Ամսական հաշվապահական ծառայություններ

Հաճախորդների հաշիվ-ապրանքագրերով վճարվող բիզնեսը տարբեր գրառումների պահպանման կարիքներ ունի, քան օրական քարտային վճարումներ ստացող բիզնեսը։ Ամսական ծավալը պետք է արտացոլի բիզնեսի կողմից իրականում օգտագործվող հաշիվները, վճարային ուղիները, գործարքների ծավալը և գրառումները։ Դա աշխատանքը դարձնում է արդիական՝ առանց ավելորդ մանրամասներ ավելացնելու պարզ գործողությանը։

Առաջին ամիսը նաև սահմանում է մեկնարկային հաշվեկշիռները: Եթե նախորդ ամիսները անավարտ են կամ անվստահելի, կարող է անհրաժեշտ լինել լրացնել կամ վերանորոգել աշխատանքը, նախքան ամսական կանոնավոր ռեժիմը կարողանա գործել նախատեսվածի պես:

Գործարքները պետք է գրանցվեն մեկ անգամ, տեղադրվեն հետևողական հաշիվներում և հիմնավորվեն բավարար տեղեկատվությամբ՝ դրանց նպատակը բացատրելու համար: Բանկային տեղեկությունները կարող են օգնել համակարգում ակտիվություն ներգրավել, բայց նրանք չգիտեն յուրաքանչյուր բիզնես իրավիճակ: Փոխանցումները, սեփականատիրոջ միջոցները, փոխհատուցումները և վարկերի վճարումները պահանջում են հատուկ ուշադրություն, քանի որ դրանք կարող են շփոթվել սովորական եկամտի կամ ծախսերի հետ:

Սեփականատիրոջ հարցումների կենտրոնացված ցանկը օգնում է լուծել անծանոթ գործողությունները, երբ դրանք դեռևս վերջերս են տեղի ունեցել: Նպատակը բացառությունների մասին կառավարելի զրույցն է, այլ ոչ թե ձեզանից յուրաքանչյուր սովորական գրառումը վերանայելու խնդրանքը:

Ամսական համաձայնեցումը համեմատում է գրանցված գործունեությունը հաշվի քաղվածքների և վավեր չվճարված հաշիվների հետ։ Այն օգնում է բացահայտել բացթողումները, կրկնակի ներմուծումները և նախկինում լրացված գրառումների փոփոխությունները։ Յուրաքանչյուր համապատասխան բանկային կամ վարկային քարտի հաշիվ պետք է ունենա սահմանված տեղ ռեժիմում, ներառյալ քիչ ակտիվություն ունեցող հաշիվը։

Գործընթացը պետք է նաև անհապաղ նշի բացակայող հաշվետվությունները կամ մուտքի հետ կապված խնդիրները: Առանց ամբողջական հաշվի տրամադրված հաշվետվությունը կարող է անհրաժեշտ լինել մնալ նախնական, մինչև այդ բացը լուծվի:

Օրինակ՝ փոքր ստուդիան վճարումներ է ստանում մշակողի միջոցով, վճարում է վարձավճարը չեկային հաշվից և օգտագործում է քարտ մատակարարումների համար: Ամսական վերանայումը կապում է մշակողի գործունեությունը ավանդների հետ, գրանցում է քարտով կատարված գնումները, համապատասխանեցնում է քարտով վճարումը և ստուգում է վերջնական հաշվի մնացորդները: Սեփականատիրոջը բարձրացվում է անհասկանալի նպատակով գնման հարց:

Արդյունքում ստացված հաշվետվությունները ցույց են տալիս ամիսը՝ համաձայնեցված հաշվապահական հիմունքներով։ Դրանք քարտի վճարման համար կատարված փոխանցումը չեն հաշվում որպես մատակարարման ծախսերի երկրորդ խումբ։

Չվճարված հաշիվ-ապրանքագիրը, անհամապատասխան կանխավճարը և բացակայող կտրոնը փոխարինելի չեն: Ամսական հետևողական հարցումը պետք է նկարագրի խնդիրը և այն լուծելու համար անհրաժեշտ տեղեկատվությունը: Եթե բաց հաշիվ-ապրանքագրերի և հաշիվ-ապրանքագրերի հետևումը շրջանակի մաս է կազմում, այդ գրառումները պետք է կապված լինեն գործարքների հիմքում ընկած պատմության հետ:

Այն նաև օգտակար է համաձայնության գալ, թե ով է կազմում հաշիվ-ապրանքագրերը, ով է հաստատում վճարումները և ով է պատասխանում հաշվապահական հարցումներին: Գրառումների պահպանումը ավտոմատ կերպով չի ներառում վճարման լիազորությունը, գանձումները, աշխատավարձի մշակումը կամ հարկային հաշվետվությունների ներկայացումը:

Կարդացեք եկամտի և վնասի մասին հաշվետվությունը՝ զուգակցված հաշվեկշռի և համապատասխան հաշիվների ցանկերի հետ։ Հաճախորդի վճարումը կարող է նվազեցնել առկա դեբիտորական պարտքը, մինչդեռ վարկի վճարումը կարող է ազդել և՛ պարտավորության, և՛ տոկոսային ծախսերի վրա։ Բանկային միջոցների դուրսբերումն ինքնին չի բացատրում այդ տարբերությունները։

Ամիսները համեմատելիս օգտագործեք նույն ավարտի ամսաթիվը և հաշվետվության հիմքը: Պահպանեք սեփականատիրոջը տրամադրված հաշվետվության տարբերակը, որպեսզի հետագա փոփոխությունները կարողանան բացատրվել նախկինում վերանայված տեղեկատվության հետ համեմատած, հիշողության վրա հույսը դնելու փոխարեն:

Հետևողական քայլերը պետք է լինեն կոնկրետ։ Քարտի կտրոնի բացակայության, հաճախորդի կողմից չօգտագործված վճարման և մատակարարի կողմից վարկի դեպքում անհրաժեշտ են տարբեր ապացույցներ։ Պատասխանատու անձի և հաջորդ գործողության գրանցումը ամսական զրույցն ավելի օգտակար է դարձնում, քան գրքերը ստուգելու ընդհանուր խնդրանքը։

Ամսական հաշվետվությունները կարող են ցույց տալ եկամտի, գործառնական ծախսերի և մնացորդների փոփոխությունները, նախքան այդ փոփոխությունները դժվար դառնան բացատրելի: Համապատասխան ժամանակահատվածը և հաշվետվությունների հիմքը համեմատություններն ավելի օգտակար են դարձնում: Անսովոր աճը պետք է հետագծվի դրա հետևում կանգնած գործունեությանը, նախքան այն դիտարկվի որպես երկարատև միտում:

Մատակարարման ռեժիմը պետք է արտացոլի, թե երբ են հաշվետվությունները և սեփականատիրոջ պատասխանները հասանելի դառնում: Օգտակար փակումը հստակեցնում է, թե ինչն է ավարտված և ինչը՝ մնում բաց: Նպատակն է ժամանակի ընթացքում ստեղծել հուսալի պատկեր՝ գրառումները կազմակերպելով ինչպես առօրյա որոշումների, այնպես էլ վերջնական տարեկան փոխանցման համար:

Ամսական ռեժիմը առանձին առաջադրանքները կապում է մեկ հաշվետվական ցիկլի մեջ։ Գործարքները հավաքագրվում և դասակարգվում են, բանկային և քարտային գործունեությունը համաձայնեցվում է, չլուծված կետերը նույնականացվում են, և թարմացված գրառումներից պատրաստվում են համաձայնեցված հաշվետվություններ։ Հետևողական փոխանցումը հեշտացնում է տեսնել, թե ինչ է փոխվել և ինչն է դեռ կարիք ունի ձեր ներդրման։

Փոքր, միջին և խոշոր բիզնեսները կարող են ունենալ ամսական տարբեր հաշվապահական կարիքներ: Սեփականատիրոջը կարող է օգնություն անհրաժեշտ լինել մի քանի հաշիվներ պահպանելու հարցում, մինչդեռ արդեն իսկ կայացած թիմին կարող է անհրաժեշտ լինել մի քանի հաշիվների և վճարային համակարգերի միջև հետևողական փոխանցում: Ռեժիմը պետք է որոշի, թե ով է տրամադրում գրառումների յուրաքանչյուր հավաքածու, ով է հաստատում ուղղումները և որ հաշվետվություններն են անհրաժեշտ: Գործարքների ծավալը և գրառումների վիճակը օգնում են սահմանել աշխատանքը: