Կալիֆոռնիայի հաշվապահություն

Գրքերին աջակցող գրառումների պահպանում

Կալիֆոռնիայի գործատուները պետք է գրանցվեն EDD կոչվող զբաղվածության զարգացման վարչությունում (ԶԶՎՎ), բացեն գործատուի աշխատավարձի հարկային հաշիվ, հայտարարագրեն աշխատավարձը և պահումները, վճարեն գործազրկության ապահովագրությունը և աշխատանքային ուսուցման հարկը, պահեն և փոխանցեն պետական հաշմանդամության ապահովագրությունը և անձնական եկամտահարկը, որտեղ դա կիրառելի է, ինչպես նաև հայտարարագրեն նոր աշխատակիցների և, որոշակի դեպքերում, անկախ կապալառուների մասին: Աղբյուր՝ EDD, Արդյո՞ք ես պարտավոր եմ գրանցվել որպես գործատու, հետևյալ հասցեով՝ https://edd.ca.gov/en/payroll_taxes/Am_I_Required_to_Register_as_an_Employer/

Ինչպես են պետական հարկերը ազդում հաշվապահական գրքի վրա

Կալիֆոռնիան ունի վաճառքի և օգտագործման հարկեր, որոնք կառավարվում են CDTFA-ի կողմից, անձնական եկամտահարկը և կորպորատիվ ֆրանշիզային հարկը, ինչպես նաև կորպորատիվ եկամտային հարկը, որոնք կառավարվում են FTB-ի կողմից, իսկ գործատուի աշխատավարձի հարկերը կառավարվում են EDD-ի կողմից, մասնավորապես՝ գործազրկության ապահովագրությունը, աշխատանքային ուսուցման հարկը, պետական հաշմանդամության ապահովագրությունը և անձնական եկամտահարկի պահումները: Շրջանային վաճառքի և օգտագործման հարկերը գումարում են տեղական դրույքաչափերը ըստ շրջանի, ուստի վաճառքի գրառումները պետք է ներառեն վաճառքի կամ առաքման վայրը:

Կալիֆոռնիան նաև ունի հարկեր և վճարներ որոշակի ոլորտների համար, որոնք կառավարվում են CDTFA-ի և այլ գործակալությունների կողմից, ներառյալ կանեփի հարկերը, վառելիքի հարկերը, ալկոհոլի և ծխախոտի հարկերը, ինչպես նաև վտանգավոր թափոնների և այլ վճարային ծրագրերը: Միայն այդ ծրագրերում ընդգրկված բիզնեսներն են ենթակա դրանց:

Աշխատավարձի գրառումներ և գործատուի հաշվետվություններ

Կալիֆոռնիայի գործատուները պետք է նոր վարձված աշխատակիցների մասին հայտնեն Նոր աշխատողների գրանցամատյանին աշխատանքի սկսվելուց հետո 20 օրացուցային օրվա ընթացքում, որը աշխատավարձի դիմաց ծառայությունների մատուցման առաջին օրն է: Առնվազն 60 անընդմեջ օրվա ընդմիջումից հետո վերավարձի մասին նույնպես պետք է հայտնվի 20 օրացուցային օրվա ընթացքում: e Services for Business-ի միջոցով էլեկտրոնային եղանակով հաշվետվություն ներկայացնող գործատուները ներկայացնում են երկու ամսական հաշվետվություն՝ ոչ պակաս, քան 12 օր և ոչ ավելի, քան 16 օր ընդմիջումներով: Պահանջվող գործատուի տեղեկատվությունը ներառում է EDD գործատուի աշխատավարձի հարկի ութանիշ հաշվի համարը, դաշնային գործատուի նույնականացման համարը, բիզնեսի անվանումը և հասցեն, ինչպես նաև կոնտակտային տվյալները: Պահանջվող աշխատակցի տեղեկատվությունը ներառում է անունը, սոցիալական ապահովագրության համարը, տան հասցեն և մեկնարկի ամսաթիվը: Աղբյուր՝ EDD, Կալիֆոռնիայի նոր աշխատողների գրանցամատյան, հետևյալ հասցեով. https://edd.ca.gov/en/payroll_taxes/new_hire_reporting

Կալիֆոռնիայի գործատուները պետք է նաև 20 օրացուցային օրվա ընթացքում զեկուցեն անկախ կապալառուների մասին՝ օգտագործելով «Անկախ կապալառուի հաշվետվություն»՝ DE 542 ձևը, որտեղ բիզնեսը պարտավոր է ներկայացնել դաշնային 1099-NEC կամ 1099-MISC ձևը ծառայությունների, վճարումների կամ պայմանագրերի համար՝ 600 դոլար կամ ավելիի համար, և կապալառուն անհատ է, անհատ ձեռնարկատեր կամ մեկ անդամի սահմանափակ պատասխանատվությամբ ընկերություն: Աղբյուր՝ EDD, New Employer Resources, at https://edd.ca.gov/en/Payroll_Taxes/Helpful_Resources_New_Employer

Որքա՞ն ժամանակ պահպանել գրառումները

FTB գրառումների պահպանման կարգավորման համաձայն համակցված հաշվետվության հարկ վճարողների համար մեկ տարվա գրառումները պետք է պահպանվեն այն ժամանակահատվածի համար, որի ընթացքում ֆրանշիզային կամ եկամտային հարկը ենթակա է ճշգրտման, որը չպետք է գերազանցի ութ տարին՝ սկսած հաշվետվության ներկայացման վերջնաժամկետից կամ երկարաձգված վերջնաժամկետից, կամ այն ժամանակահատվածի համար, երբ քննվում է բողոքարկման, վերաքննիչ բողոքարկման կամ վերադարձի հայցը: Հարկ վճարողը պարտավոր չէ գրառումներ պահպանել ութ տարուց ավելի՝ վիճելի չհամարվող հարցերի համար: Աղբյուր՝ FTB, Waters Edge Manual, Գլուխ 19, at https://www.ftb.ca.gov/tax-pros/procedures/waters-edge-manual/chapter-19.pdf Այս ութ տարվա կանոնը այստեղ նշված է միայն այդ համակցված հաշվետվությունների համատեքստի համար, այլ ոչ թե որպես ընդհանուր կանոն Կալիֆոռնիայի բոլոր բիզնեսների համար։

Երբ ոլորտը լրացուցիչ գրառումների կարիք ունի

Առևտրային կանեփը Կալիֆոռնիայի ամենացայտուն օրինակն է՝ պահպանման բաժնում յոթ տարվա գրանցման կանոնով, գումարած գույքագրման հաշվառման և CDTFA կանեփի հարկային գրառումներով: Միայն լիցենզավորված կանեփի բիզնեսներն են ենթակա այդ պարտականություններին:

Կալիֆոռնիայի շինարարական գործատուները հանրային աշխատանքների նախագծերի համար ունեն հավաստագրված աշխատավարձի վճարային պարտավորություններ և պարտավոր են պահպանել և տրամադրել այդ նախագծերի աշխատավարձի հաշվառումը՝ գործող աշխատավարձի մասին օրենքի համաձայն: Այդ պարտականությունը վերաբերում է հանրային աշխատանքների կապալառուներին և ենթակապալառուներին, այլ ոչ թե բոլոր շինարարական աշխատանքներին:

Հաշվապահական հաշվառում գործնականում

Հետևյալ իրավիճակները ցույց են տալիս, թե ինչպես կարող է բիզնեսը կազմակերպել իր գրառումները: Դրանք օրինակներ են, այլ ոչ թե որևէ կոնկրետ բիզնեսի հարկային մոտեցման որոշում:

Կալիֆոռնիայի մանրածախ առևտրով զբաղվող ընկերությունը վաճառում է ապրանք վերավաճառքի համար: Այն գնորդից ստանում է վերավաճառքի վկայական, ներկայացնում է վկայականը վաճառքի հաշիվ-ապրանքագրի հետ միասին և պահպանում է վաճառքի օրագիրը, գրանցման ժապավենները և գնման հաշիվ-ապրանքագրերը միասին պահպանման բաժնում նկարագրված չորս տարվա վաճառքի հարկային հաշվառման ժամանակահատվածի համար, որպեսզի աուդիտորը կարողանա հետևել ազատված վաճառքին:

Սան Դիեգոյի մի սրճարան վարձում է բարիստա և վարձում է անհատական վերանորոգման կապալառու՝ տարեկան 800 դոլար արժողությամբ աշխատանքի համար, որտեղ պահանջվում է 1099 ձևաթուղթ: Այն բարիստային հայտնում է Նոր աշխատակիցների գրանցամատյանում՝ աշխատանքի առաջին օրվանից հետո 20 օրացուցային օրվա ընթացքում, և կապալառուին հայտնում է DE 542 ձևաթուղթով՝ աշխատավարձի բաժնում EDD կանոնի համաձայն՝ 20 օրացուցային օրվա ընթացքում:

Շրջանային վաճառքի հարկեր և զբաղվածության հաշվետվություններ

Կալիֆոռնիայի մանրածախ առևտրով զբաղվող ընկերությունը կարող է ստանալ մեկ զուտ քարտային ավանդ, որը կծածկի բազմաթիվ հարկվող վաճառքներ, վերադարձներ և մշակման վճարներ: Գրքերի մեջ պետք է պահպանվեն համախառն գործարքները և իրավասության մասին տեղեկատվությունը, այլ ոչ թե բանկային ավանդը համարվի վաճառք: Աշխատավարձի համաձայնեցման համար անհրաժեշտ է առանձին ֆայլ, որը կապում է աշխատավարձի հաշվետվությունները, վճարումները և աշխատավարձի պարտավորությունները:

Սա հաշվապահական հաշվառման աշխատանքային հոսքի տարբերակում է, այլ ոչ թե պնդում, որ Կալիֆոռնիայի բոլոր բիզնեսները ենթակա են նույն հարկային կամ հայտարարագրման կանոններին: Կիրառելի մոտեցումը կախված է իրական գործարքից և գործարար գործունեությունից: Հաշվապահի պարտականությունն է պահպանել գործարքի ապացույցները և հետևողականորեն դասակարգել գումարները: Վիճարկվող հարկային դիրքի կամ հայտարարագրման մոտեցումը որոշելը առանձին մասնագիտական դատողություն է:

Գործնական ամսական ակնարկ Կալիֆոռնիայի բիզնեսների համար

Սկսեք սկզբնական աղբյուրից, այլ ոչ թե բանկային հաշվից: Հաճախորդի հաշիվ-ապրանքագիրը, վաճառքի հաշվետվությունը, աշխատավարձի գրանցամատյանը, մատակարարի հաշիվ-ապրանքագիրը կամ պայմանագիրը բացատրում են, թե ինչ է տեղի ունեցել: Համապատասխանեցրեք այն համապատասխան ավանդի կամ վճարման հետ, ուսումնասիրեք տարբերությունները և գրանցեք ճշգրտումները՝ տալով հստակ բացատրություն: Երբ պահանջվում է պետական հարկի կամ աշխատավարձի հաշվետվություն, պահպանեք առանձին համաձայնեցում գրանցամատյանից այդ հաշվետվության մեջ ներառված գումարների հետ: Դա թույլ է տալիս սեփականատիրոջը համեմատել գործառնական արդյունքները՝ առանց շփոթելու բիզնեսի եկամուտը հավաքագրված հարկերի, աշխատակիցների պահումների կամ այլ պարտավորությունների հետ:

Հարկային մասնագետին գրառումները հանձնելու պատրաստվող սեփականատիրոջ համար օգտակար փաթեթը ներառում է ժամանակաշրջանի ամփոփում, համապատասխան դեպքերում ներկայացված հաշվետվության պատճեններ, էական ճշգրտումներին աջակցող գործարքներ և չլուծված հարցերի կարճ ցանկ: Համաձայնեցված բանկային հաշիվը այդ փաթեթի միայն մի մասն է: Գրառումների որակը կախված է նրանից, թե արդյոք վերանայողը կարող է հետևել կարևոր թվերին մինչև դրանց աղբյուրները:

Ինչը պահել հասանելի

Պահպանեք հաշիվ-ապրանքագրերի, կտրոնների, բանկային և քարտային քաղվածքների, աշխատավարձի հաշվետվությունների, հաշիվների համաձայնեցումների և բիզնեսին վերաբերող ցանկացած բացառության կամ հատուկ ծրագրային փաստաթղթերի կարգավորված պատճենները: Պահպանման ժամանակացույցը պետք է նշի, թե որ օրենքը կամ ծրագիրն է կարգավորում յուրաքանչյուր կատեգորիան, այլ ոչ թե ենթադրի, որ յուրաքանչյուր գրառումը մեկ վերջնաժամկետով է ընդգրկվում: Պահպանեք սպասվող աուդիտի, պահանջի կամ վեճի հետ կապված փաստաթղթերը մինչև հարցի լուծումը, և ստուգեք ցանկացած ոչնչացման որոշում համապատասխանեցնելով գործող գործող կանոնին:

«Paper Trail»-ը զբաղվում է այս աշխատանքի հաշվապահական հաշվառման կազմակերպմամբ, դասակարգմամբ և համաձայնեցմամբ: Հարկային հաշվետվությունների դիրքերը, իրավական մեկնաբանությունները և աշխատավարձի մասնագիտացված դասակարգումները պետք է վերանայվեն համապատասխան որակավորված մասնագետի կողմից: