Ժամկետանց հաշվապահություն

Առաջին խնդիրն է բացահայտել ամենավաղ անավարտ ժամանակահատվածը և դրա ընթացքում ակտիվ եղած յուրաքանչյուր բիզնես հաշիվ: Վեց ամիս առաջ փակված հաշիվը դեռևս կարևոր է, եթե այն գործարքներ է ունեցել վերանայվող ժամանակահատվածում: Վճարային հարթակները, բիզնես վարկային քարտերը և վարկային գործունեությունը նույնպես կարող են օգնել բացատրել, թե ինչ է երևում հիմնական ստուգիչ հաշվի վրա:

Բյուջեի քարտեզը առանձնացնում է բացակայող հայտարարությունները, չգրանցված գործունեությունը և գոյություն ունեցող, բայց չվերանայված գրառումները: Սրանք տարբեր աշխատանքներ են և պետք է տեսանելի լինեն շրջանակում:

Վերջերս կատարված բանկային մնացորդը չի կարող ինքնուրույն բացատրել մի քանի ամիսների ընթացքում անավարտ գրքերի առկայությունը: Լրացման աշխատանքը պահանջում է հուսալի մեկնարկային կետ, որը հաճախ վերջին ավարտված հաշտեցումն է կամ նախկինում հաշվապահի կողմից պատրաստված մնացորդը: Եթե այդ մեկնարկային կետը պարունակում է սխալ, այն կարող է ուշադրության կարիք ունենալ, նախքան հետագա ամիսները վստահորեն ավարտվեն:

Ահա թե ինչու ամենահին համապատասխան ժամանակահատվածից առաջ աշխատելը հաճախ ավելի օգտակար է, քան սկզբում ամենանոր գործարքները դասակարգելը։ Հակառակ դեպքում, նախորդ սխալները կարող են տարածվել ամբողջ կուտակված գործարքի վրա։

Պատմական հաշվետվությունները օգնում են նույնականացնել գործունեությունը, սակայն դրանք ներմուծելը պահանջում է զգուշություն, երբ որոշ գործարքներ արդեն գոյություն ունեն: Ձեռքով մուտքագրված վճարումը և բանկային ներբեռնումը կարող են նկարագրել նույն իրադարձությունը: Նմանապես, հաճախորդի հաշիվ-ապրանքագիրը և այդ հաշիվ-ապրանքագրի դիմաց վճարումը չպետք է դառնան երկու առանձին վաճառք:

Վերանայումը կապում է փոխկապակցված գրառումները և փնտրում է հաջորդականության մեջ բացթողումներ: Ամսաթվերը, գումարները և ուղեկցող նկարագրությունները օգնում են տարբերակել իրական կրկնօրինակ գրառումները նույն գումարն ունեցող առանձին գնումներից:

Օրինակ՝ խորհրդատուն վերջին անգամ հաշվապահական հաշվառումը կատարել է մարտ ամսին և գրառումները անհրաժեշտ են մինչև սեպտեմբեր։ Վերանայումը նախ հաստատում է մարտ ամսվա մնացորդները, ապա ապրիլից մինչև սեպտեմբեր աշխատում է համապատասխան ստուգիչ հաշվի, քարտի և վճարային հարթակի համար։ Բացակայող կտրոնները դառնում են կենտրոնացված ցուցակ՝ փոխարենը խոչընդոտելու մյուս բոլոր գործարքների առաջխաղացումը։

Այնուհետև խորհրդատուն կարող է տեսնել, թե որ ամիսներն են լրացված, որ գրառումները բացատրության կարիք ունեն և արդյոք մնացած որևէ որոշում պատկանում է հարկային մասնագետին: Շրջանակն ունի սկիզբ և ավարտ:

Հին գնումներն ավելի դժվար է հիշել, և որոշ գրառումներ վերականգնելու համար կարող է ժամանակ պահանջվել։ Աշխատանքը պետք է տարբերակի անհասանելի փաստաթուղթը երբեք տեղի չունեցող գործարքից։ Միայն մատակարարի անունը չի կարող բացատրել վճարման գործարար նպատակը, և միայն հայտարարությունը չի կարող հաստատել հարկային աջակցության համար անհրաժեշտ ամեն ինչ։

Սեփականատիրոջ բացատրությունները կարող են օգնել կապել մասերը, սակայն բացակայող ապացույցները պետք է մնան տեսանելի։ Նպատակը ազնիվ գրառումների ամբողջություն է՝ փաստաթղթավորված բացթողումներով, այլ ոչ թե այնպիսի զեկույց, որը թվում է ամբողջական, քանի որ անորոշ կետերին աննկատ կերպով դասակարգվել են։

Բացակայող տեղեկությունների համար օգտագործեք առանձին հարցումների ցանկ՝ նշելով գործարքի ամսաթիվը, գումարը և անհրաժեշտ փաստաթուղթը կամ բացատրությունը: Անդորրագրի սպասող վճարումը պետք է տարբերակելի մնա այն հաշվից, որից բացակայում է ամբողջական քաղվածքը:

Միասին լուծեք կապված գործողությունները: Հաճախորդի կանխավճարը կարող է վերաբերել մեկ այլ ամսում մուտքագրված հաշիվ-ապրանքագրին, մինչդեռ քարտով վճարումը կարող է մարել արդեն գրանցված գնումները: Պահպանեք այդ հղումները նախորդ ժամանակահատվածները վերականգնելիս:

Հաշվապահական հաշվառման լրացումը և ընթացիկ հաշվառումը տարբեր ռիթմեր ունեն։ Մինչ պատմական ժամանակաշրջանները վերանայվում են, նոր կտրոնների պահպանումը և ընթացիկ հաշվին մուտք գործելը կարող են թարմ գործունեությունը կազմակերպված պահել։ Օգտակար է համաձայնության գալ, թե որ անձն է գրանցում նոր գործարքներ, և որ անձն է աշխատում ավելի հին ժամանակաշրջանների վրա, որպեսզի նրանց աշխատանքը չհամընկնի։

Հանձնման ժամանակ համաձայնեցված արդյունքները կարող են ներառել թարմացված հաշվապահական գրքեր, համաձայնեցված ժամանակահատվածներ, թարմացված հաշվետվություններ և չլուծված հարցերի ամփոփում: Ժամանակի ցանկացած գնահատական պետք է արտացոլի աշխատանքի ծավալը և գրառումների առկայությունը, այլ ոչ թե միայն ամիսների քանակի վրա հիմնված խոստում:

Ուշացած գործերի մնացորդը վերանայվում է հաջորդականությամբ, քանի որ նախորդ ամսվա չլուծված մնացորդը կարող է փոխանցվել յուրաքանչյուր հաջորդ ամսվա։ Ժամանակահատվածների ավարտին գրառումները պետք է ցույց տան, թե որ հաշիվներն են համաձայնեցվել, և որ գործարքները դեռ բացատրության կարիք ունեն։ Դա առաջընթացը տեսանելի է դարձնում՝ առանց անավարտ պատմական գրառումները ներկայացնելու որպես ավարտված։