Անվտանգ հաշվապահական մուտք. Ինչ պետք է ստուգել նախքան աութսորսինգային մատակարար վարձելը

Աութսորսինգի միջոցով հաշվապահ վարձելը նշանակում է, որ նրան տեսանելիություն է տալիս ձեր բիզնեսի ֆինանսական գործունեությանը: Դա կարող է ներառել հաշիվների քաղվածքներ, գործարքների գրառումներ, հաշիվ-ապրանքագրեր, հաճախորդների տեղեկատվություն և վճարումների բացատրություններ: Մատակարար ընտրելուց առաջ սեփականատերը պետք է հստակ հասկանա, թե ինչ մուտք է պահանջում աշխատանքը և ինչ մուտք՝ ոչ:

Նպատակը գործնական է։ Մատակարարին անհրաժեշտ է բավարար տեղեկատվություն՝ ճշգրիտ գրքեր վարելու համար, մինչդեռ բիզնեսը պահպանում է իր հաշիվների, վճարման որոշումների և զգայուն գրառումների նկատմամբ վերահսկողությունը։

Հաշվապահական հաշվառման համար բանկային գործունեության ընթերցումը նույնը չէ, ինչ միջոցներ փոխանցելու լիազորություն ունենալը: Որոշ ֆինանսական հաստատություններ և հաշվապահական համակարգեր թույլ են տալիս բիզնեսներին տրամադրել օգտատիրոջ առանձին թույլտվություններ: Եթե այդ տարբերակները գոյություն ունեն, սեփականատերը կարող է ապահովել գրառումների և համաձայնեցման համար անհրաժեշտ մուտքի մակարդակը՝ առանց լայն վարչական կամ վճարային լիազորություններ տրամադրելու:

Մինչև աշխատանքի ընդունվելը, հարցրեք, թե յուրաքանչյուր հաշվի համար ինչ մուտքի իրավունք է անհրաժեշտ մատակարարին և ինչու: Որոշակի աշխատանքների համար բավարար կլինի միայն բանկային հաշվի քաղվածքի վերբեռնումը: Այլ կրկնվող աշխատանքային հոսքերի համար կարող են օգտակար լինել հաշվի անվտանգ միացումները կամ ընթերցման հասանելիությունը: Համապատասխան ընտրությունը կախված է համակարգերից, համաձայնեցված շրջանակից և հաստատության հասանելի կառավարման միջոցներից:

Մի՛ ենթադրեք, որ մատակարարը պետք է օգտագործի սեփականատիրոջ անձնական բանկային մուտքանունը միայն այն պատճառով, որ դա կհամաձայնեցնի հաշիվը: Համատեղ մուտքի տվյալները դժվարացնում են հաշվին մուտք գործած անձի նույնականացումը և մուտքի ամբողջական չեղարկումը հարաբերությունների ավարտից հետո:

Հաշիվ-ապրանքագրերի հետևումը, մատակարարի հաշիվ-ապրանքագրերի համակարգումը և վճարման հաստատումը փոխարինելի ծառայություններ չեն: Հաշվապահը կարող է գրանցել հաշիվ-ապրանքագիր կամ պարզել, որ վճարումը պետք է կատարվի առանց այդ վճարումը հաստատելու թույլտվության:

Գրեք, թե ով կարող է կազմել հաշիվ-ապրանքագրեր, ով կարող է դրանք վերանայել, ով կարող է հաստատել վճարումը և ով կարող է գումար տեղափոխել: Եթե ընկերության քաղաքականության համաձայն գործարքը պետք է հաստատվի երկու անձի կողմից, հաշվապահական հաշվառման կարգը չպետք է պատահաբար շրջանցի այդ գործընթացը:

Սա հատկապես կարևոր է, երբ բիզնեսը գնում է կատարում Հաշիվներ և վճարումներ աջակցություն՝ հաշվապահությանը զուգահեռ: Սեփականատերը պետք է հաստատի, թե որ գործողություններն են վարչական գրառումների աշխատանք, և որոնք են պահանջում բիզնեսի կողմից հստակ թույլտվություն:

Անդորրագրերը, աշխատավարձի գրառումները, հարկային ձևերը և հաշվի քաղվածքները կարող են պարունակել տեղեկատվություն, որը չպետք է տրամադրվի սովորական հանրային հղումով կամ չպաշտպանված էլեկտրոնային փոստի թեմայով: Դաշնային առևտրի հանձնաժողովը խորհուրդ է տալիս բիզնեսներին հավաքել միայն այն, ինչ իրենց անհրաժեշտ է, պաշտպանել զգայուն տեղեկատվությունը և սահմանափակել մուտքը՝ հիմնվելով օրինական աշխատանքային պարտականությունների վրա:

Հարցրեք, թե ինչպես են փաստաթղթերը տրամադրվելու, ով կարող է դիտել դրանք, արդյոք հասանելիությունը կարող է հեռացվել, և որքան ժամանակ է մատակարարը պահպանում ֆայլերը: Հաստատեք, որ բիզնեսը կարող է ստանալ իր սեփական գրառումները, եթե փոխի մատակարարին:

Հստակ փաստաթղթաշրջանառության գործընթացը նաև նվազեցնում է շփոթմունքը։ Երբ բեռնումները կատարվում են մեկ համաձայնեցված վայրում, և բացակայող փաստաթղթերը հետևվում են, կողմերից ոչ մեկը ստիպված չէ ամիսներ շարունակ ցրված հաղորդագրությունների միջով որոնել՝ գործարքը վերականգնելու համար։

Հաշվապահական հարթակները հաճախ պարունակում են բազմաթիվ օգտատիրոջ դերեր, ինտեգրացիաներ և ավտոմատացման կարգավորումներ: Ներգրավումը պետք է ներառի ընկերության տվյալներին մուտք ունեցող իրական օգտատերերի, նոր մատակարարին տրված թույլտվությունների և գրառումներ փոխանակող ցանկացած միացված հավելվածի վերանայում:

Եթե ​​կապը դադարում է աշխատել, ինչ-որ մեկը պետք է պատասխանատու լինի դրա վերանորոգման համար: Եթե մատակարարի պայմանագիրը լրանում է, բիզնեսին անհրաժեշտ է մեթոդ՝ մուտքը չեղարկելու համար՝ առանց պատահաբար անջատելու իր սեփական աշխատակիցներին կամ կարևոր գրառումները ջնջելու:

Սրանք գործառնական մանրամասներ են, այլ ոչ թե պարզապես տեխնիկական նախասիրություններ։ Դրանք որոշում են, թե արդյոք ընկերությունը կարող է պահպանել շարունակականությունը և վերահսկողությունը՝ հաշվապահական հաշվառման կարգի փոփոխության հետ մեկտեղ։

Ոչ բոլոր անսովոր գործարքները կարող են պատասխանատու կերպով դասակարգվել միայն բանկի նկարագրությունից ելնելով։ Մատակարարը կարող է պահանջել, որ սեփականատերը պարզի գանձման նպատակը, հաստատի ուղղումը կամ տրամադրի բացակայող կտրոնը։

Բիզնեսը պետք է հասկանա, թե ինչպես են այդ հարցերը բարձրացվում և ինչպես են պատասխանները փաստաթղթավորվում: Լավ հաշվապահական գրառումները պահպանում են, թե ինչու է կարևոր որոշումը կայացվել, այլ ոչ թե միայն վերջնականապես մուտքագրված թիվը:

Երբ գրառումները թերի են, մատակարարը պետք է բացատրի, թե ինչն է մնում անհայտ, այլ ոչ թե ենթադրությունները ներկայացնի որպես ստուգված ֆինանսական փաստեր։

Հաշվապահական հաշվառման գնանշումն ընդունելուց առաջ հաստատեք հաշիվների քանակը, հաշվետվությունների հաճախականությունը, փաստաթղթաշրջանառության գործընթացը և մուտքի պահանջները: Առաջարկը, որը թվում է էժան, բայց պահանջում է լայն թույլտվություններ կամ անորոշ է թողնում ուղղումների պատասխանատվությունը, կարող է ավելորդ ռիսկ ստեղծել:

Թղթի արահետը կարող է քննարկել դրա մասին Ամսական հաշվապահություն, Շաբաթական հաշվապահություն, Հաշիվներ և վճարումներ, և Հաշվապահական հաշվառման վերանորոգում ծառայությունները պահանջվող իրական աշխատանքի առումով: Արտաքին աջակցություն փնտրող սեփականատերը պետք է կարողանա հասկանալ պատասխանատվությունները և հաստատման սահմանները՝ նախքան ընկերության գրառումներին մուտք գործելու թույլտվություն տալը: