Նյու Յորքի հաշվապահություն

Գրքերին աջակցող գրառումների պահպանում

Գրանցված վաճառքի հարկ վճարողները պետք է վարեն վաճառքի և գնումների ճշգրիտ և ամբողջական գրառումներ: Հարկային դեպարտամենտի վաճառքի հարկ վճարողների գրառումների վարման վերաբերյալ տեղեկագիրը պահանջում է գրառումներ, որոնք ցույց են տալիս համախառն վաճառքը, հարկվող և չհարկվող վաճառքները, գնումները և հավաքագրված հարկը, և պահանջում է, որ գրառումները հասանելի լինեն դեպարտամենտին պահանջի դեպքում: Աղբյուր՝ http://www.tax.ny.gov/pubs_and_bulls/tg_bulletins/st/record-keeping_requirements_for_sales_tax_vendors.htm

Եկամտային հարկի վերաբերյալ նախարարությունը խորհուրդ է տալիս հաշվետվությունը ներկայացնելուց հետո առնվազն 3 տարի պահպանել գրառումները և հիմնավորող փաստաթղթերը, որոնք փաստաթղթավորում են եկամտի աղբյուրները, պահումները և մոտավոր վճարումները, ինչպես նաև հարկային նվազեցման ենթակա ծախսերը: Աղբյուր՝ http://www.tax.ny.gov/pit/letters/recordkeeping.htm

Ինչպես են պետական հարկերը ազդում հաշվապահական գրքի վրա

Նյու Յորքում գործում են պետական վաճառքի և օգտագործման հարկեր, անձնական եկամտահարկ, կորպորատիվ ֆրանշիզային հարկ և գործատուի կողմից պահվող հարկեր: Տեղական վաճառքի հարկերը, ներառյալ շրջանային, քաղաքային և որոշակի շրջանային հարկերը, գանձվում են պետական հարկի հետ միասին, ուստի գրառումները պետք է ցույց տան մատակարարման կամ օգտագործման վայրը՝ կիրառվող համակցված դրույքաչափը հիմնավորելու համար:

Մանրածախ առևտրով զբաղվողները ֆայլում պահում են ազատման վկայականները և վերավաճառքի վկայականները ազատված համարվող վաճառքների համար, քանի որ վաճառողը կրում է հարկը չհավաքագրելու պատճառը ցույց տալու բեռը։

Աշխատավարձի գրառումներ և գործատուի հաշվետվություններ

Գործատուները եռամսյակային կտրվածքով հարկային դեպարտամենտ են ներկայացնում համակցված պահումների, աշխատավարձի հաշվետվության և գործազրկության ապահովագրության հաշվետվություններ: Գործազրկության ապահովագրության վճարները և աշխատավարձի հաշվետվությունը կառավարվում են Աշխատանքի դեպարտամենտի կողմից:

Եկամուտ, գնումներ և փաստաթղթեր

Վաճառքի հարկի մատակարարների գրառումները սահմանվում են Հարկային վարչության կողմից և ներառում են վաճառքներն ու գնումները հաստատող ամենօրյա փաստաթղթերը: Տեղեկագիրը նկարագրում է վաճառքի կտրոններ, հաշիվ-ապրանքագրեր, կտրոններ, գնման հաշիվ-ապրանքագրեր և ազատման փաստաթղթերի նման գրառումներ, որոնք մատակարարի կողմից պետք է պահպանվեն և ներկայացվեն: Աղբյուր՝ http://www.tax.ny.gov/pubs_and_bulls/tg_bulletins/st/record-keeping_requirements_for_sales_tax_vendors.htm

Որքա՞ն ժամանակ պահպանել գրառումները

Վաճառքի հարկ վճարողները պետք է պահպանեն բոլոր գրառումները առնվազն 3 տարի՝ սկսած գրառումները վերաբերող հաշվետվության ժամկետի ավարտից կամ հաշվետվությունը ներկայացնելու օրվանից, եթե այն ավելի ուշ է: Նախարարությունը կարող է պահանջել ավելի երկար ժամանակահատված, եթե գրառումները աուդիտի, դատական գործի կամ այլ վարույթի առարկա են: Աղբյուր՝ http://www.tax.ny.gov/pubs_and_bulls/tg_bulletins/st/record-keeping_requirements_for_sales_tax_vendors.htm

Համակարգից տարողունակության հետ կապված պատճառներով հեռացված վաճառքի կետերի տվյալները պետք է դեռևս փոխանցվեն և հասանելի լինեն այնպիսի ձևով, որը կարող է աուդիտի ենթարկվել նույն 3 տարվա ընթացքում, և տվյալները պետք է փոխանցվեն, երբ բիզնեսը փոխում է վաճառքի կետերի համակարգերը: Աղբյուր՝ http://www.tax.ny.gov/pubs_and_bulls/tg_bulletins/st/record-keeping_requirements_for_sales_tax_vendors.htm

Երբ ոլորտը լրացուցիչ գրառումների կարիք ունի

Նյու Յորքում շարժիչային վառելիք, ծխախոտ, ալկոհոլ և որոշակի այլ կարգավորվող ապրանքներ վաճառող բիզնեսները պետք է ենթարկվեն առանձին ակցիզային հարկի գրանցման, հայտարարագրման և ապրանքային գրանցամատյանների: Այդ տուրքերը վերաբերում են միայն այդ առևտրի ոլորտների բիզնեսներին:

Medicaid-ին մասնակցող առողջապահական ծառայություններ մատուցողները, հարկային գրառումներից բացի, պետք է պահպանեն ծրագրի կանոններով սահմանված պահանջները և վճարումները հաստատող գրառումներ: Սա վերաբերում է գրանցված ծառայություններ մատուցողներին, այլ ոչ թե բոլոր առողջապահական բիզնեսներին:

Հաշվապահական հաշվառում գործնականում

Հետևյալ իրավիճակները ցույց են տալիս, թե ինչպես կարող է բիզնեսը կազմակերպել իր գրառումները: Դրանք օրինակներ են, այլ ոչ թե որևէ կոնկրետ բիզնեսի հարկային մոտեցման որոշում:

Ալբանիի հագուստի խանութը պահպանում է ամենօրյա գրանցամատյանի ընդհանուր տվյալները, վաճառքի կետի աուդիտի հետքը և մեծածախ հաճախորդների վերավաճառքի վկայականները մեկ ամսական ֆայլում: Եռամսյակային վաճառքի հարկային հայտարարագրի ներկայացման օրվանից 3 տարի անց խանութը վերանայում է այդ ֆայլը ոչնչացնելուց առաջ և պահպանում է այն, եթե աուդիտը բաց է:

Մանհեթենում գործող ծառայությունների մատուցման ընկերություն, որի աշխատակիցները բնակվում են Նյու Յորքում, իր աշխատավարձի գրանցամատյանում քաղաքային պահումները պահում է առանձին նահանգային պահումներից, որպեսզի եռամսյակային համակցված հաշվետվությունը և քաղաքային աշխատավարձի գրառումները համընկնեն։

Վաճառքի կետերի աուդիտի հետքեր և քաղաքի պարտավորություններ

Նյու Յորքի խանութը, որտեղ հաճախակի են վերադարձվում, չեղյալ են հայտարարվում և փոխանակվում գումարները, պետք է կարողանա բացատրել, թե ինչու է իր օրական գրանցամատյանի ընդհանուր գումարը տարբերվում գործարքների համախառն ծավալից: Նյու Յորքի բիզնեսները կարող են նաև բախվել լրացուցիչ հաշվետվողականության կատեգորիաների, որոնք չպետք է շփոթել նահանգային պարտավորությունների հետ:

Սա հաշվապահական աշխատանքային հոսքի տարբերակում է, այլ ոչ թե պնդում, որ Նյու Յորքի բոլոր բիզնեսները ենթակա են նույն հարկային կամ հայտարարագրման կանոններին: Կիրառելի մոտեցումը կախված է իրական գործարքից և գործարար գործունեությունից: Հաշվապահի պարտականությունն է պահպանել գործարքի ապացույցները և հետևողականորեն դասակարգել գումարները: Վիճարկվող հարկային դիրքի կամ հայտարարագրման մոտեցումը որոշելը առանձին մասնագիտական դատողություն է:

Գործնական ամսական ակնարկ Նյու Յորքի բիզնեսների համար

Սկսեք սկզբնական աղբյուրից, այլ ոչ թե բանկային հաշվից: Հաճախորդի հաշիվ-ապրանքագիրը, վաճառքի հաշվետվությունը, աշխատավարձի գրանցամատյանը, մատակարարի հաշիվ-ապրանքագիրը կամ պայմանագիրը բացատրում են, թե ինչ է տեղի ունեցել: Համապատասխանեցրեք այն համապատասխան ավանդի կամ վճարման հետ, ուսումնասիրեք տարբերությունները և գրանցեք ճշգրտումները՝ տալով հստակ բացատրություն: Երբ պահանջվում է պետական հարկի կամ աշխատավարձի հաշվետվություն, պահպանեք առանձին համաձայնեցում գրանցամատյանից այդ հաշվետվության մեջ ներառված գումարների հետ: Դա թույլ է տալիս սեփականատիրոջը համեմատել գործառնական արդյունքները՝ առանց շփոթելու բիզնեսի եկամուտը հավաքագրված հարկերի, աշխատակիցների պահումների կամ այլ պարտավորությունների հետ:

Հարկային մասնագետին գրառումները հանձնելու պատրաստվող սեփականատիրոջ համար օգտակար փաթեթը ներառում է ժամանակաշրջանի ամփոփում, համապատասխան դեպքերում ներկայացված հաշվետվության պատճեններ, էական ճշգրտումներին աջակցող գործարքներ և չլուծված հարցերի կարճ ցանկ: Համաձայնեցված բանկային հաշիվը այդ փաթեթի միայն մի մասն է: Գրառումների որակը կախված է նրանից, թե արդյոք վերանայողը կարող է հետևել կարևոր թվերին մինչև դրանց աղբյուրները:

Ինչը պահել հասանելի

Պահպանեք հաշիվ-ապրանքագրերի, կտրոնների, բանկային և քարտային քաղվածքների, աշխատավարձի հաշվետվությունների, հաշիվների համաձայնեցումների և բիզնեսին վերաբերող ցանկացած բացառության կամ հատուկ ծրագրային փաստաթղթերի կարգավորված պատճենները: Պահպանման ժամանակացույցը պետք է նշի, թե որ օրենքը կամ ծրագիրն է կարգավորում յուրաքանչյուր կատեգորիան, այլ ոչ թե ենթադրի, որ յուրաքանչյուր գրառումը մեկ վերջնաժամկետով է ընդգրկվում: Պահպանեք սպասվող աուդիտի, պահանջի կամ վեճի հետ կապված փաստաթղթերը մինչև հարցի լուծումը, և ստուգեք ցանկացած ոչնչացման որոշում համապատասխանեցնելով գործող գործող կանոնին:

«Paper Trail»-ը զբաղվում է այս աշխատանքի հաշվապահական հաշվառման կազմակերպմամբ, դասակարգմամբ և համաձայնեցմամբ: Հարկային հաշվետվությունների դիրքերը, իրավական մեկնաբանությունները և աշխատավարձի մասնագիտացված դասակարգումները պետք է վերանայվեն համապատասխան որակավորված մասնագետի կողմից: