Վճարումների համակարգում

Երբ հաշիվները պատրաստ են վճարման, մենք օգնում ենք պատրաստել անհրաժեշտ տեղեկատվությունը, որոշել վերջնաժամկետները և ներկայացնել կետերը հաճախորդի հաստատմանը: Ձեր լիազորված թիմը որոշում է, թե որ վճարումներն են շարունակվելու: Հստակ պարտականությունները օգնում են նվազեցնել սպասվող հաշիվների և հաստատված գումարների վերաբերյալ շփոթմունքը:

• Պատրաստեք հաստատված մատակարարների հաշիվների վճարման մանրամասները համաձայնեցված հարթակի կամ աշխատանքային հոսքի շրջանակներում։
• Դասավորեք սպասվող վճարումները ըստ մատակարարի, գումարի և վճարման ամսաթվի։
• Նշեք թերի տեղեկատվությունը կամ վերանայման կարիք ունեցող բացառությունները։
• Ուղարկեք վճարման նախապատրաստական ​​աշխատանքները ձեր լիազորված վերանայողին հաստատման համար:
• Պահպանեք նախապատրաստման, հաստատման կարգավիճակի և հաստատված աշխատանքային հոսքի միջոցով տրամադրված հաստատման վարչական գրառումները։

Paper Trail ինքնուրույն չի ուղարկում գումար, չի կատարում վճարումներ, չի ստորագրում չեկեր, չի հաստատում մատակարարների վճարները կամ չի վերահսկում հաճախորդների բանկային տվյալները: Վճարումների կատարումը կատարվում կամ հստակորեն լիազորվում է ձեր բիզնեսի կողմից՝ իր սեփական հաստատված վերահսկողության միջոցով:

Գործողության սպասող հաշիվների, դեռևս անհրաժեշտ հաստատումների և կատարված վճարումների հստակ գրանցամատյանների շնորհիվ ձեր թիմը կարող է որոշել հաջորդ քայլերը՝ առանց էլեկտրոնային նամակների թեմա կամ առանձին ցուցակներ կազմելու։

Վճարման նախապատրաստումը սկսվում է մատակարարի հաշիվ-ապրանքագրերից և հրահանգներից, որոնք հասել են ձեր հաստատման աշխատանքային գործընթացի համապատասխան կետին: Մատակարարը, հաշիվ-ապրանքագրի հղումը, գումարը և վճարման ամսաթիվը պետք է բավականաչափ հստակ լինեն, որպեսզի ձեր լիազորված վերանայողը կարողանա նույնականացնել պարտավորությունը:

Եթե ​​հաշիվը վիճարկվում է, թերի է կամ բացակայում է պահանջվող հրահանգը, այն պետք է մնա բացառություն, այլ ոչ թե ներկայացվի որպես ընթացքի մեջ գտնվող։ Ձեր բիզնեսը հաստատում է գանձման վավերականությունը և համապատասխան հաստատումը։

Համաձայնեցված հարթակի կամ աշխատանքային հոսքի շրջանակներում մենք կազմակերպում ենք մատակարարի կողմից սպասվող վճարումների մանրամասները՝ վերանայման համար: Ցանկը կապում է առաջարկվող վճարման տեղեկատվությունը ուղեկցող հաշվի հետ և նշում է գումարը, վճարման ամսաթիվը և հաստատման կարգավիճակը:

Այդ տեղեկատվության պատրաստումը վարչական առաջադրանք է: Այն թույլ չի տալիս Paper Trail ստորագրել չեկ, անկախ տեղափոխել գումար կամ կատարել վճարում: Ձեր լիազորված թիմը պահպանում է վերահսկողությունը վճարման կատարման ընթացքի և ժամկետի նկատմամբ:

Ձեր բիզնեսը որոշում է, թե ով կարող է հաստատել մատակարարների հաշիվները և ով կարող է լիազորել վճարումները: Համաձայնեցված աշխատանքային հոսքը որոշում է, թե որտեղ են պատրաստվում վերանայման ենթակա նյութերը, ներառյալ մեկից ավելի լիազորված անձի անհրաժեշտությունը:

Մենք կազմակերպում ենք նախապատրաստական ​​աշխատանքները և որոշում ենք դեռևս անհրաժեշտ հաստատումը։ Պատասխանի բացակայությունը չի համարվում հաստատում։ Հաստատման ուղու կամ վճարման հանձնարարականի փոփոխությունները պահանջում են ձեր բիզնեսի պատասխանատու անձի հստակ ուղղորդում։

Մատակարարի մասին տեղեկատվության բացակայությունը, վերանայված հաշիվ-ապրանքագիրը կամ անորոշ գումարը կարող են խոչընդոտել ապրանքի վերանայման համար պատրաստ լինելը: Մենք նշում ենք բացառությունը և նշում անհրաժեշտ տեղեկատվությունը, որպեսզի այն տեսանելի լինի սպասվող աշխատանքի կողքին:

Ձեր թիմը լուծում է մատակարարի ինքնության, վիճարկվող վճարների և վճարման հրահանգների փոփոխությունների վերաբերյալ հարցերը իր սեփական կառավարման միջոցների միջոցով: Paper Trail չի շրջանցում այդ կառավարման միջոցները՝ ժամկետը պահպանելու կամ ինքնուրույն որոշելու համար, թե որ բացառությունն է ընդունելի:

Ձեր կողմից հաստատված կառավարման միջոցների միջոցով վճարումը կատարելուց հետո, այդ աշխատանքային հոսքի միջոցով տրամադրված տեղեկատվությունը աջակցում է վարչական կարգավիճակի գրանցամատյանին: Պատրաստումը, հաստատումը և հաստատված վճարումը առանձին վիճակներ են և պետք է մնան տարբերակելի:

Ապրանքը չպետք է նկարագրվի որպես վճարված միայն այն պատճառով, որ այն գրանցվել է նախապատրաստական ​​ցուցակում: Եթե հաստատումը բացակայում է կամ անհասկանալի է, գրառման մեջ կարող է նշվել, որ անհրաժեշտ է հետագա գործողություններ: Ֆինանսական համաձայնեցումը մնում է հաշվապահական գործընթացի մաս:

Ձեր թիմը տրամադրում է մատակարարի հաշիվ-ապրանքագրերի գրառումները, հաստատման պարտականությունները, պատրաստման հաճախականությունը և աշխատանքային հոսքը կարգավորող հրահանգները: Պատմեք մեզ վերջնաժամկետների կամ վերանայման այն քայլերի մասին, որոնք ազդում են սպասվող ապրանքների կազմակերպման վրա:

Համաձայնեցված արդյունքը պատրաստված կետերի, դեռևս անհրաժեշտ հաստատումների, բացառությունների և ձեր գործընթացի միջոցով տրամադրված հաստատումների հստակ պատկերացումն է: Վճարումների համակարգումը աջակցում է տեղեկացված հաճախորդների վերանայմանը՝ առանց ձեր միջոցների, բանկային տվյալների կամ վճարման որոշումների Paper Trail վերահսկողությունը տրամադրելու: