանջեք ավարտված ժամանակահատվածների համար կազմված ֆինանսական հաշվետվությունները, ներառյալ շահույթի և վնասի հաշվետվությունները և հաշվեկշիռները, եթե այդ հաշվետվությունները պայմանագրի մաս են կազմել: Այս փաստաթղթերը նոր մատակարարին տալիս են հղման կետ, բայց լրացուցիչ գրառումները մնում են կարևոր:

Եթե ​​մատակարարը չի կարող հաստատել, թե որ ժամանակահատվածն է ավարտված, բիզնեսը չպետք է այդ ժամանակահատվածը նկարագրի որպես ավարտված։ Նոր մատակարարը պետք է իմանա անորոշությունը, նախքան այդ մնացորդները որպես մեկնարկային կետ օգտագործելը։

Օգտակար փոխանցումը ներառում է հաշվապահական հարթակին մուտք գործելու հնարավորություն, համապատասխան բանկային և վարկային քարտերի քաղվածքներ, հաշտեցման հաշվետվություններ, գործարքների կից փաստաթղթեր, կտրոններ, հաշիվ-ապրանքագրեր և բաց հարցերի ցանկ: Բիզնեսին կարող են նաև անհրաժեշտ լինել չվճարված հաճախորդների հաշիվ-ապրանքագրերի և մատակարարների հաշիվ-ապրանքագրերի գրառումներ՝ կախված ծառայության շրջանակից:

Հարկային ծառայությունը (IRS) ընդգծում է, որ գրառումները պետք է հիմնավորեն բիզնեսի եկամուտներն ու ծախսերը: Այս սկզբունքը կարևոր է մատակարարի փոփոխության ժամանակ, քանի որ հաշվապահական ֆայլերը պետք է մնան օգտագործելի գործարքները կատարած անձի հեռանալուց հետո:

Միայն շահույթի և վնասի հաշվետվության արտահանումը բավարար փոխանցում չէ, եթե ոչ ոք չի կարող բացատրել, թե ինչպես է դասակարգվել խոշոր ավանդը կամ ինչու է հաշվի մնացորդը տարբերվում դրա հաշվետվությունից։

Հաշվապահական որոշումները հաճախ ունենում են համատեքստ, որը գործարքի նկարագրությունից ակնհայտ չէ: Հաշիվների միջև փոխանցումը կարող է թվալ եկամուտ, մինչև ինչ-որ մեկը չհաստատի, թե ինչ է եղել այն: Մատակարարի վճարումը կարող է ներառել մի քանի հաշիվ-ապրանքագրեր: Ավանդը կարող է վերաբերել ավելի վաղ ժամանակահատվածի գործարքին: Խնդրեք արտագնա մատակարարին բացառությունների ցանկ, որը պարունակում է չլուծված դասակարգումներ, բացակայող անդորրագրեր, անսովոր մնացորդներ և հաստատման սպասող ճշգրտումներ: Եթե մատակարարը չի կարող տրամադրել այդ ցանկը, ապա արտագնա մատակարարը պետք է կազմի այն գրանցման ընթացքում, այլ ոչ թե լուռ ենթադրի, որ գրքերը ճիշտ են:

Նպատակը մեղադրանքների երկար ցուցակ կազմելը չէ։ Այն թույլ է տալիս հաջորդ անձին նշել արդեն ավարտված աշխատանքը և դեռևս ուշադրության կարիք ունեցող աշխատանքը։

Բիզնեսը պետք է շարունակի վերահսկել իր հաշվապահական հարթակը և ֆինանսական գրառումները: Վերանայեք օգտատիրոջ դերերը, հեռացրեք ավելորդ մուտքի տվյալները միայն այն դեպքում, երբ փոխանցումը անվտանգ է, և նոր մատակարարին տրամադրեք իր համաձայնեցված պարտականությունների համար համապատասխան մուտքի իրավունք:

Խուսափեք անձնական բանկային գաղտնաբառի էլեկտրոնային փոստով կիսվելուց կամ մատակարարին թույլ տալուց, որ նա հույսը դնի ուրիշի մուտքի վրա: Օգտագործեք առկա անհատական ​​մուտքի կառավարման միջոցները, եթե բանկը և ծրագրային ապահովումը աջակցում են դրանց: Պահպանեք վճարումների և հաշիվների կառավարման հաստատման իրավունքները լիազորված գործարար անձնակազմի հետ, եթե առանձին, միտումնավոր պայմանավորվածությամբ այլ բան նախատեսված չէ:

Մատակարարների փոփոխությունը նաև լավ պահ է ստուգելու համար, թե որտեղ են միանում ավտոմատ բանկային հոսքերը, փաստաթղթերի վերբեռնման գործիքները և հաշվետվությունների ծանուցումները։

Տարվա կեսի փոփոխությունները հաճախ ձախողվում են մատակարարների միջև սահմանային հարցում: Մեկ ընկերությունը ենթադրում է, որ մյուսը կհամաձայնեցնի ընթացիկ ամսվա տվյալները: Նոր մատակարարը ակնկալում է վերջնական սկզբնական մնացորդ: Սեփականատերը կարծում է, որ ամեն ինչ ծածկված է, քանի որ երկու ընկերություններն էլ վճարվել են անցումային շրջանում:

Սահմանեք գրավոր վերջնաժամկետ. արտագնա մատակարարը գործարքները կատարում է մինչև որոշակի ամսաթվով, մինչդեռ նոր մատակարարը պատասխանատվություն է կրում մեկ այլ, հստակ նշված ամսաթվից սկսած։ Եթե մաքրման անհրաժեշտություն է առաջանում մինչև նոր ծառայության բնականոն մեկնարկը, այն պետք է նույնականացվի և գնանշվի, այլ ոչ թե աննկատելիորեն ներառվի կրկնվող աշխատանքի մեջ։

Անցումային ժամանակացույցում պետք է նաև նշված լինի, թե երբ է ներկայացվելու առաջին նոր հաշվետվությունը և ինչ հարցերի պետք է պատասխանի սեփականատերը ներգրավման ընթացքում։

Մատակարարի՝ իր ներգրավման պահանջները բացատրելու կարողությունը ձեզ ինչ-որ բան է ասում այն ​​մասին, թե ինչպես է այն հետագայում կառավարելու գրառումները: Հարցրեք, թե ինչ տեղեկատվություն է անհրաժեշտ սկսելու համար, ինչպես են ստուգվելու նախորդ համաձայնեցումները և ինչ է պատահում, եթե առկա ֆայլերը թերի են:

Paper Trail-ը առաջարկում է պարբերական հաշվապահություն և Հաշվապահական հաշվառման վերանորոգում ուղղման կարիք ունեցող գրառումների համար։ Բիզնեսը կարող է փոխել մատակարարներին հարցում ուղարկել հիմնվելով դրա ընթացիկ հաշվի կառուցվածքի, գործարքների ծավալի և փոխանցման վիճակի վրա: Նպատակը ֆինանսական գրանցամատյանի մաքուր շարունակությունն է, այլ ոչ թե շտապողական փոփոխություն, որը կստեղծի երկրորդ հաշվապահական խնդիր: